Una guía para principiantes sobre diagramas de flujo de datos

Pregúntele a cualquier atleta profesional o ejecutivo de negocios cómo llegaron a tener éxito y le dirán que dominaron un proceso. Al descubrir cuáles de sus hábitos condujeron al éxito y cuáles no, mejoraron su eficiencia, eficacia y productividad en el trabajo.

Pero implementar un proceso en un negocio, departamento o incluso un equipo es algo completamente diferente a perfeccionar su propio proceso personal. Con tantas partes móviles, ¿cómo rastrea cada aspecto del proceso de su negocio y cómo lo refina?

diagramas de flujo de datos proporcionar una forma sencilla y eficiente para que las organizaciones entiendan, perfeccionen e implementen nuevos procesos o sistemas. Son representaciones visuales de su proceso o sistema, por lo que facilitan su comprensión y corrección.

Antes de sumergirnos en cómo los diagramas de flujo de datos pueden ayudar a refinar cualquiera de los sistemas o procesos de su empresa, repasemos qué es exactamente.

Fuente de imagen

Los DFD se hicieron populares en la década de 1970 y han mantenido su uso generalizado al ser fáciles de entender. Mostrar visualmente cómo funciona un proceso o sistema puede captar la atención de las personas y explicar conceptos complejos mejor que los bloques de texto, por lo que los DFD pueden ayudar a casi cualquier persona a comprender la lógica y las funciones de un sistema o proceso.

Hay dos tipos de DFD: lógicos y físicos. Los diagramas lógicos muestran el proceso teórico de mover información a través de un sistema, como de dónde provienen los datos, adónde van, cómo cambian y dónde terminan.

Los diagramas físicos le muestran el proceso práctico de mover información a través de un sistema, por ejemplo, cómo el software, el hardware, los archivos, los empleados y los clientes específicos de su sistema influyen en su flujo de información.

Puede usar diagramas lógicos o físicos para describir el mismo flujo de información o puede usarlos en conjunto para comprender un proceso o sistema en un nivel más granular. Pero, antes de que pueda usar un DFD para comprender el flujo de información de su sistema o proceso, necesita conocer las notaciones estándar o los símbolos que se usan para describirlo.

Símbolos del diagrama de flujo de datos

Los símbolos del diagrama de flujo de datos son notaciones estandarizadas, como rectángulos, círculos, flechas y etiquetas de texto corto, que describen la dirección del flujo de datos de un sistema o proceso, las entradas de datos, las salidas de datos, los puntos de almacenamiento de datos y sus diversos subprocesos.

Hay cuatro métodos comunes de notación utilizados en los DFD: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM y Unified. Todos usan las mismas etiquetas y formas similares para representar los cuatro elementos principales de un DFD: entidad externa, proceso, almacén de datos y flujo de datos.

Fuente de imagen

Entidad externa

Una entidad externa, que también se conoce como terminadores, fuentes, sumideros o actores, es un sistema o proceso externo que envía o recibe datos hacia y desde el sistema diagramado. Son las fuentes o los destinos de la información, por lo que generalmente se colocan en los bordes del diagrama. Los símbolos de entidad externa son similares en todos los modelos, excepto en Unified, que utiliza un dibujo de figura de palitos en lugar de un rectángulo, un círculo o un cuadrado.

Proceso

El proceso es un procedimiento que manipula los datos y su flujo tomando datos entrantes, cambiándolos y produciendo una salida con ellos. Un proceso puede hacer esto realizando cálculos y usando la lógica para clasificar los datos o cambiar su flujo de dirección. Los procesos generalmente comienzan en la parte superior izquierda del DFD y terminan en la parte inferior derecha del diagrama.

Almacén de datos

Los almacenes de datos contienen información para su uso posterior, como un archivo de documentos que esperan ser procesados. Las entradas de datos fluyen a través de un proceso y luego a través de un almacén de datos, mientras que las salidas de datos fluyen desde un almacén de datos y luego a través de un proceso.

Flujo de datos

El flujo de datos es el camino que toma la información del sistema desde entidades externas a través de procesos y almacenes de datos. Con flechas y etiquetas sucintas, el DFD puede mostrarle la dirección del flujo de datos.

Antes de comenzar a trazar diagramas de flujo de datos, debe seguir cuatro prácticas recomendadas para crear un DFD válido.

1. Cada proceso debe tener al menos una entrada y una salida.

2. Cada almacén de datos debe tener al menos un flujo de entrada y salida de datos.

3. Los datos almacenados de un sistema deben pasar por un proceso.

4. Todos los procesos en un DFD deben vincularse a otro proceso o almacén de datos.

Niveles de diagramas de flujo de datos

Los DFD pueden ir desde resúmenes simples hasta representaciones detalladas y complejas de un sistema o proceso con múltiples niveles, comenzando con el nivel 0. Los DFD más comunes e intuitivos son los DFD de nivel 0, también llamados diagramas de contexto. Son resúmenes digeribles y de alto nivel del flujo de información a través de un sistema o proceso, por lo que casi cualquier persona puede entenderlo.

Nivel 0: Diagrama de contexto

Este nivel de DFD se enfoca en los procesos o funciones del sistema de alto nivel y las fuentes de datos que fluyen hacia o desde ellos. Los diagramas de nivel 0 están diseñados para ser vistas generales simples y directas de un proceso o sistema.

Nivel 1: Descomposición de procesos

Si bien los DFD de nivel 1 siguen siendo una descripción general amplia de un sistema o proceso, también son más detallados: dividen el nodo de proceso único del sistema en subprocesos.

Nivel 2: inmersiones más profundas

El siguiente nivel de DFD profundiza aún más en los detalles al desglosar cada proceso de nivel 1 en subprocesos granulares.

Nivel 3: complejidad creciente

Los DFD de nivel 3 y números superiores son poco comunes. Esto se debe en gran parte a la cantidad de detalles requeridos, lo que anula su propósito original de ser fácil de entender.

Ejemplos de diagramas de flujo de datos

Los profesionales de diversas industrias, como ingeniería de software, TI, comercio electrónico y gestión y diseño de productos, pueden utilizar los DFD para comprender, refinar o implementar mejor un nuevo sistema o proceso.

Pero, ¿cómo se ve un diagrama de flujo de datos en la práctica y cómo ayuda a su empresa? Aquí hay tres ejemplos para ayudar a contextualizar el impacto de DFD.

1. DFD de nivel 0

Fuente de imagen

Este DFD de nivel 0 proporciona un mapa contextual de una plataforma de negociación de valores. Los datos fluyen en una dirección desde el asistente de servicio al cliente y el corredor hasta la plataforma, y ​​en dos direcciones desde los clientes hasta la plataforma y viceversa.

2. DFD de nivel 1

Fuente de imagen

Este DFD de nivel 1 desglosa el proceso del cliente con más detalle, ampliándolo para incluir la creación de cuentas, retiros de efectivo y transacciones de valores eventuales.

3. DFD de nivel 2

Fuente de imagen

Este DFD de nivel 2 descompone el proceso de «Realizar pedido» para contextualizar los pasos necesarios para realizar un pedido — ya sea por un cliente o por un corredor. Incluso da cuenta de un centro de bolsa de valores de terceros donde los detalles de la transacción se envían después de realizar un pedido.

1. Seleccione un sistema o proceso.

Comience seleccionando un sistema o proceso específico que desee analizar. Si bien cualquier sistema o proceso puede convertirse en un DFD, cuanto más grande sea el proceso, más complicado será el diagrama y más difícil será contextualizarlo. Siempre que sea posible, comience con una pequeña función o proceso que desee mejorar.

2. Categorizar actividades comerciales relacionadas.

A continuación, clasifique todas las actividades relacionadas con este proceso en entidades externas, flujos de datos, procesos y almacenes de datos.

Considere un sistema de pedido de comida de restaurante. Los clientes son entidades externas, el sistema de pedido de alimentos es un proceso y la interacción entre los clientes y el sistema (que va en ambas direcciones) es el flujo.

¿También digno de mención? El sistema de pedidos se duplica como un almacén de datos, por lo que para un modelo SSADA, esto significa dibujarlo como un rectángulo con esquinas redondeadas con dos líneas horizontales en el interior para representar su doble función.

3. Dibuje un DFD de contexto.

Ahora es el momento de empezar a dibujar. Los DFD se pueden crear a mano, utilizando plantillas gratuitas disponibles en línea o mediante extensiones de navegador.

Comience con un DFD de nivel 0 simple: comience con su proceso o sistema, luego mapee todas las conexiones y flujos básicos.

4. Revisa tu trabajo.

Antes de sumergirse en DFD más complejos, verifique el trabajo que ya ha realizado para asegurarse de que sea preciso y completo. Si omitió (o agregó) un proceso, una entidad o un flujo, es posible que sus DFD del siguiente nivel no tengan sentido y se vea obligado a comenzar de nuevo.

5. Cree diagramas secundarios.

Para cada proceso o sistema descrito en su DFD de nivel 0, cree un nuevo diagrama secundario con sus propias entidades y flujos. Eventualmente, puede usar estos diagramas secundarios para conectar procesos entre sí.

6. Ampliar los procesos a los DFD de nivel 1.

Usando sus diagramas secundarios, debe mapear conexiones más profundas entre cada proceso. En el caso de nuestro ejemplo de restaurante, esto podría significar profundizar en el sistema de pedido de alimentos y su conexión con proveedores, gerentes, clientes y personal de cocina.

7. Repita según sea necesario.

Cada proceso, sin importar cuán grande o pequeño sea, se puede volver a imaginar como un diagrama de contexto de Nivel 0 y el ciclo puede comenzar de nuevo. Repita estos pasos según sea necesario para crear tantos DFD como sea necesario, o divida aún más los procesos para desarrollar DFD de nivel 2, 3, etc.

Perfeccionando su proceso

Si bien no existe un diagrama de flujo de datos «perfecto», la práctica continua puede ayudar a agilizar el proceso y ofrecer información crítica sobre lo que funciona, lo que no funciona y dónde su empresa puede realizar mejoras que ofrezcan el mayor impacto.

¿Su mejor apuesta? Recuerde la regla: manténgalo simple. Comience con el contexto, desarrolle procesos conectados y repita según sea necesario para mapear conexiones, flujos y entidades clave en toda su organización.

…