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Google Contacts es una de las herramientas de administración de contactos más utilizadas que existen. Una parte esencial del conjunto de aplicaciones web de Google, almacena y organiza la información de contacto, tanto para fines personales como profesionales.
Si su empresa usa GSuite, incluido Gmail como servidor de correo electrónico, puede usar Contactos de Google como repositorio de contactos para su organización. Es de uso gratuito y funciona bien junto con otras aplicaciones de Google, por lo que es una opción popular para las pequeñas empresas que desean una herramienta simple y económica para la gestión de contactos.
Pero, ¿cómo puede aprovechar al máximo los contactos de Google para mantener los datos de contacto de su empresa organizados y cumplir su mejor propósito? En esta guía, compartiremos los mejores consejos y trucos para dominar todo lo que Google Contacts tiene para ofrecer.
¿Cómo funciona Contactos de Google?
Google Contacts se ejecuta principalmente en segundo plano para mantener sus contactos en Gmail organizados y actualizados. Pero es más que una simple libreta de direcciones: Google Contacts ha evolucionado para ofrecer múltiples campos de información y opciones de segmentación para organizar y administrar sus datos de contacto, tanto en su bandeja de entrada de correo electrónico como en su teléfono. Los contactos se agregan automáticamente a los contactos de Google desde su Gmail, pero también puede editar, enriquecer y crear nuevos contactos manualmente.
Cada registro de contacto incluye información básica, como nombre, apellido, cargo, dirección de correo electrónico, número de teléfono y empresa. También puede agregar notas sobre un contacto, así como crear etiquetas para separar sus contactos en grupos.
Las etiquetas son muy útiles para segmentar los contactos en grupos que tengan sentido para su negocio, como ‘Nuevo cliente potencial’, ‘Prospecto’ y ‘Cliente’. Si tiene contactos personales y profesionales en la misma cuenta de Contactos de Google, puede etiquetarlos como tales para asegurarse de que no se confundan.
Si hace clic en ‘Mostrar más’ en la esquina inferior izquierda, también tendrá la opción de agregar mucha más información a sus registros de contacto, como prefijo, sufijo, apodo, cumpleaños, etc. También puede crear campos personalizados para tus contactos si sientes que falta algo.
Organización de sus contactos
Mencionamos las etiquetas que puede agregar a cada contacto en Contactos de Google. Estas etiquetas aparecerán en la barra lateral izquierda de su página de inicio de Contactos de Google, para que pueda visualizar fácilmente qué contactos están en qué grupo, así como cuántos contactos hay en cada grupo.
Además de visualizar etiquetas, también puede ver una descripción general de todos los contactos, contactos frecuentes, otros contactos y contactos que se pueden fusionar o arreglar.
Contactos frente a otros contactos
Puede notar que en esa barra lateral izquierda, hay una opción para ver ‘Contactos’ y, en la parte inferior, otra opción para ‘Otros contactos’. Pero, ¿cuál es la diferencia entre estas dos listas?
En Contactospuede ver los contactos que agregó manualmente o que se agregaron a Contactos de Google a través de una integración o sincronización de contactos.
Sin embargo, si envía un correo electrónico a alguien pero no lo ha agregado como contacto, Contactos de Google guarda automáticamente su dirección de correo electrónico en su Otros contactos grupo. Por lo tanto, la próxima vez que desee enviarles un correo electrónico, su dirección de correo electrónico se mostrará automáticamente en Gmail, como una especie de función de ‘autocompletar’.
Si desea mover contactos de Otros contactos para Contactossimplemente selecciónelos y haga clic en el Añadir contactos justo encima de la lista. Una buena razón para hacer esto sería si desea sincronizar su base de datos de contactos de Google con otras aplicaciones porque en este caso solo los contactos almacenados en Contactos se sincronizará.
Si no desea que todos los contactos que envíe por correo electrónico se guarden en Otros contactos, hay una forma sencilla de desactivar esta función: simplemente vaya a su cuenta de Gmail y haga clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha. En el Crear contactos para autocompletar sección, seleccione Agregaré contactos yo mismo. Luego, en la parte inferior, haga clic en Guardar cambios.
Entonces, en pocas palabras, Contactos es su verdadera lista de contactos, para usar y editar. Otros contactos contiene a todas las personas con las que se ha comunicado a través de Gmail para que no tenga que recordar sus direcciones de correo electrónico.
Fusión de contactos
No es raro encontrarse con contactos duplicados en Google Contacts o Gmail. Esto significa que puede tener varios registros de contacto que pertenezcan a la misma persona, pero cada uno almacena partes de información separadas.
Afortunadamente, Google Contacts tiene una opción útil para fusionar y corregir contactos. Detectará automáticamente los registros de contacto que puedan estar duplicados y los mostrará bajo el Fusionar y arreglar opción en el menú de la izquierda. Luego puede revisar estos registros de contacto y decidir si se pueden fusionar o actualizar.
Por ejemplo, es posible que haya agregado el mismo contacto dos veces a sus Contactos de Google: una vez con su dirección de correo electrónico pero sin número de teléfono y otra vez con su número de teléfono pero sin dirección de correo electrónico.
Ambas entradas de contacto aparecerán si va a la opción Fusionar y corregir, lo que le permitirá decidir si desea fusionar ambas entradas en una sola. Luego, simplemente haga clic en Unir y eso es todo: se encargan de sus duplicados.
La aplicación también le permitirá saber si hay algún cambio que deba realizar en sus contactos. Al igual que los duplicados, detectará los datos de contacto que puedan haber sufrido cambios para que puedas revisarlos y autorizarlos según sea necesario.
Deshacer cambios
¿Cometió un error al actualizar sus contactos? No se preocupe, Google Contacts le permite restaurar sus contactos a cualquier estado en los últimos 30 días. Simplemente haga clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha de la pantalla y haga clic en Deshacer cambios. A continuación, el sistema le pedirá que elija una hora para volver a:
Directorio de contactos
Si su empresa usa GSuite, incluidos Gmail y Contactos de Google, es posible que vea una opción en la barra lateral izquierda que no tiene en su cuenta personal de Contactos de Google: el directorio.
Al ir al directorio, es posible que vea contactos que no ha ingresado usted mismo. Entonces, ¿cómo llegaron allí?
El directorio es básicamente una lista de usuarios y direcciones de correo electrónico en el dominio de su organización. Así es como Google puede completar automáticamente la dirección de correo electrónico de sus colegas y programar reuniones con cualquier persona de su empresa, incluso si nunca antes les ha enviado un correo electrónico.
El administrador del sistema controla qué direcciones de correo electrónico aparecen en el directorio y también puede eliminar contactos de él.
Cómo integrar los contactos de Google con otras aplicaciones
La integración de Contactos de Google con otras herramientas es definitivamente posible y recomendable. Google Contacts ya se integra a la perfección con otros productos de Google, como Google Calendar y Google Maps.
Aparte del ecosistema de Google, es muy fácil conectar los contactos de Google con otras herramientas que esté utilizando para almacenar datos de contacto. Así es como funcionan estas integraciones.
Sincronización de contactos de Google con otras aplicaciones de Google
En Google, tienes «una cuenta para gobernarlos a todos». Esto significa que al crear una sola cuenta, puede usar todas las aplicaciones de Google, y la información de todas ellas se sincronizará automáticamente. Al ir a su cuenta de Gmail (o a la página de inicio de su cuenta de Google), verá un ícono con nueve puntos en la esquina superior derecha. Al hacer clic en él, podrá visualizar rápidamente todas las aplicaciones de Google a las que tiene acceso.
Dado que todos se conectan automáticamente, no es necesario hacer mucho para sincronizar la información en sus aplicaciones de Google. Pero aquí hay algunos ejemplos de cómo puede aprovechar los datos de Contactos de Google en otras aplicaciones.
mapas de Google
La integración de Google Contacts y Google Maps hace que sea muy fácil encontrar la dirección de alguien directamente en Google Maps. Si vas a la casa de un amigo pero no recuerdas cómo llegar allí, puedes encontrar fácilmente su dirección escribiendo su nombre en la barra de búsqueda de Google Maps y su dirección aparecerá automáticamente.
Lo mismo ocurre si vas a una reunión de negocios con un cliente en su oficina, por ejemplo. Puede encontrar fácilmente su dirección en Google Maps simplemente escribiendo su nombre en la barra de búsqueda.
No hace falta decir que esto solo funciona si hay una dirección válida adjunta al registro de contacto de esa persona. Además, debe asegurarse de haber iniciado sesión en la misma cuenta de Google tanto en Google Maps como en Google Contacts.
calendario de Google
Al configurar una reunión en Google Calendar, es muy sencillo enviar la invitación a los contactos que ya tienes en Contactos de Google. Todo lo que tienes que hacer es ir a tu Calendario de Google y crear una reunión. Luego, comience a escribir su nombre en el cuadro ‘Agregar invitados’ y sus contactos aparecerán automáticamente como sugerencias.
Al igual que con la integración de Google Maps, debe asegurarse de haber iniciado sesión en la misma cuenta tanto en Google Calendar como en Google Contacts.
Esto funciona tanto para las personas ajenas a su organización como para las que están dentro de su empresa. La única diferencia es que para los contactos externos, debe haber agregado sus datos de contacto usted mismo. Para los contactos internos, toda su información ya estará en la sección de directorio en Contactos de Google, por lo que puede programar reuniones con cualquier persona de su organización sin necesidad de buscar sus direcciones de correo electrónico.
Otro uso para la integración de Google Calendar es para cumpleaños. Si ha agregado el cumpleaños de un contacto en Google Contacts, también aparecerá automáticamente en su Google Calendar.
Integración de contactos de Google con sus otras herramientas
Además de las integraciones dentro del ecosistema de Google, también es posible compartir sus contactos en Contactos de Google con sus otras aplicaciones que almacenan datos de contacto o viceversa.
Puede hacerlo importando y exportando archivos CSV o utilizando un aplicación de integración. Así es como funciona cada uno de estos métodos.
Importación y exportación a través de archivos CSV
Contactos de Google ofrece una opción lista para usar para importar y exportar contactos como archivos CSV. Cuando visite su página de Contactos de Google, verá las opciones para importar y exportar archivos CSV en la barra lateral izquierda. Esto le permite importar una lista de contactos de otra aplicación a su cuenta de Contactos de Google o exportar los contactos que almacena en Contactos de Google.
Hay tres métodos de archivo CSV disponibles en Contactos de Google: archivos CSV de Google, archivos CSV de Outlook y archivos vCard.
No necesariamente necesita importar/exportar toda su base de datos de contactos en Contactos de Google; puede optar por importar o exportar archivos etiquetados solo como ‘Trabajo’, por ejemplo, y dejar los otros grupos fuera.
Importar y exportar sus contactos en archivos CSV funciona lo suficientemente bien si solo necesita hacerlo una vez. En otras palabras, si necesita tomar contactos de una aplicación y enviarlos a otra aplicación, una importación/exportación de sus contactos en Google…
