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RFQ vs. RFP: ¿Cuál es la diferencia?

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¿Alguna vez compró algo en línea, comparó precios y leyó reseñas hasta que supo que estaba tomando la decisión correcta?

Eso es similar a lo que hacen las empresas cuando también necesitan comprar algo, excepto que es un proceso un poco más formal.

En el mundo de los negocios, el proceso incluye que los proveedores o empresas envíen RFP (solicitud de propuesta) o RFQ (solicitud de cotización) para que pueda comparar sus productos y servicios.

Estos documentos ayudan a las empresas a decidir a qué proveedor quieren comprar. Es similar a cuando nosotros, como consumidores, compramos en línea y miramos precios y reseñas para comparar, por ejemplo, teléfonos nuevos.

A continuación, analizaremos todo lo que necesita saber sobre las RFQ, desde qué son hasta cómo escribir una y en qué se diferencia de una RFP.

En una RFQ, encontrará los costos, las condiciones de pago y las especificaciones o detalles del producto de un proveedor. La mayoría de las empresas utilizan una RFQ cuando saben exactamente lo que están buscando, el presupuesto que quieren gastar y están listas para realizar una compra.

Si sabe qué tipo de funciones desea ver, planea elegir un proveedor según el precio y no necesita un plan de servicio o un contrato de soporte, una RFQ podría ser adecuada para usted. Cuando tiene un montón de RFQ, puede evaluar adecuadamente todas las soluciones en función del precio, rápidamente.

Ahora bien, ¿cuál es la diferencia entre una RFQ y una RFP?

Mientras que una RFP brinda información más detallada sobre el servicio en sí, una RFQ responde principalmente cuánto cuesta. Una RFQ implica que se trata de una compra simple a pedido en lugar de un proyecto a más largo plazo que tendrá un proceso de compra más largo.

Entonces, ahora te estarás preguntando cómo se ve esto en acción. Repasemos a continuación.

1. Preparación

Como empresa, si desea utilizar una RFQ, primero debe decidir si desea abrir la licitación a cualquier proveedor o elegir un grupo selecto de proveedores.

Si va a enviar RFQ a varios proveedores, debe decidir a qué proveedores desea enviar la plantilla de RFQ. Puede tomar esta decisión en función de su reputación o de las personas con las que ha trabajado antes.

Si desea que la oferta esté abierta a todos los proveedores, puede usar un software de adquisiciones para simplificar este proceso; esto publicará el documento de RFQ en su sitio web, permitirá que los proveedores carguen, hagan preguntas, etc. Además, esto mantendrá todos las solicitudes de presupuesto en un solo lugar, fáciles de revisar, y comuníquese con todos los proveedores a los que dice que no (más sobre esto más adelante).

Luego, debe crear el documento RFQ (consulte la plantilla a continuación). Este debe detallar una lista de requisitos, incluida una lista de productos (características requeridas), cantidad o duración, fecha de entrega y condiciones de pago. Si no utiliza una plantilla estándar, es posible que las empresas le proporcionen información diferente y no podrá comparar manzanas con manzanas.

Además, lo ideal es que haya incluido una introducción a su empresa, lo que necesita, la fecha límite para enviar y cómo enviar. Presentar el problema que está tratando de resolver hará que sea más fácil para los vendedores reconocer si se trata de una buena opción.

Como proveedor, cuando llega el momento de completar una RFQ, debe mirar la plantilla que se le envió y comenzar a recopilar toda la información. ¿Cuánto costarán esos productos? ¿Está en la moneda correcta? ¿Incluyó su información de contacto? Como proveedor, su trabajo ya está hecho, a menos que sea elegido, por supuesto.

2. Revisión

Ahora que ha enviado sus documentos de RFQ a su lista de proveedores, es hora de esperar hasta la fecha límite. Cuando comience a recibir las RFQ, puede revisarlas. ¿Qué compañía te dio el mejor precio? ¿Qué empresa puede proporcionar todos los productos/servicios que necesita?

Este proceso será más fácil si usaste una plantilla estándar y les pediste a todos la misma información. Si se pensó en esto e incluyó todos los detalles que necesita en la plantilla, entonces este proceso debería ser rápido.

3. Elija y cierre

Una vez que decida, puede enviar un correo electrónico a todos con la decisión o usar el software mencionado anteriormente para enviar notificaciones y alertar a los proveedores que enviaron una RFQ.

Es una buena práctica esperar para alertar a los proveedores que no fueron elegidos hasta que el que eligió firme el contrato y se cierre el trato.

Cuando informe a los proveedores que no fueron elegidos, agradézcales por su tiempo. Es importante que cuando elija un proveedor, no esté quemando puentes con los otros proveedores porque es posible que necesite usarlos en el futuro.

Plantilla de solicitud de cotización

A continuación se muestra una lista de información que puede solicitar en una RFQ. Puede separar el documento en información del comprador, información del vendedor y revisión y evaluación.

Información del comprador

  • nombre de empresa
  • Descripción de la compañía
  • Detalles del producto y objetivos
  • Información de contacto: nombre, título, teléfono, correo electrónico de la persona de contacto

Información del vendedor

  • Detalles del producto — nombre y especificaciones
  • Cantidad de producto
  • Requisitos de entrega
  • Precio del producto

Revisión y Evaluación

  • Método de evaluación
  • Cronología
  • Términos y condiciones
  • Requisitos e instrucciones de envío

Si su empresa está decidiendo entre varios proveedores, sabe lo que quiere y básicamente se reduce al precio, una RFQ podría ser el camino a seguir.

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Publicado originalmente el 5 de marzo de 2021 a las 7:00:00 a. m., actualizado el 5 de marzo de 2021

Temas:

RFP

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