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¿Qué son los wikis y por qué debería usarlos?

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‘Wiki’ es una de las palabras de moda más frecuentes en Internet, junto con ‘computación en la nube’ y ‘diseño receptivo’.

Aprenda a usar wikis para una mejor colaboración en línea.  Fuente de la imagen: Envato ElementsAprenda a usar wikis para una mejor colaboración en línea.  Fuente de la imagen: Envato Elements
Aprenda a usar wikis para una mejor colaboración en línea. Fuente de la imagen: Envato Elements

Cuando escuchas la palabra ‘wiki’, lo más probable es que pienses inmediatamente en Wikipedia, la famosa enciclopedia en línea. Luego está WikiLeaks, la fuente de los secretos gubernamentales filtrados. Dado que ambos sitios tienen la misma raíz extraña, se le perdonaría pensar que están relacionados. Ellos no están. Al menos no de la manera que podrías pensar.

¿Cómo se define hoy un ‘wiki’? Este término «wiki» en realidad significa rápido en hawaiano. El viaje desde esa definición hasta la definición actual de «un sitio web que permite la edición colaborativa de su contenido y estructura por parte de sus usuarios» es una historia bastante interesante, mejor contada por Ward Cunningham, el padre del wiki moderno.

La parte importante de los wikis, lo que los diferencia de cualquier otro tipo de sitio web, es edición colaborativa por parte de los usuarios. Piense en eso por un momento: la capacidad de los usuarios de un wiki para editarlo en colaboración. Si puedes leerlo, puedes editarlo. Parece simple al principio, pero profundamente poderoso en la práctica, y es lo que tienen en común tanto Wikipedia como WikiLeaks.

Eso es lo que vamos a explorar: los beneficios que un wiki puede proporcionar a una empresa, el tipo de problemas que puede resolver, por qué podría usar un wiki y qué tipo de opciones tiene para configurar un wiki para usted. Hay mucho que cubrir, así que mantengamos las cosas en movimiento.

Qué hacen los wikis

Para apreciar realmente lo que los wikis en sí mismos hacen por su negocio, primero debemos viajar en el tiempo, a los días originales de la web. Al observar lo que se pretendía que hiciera el primer wiki, el estado actual del software wiki tendrá mucho más sentido.

Anteriormente mencioné a Ward Cunningham, padre de la wiki. En la primera página de su propio wiki, da una idea de los orígenes de los wikis y para qué están diseñados.

La idea de un «Wiki» puede parecer extraña al principio, pero sumérgete, explora sus enlaces y pronto te resultará familiar. «Wiki» es un sistema de composición; es un medio de discusión; es un repositorio; es un sistema de correo; es una herramienta para la colaboración. No sabemos exactamente qué es, pero sí sabemos que es una forma divertida de comunicarse de forma asíncrona a través de la red.

Ward Cunningham WikiWard Cunningham WikiWard Cunningham Wiki
Portada de la Wiki de Ward Cunningham.

Me encanta ese resumen. Al principio, Ward y sus colegas ni siquiera sabían qué se suponía que debían hacer exactamente los wikis. Pero sabían que era divertido.

De ese breve resumen podemos extraer algunos de los temas principales de los wikis: componer, discutir, crear hipervínculos, colaborar, comunicar.

¿Notas algo en esas palabras? son todos verbos. Son lo que wikis hacer.

1. Composición rápida con wikis

¿Cómo funcionan los wikis? En esencia, los wikis son sistemas de composición. Intentan que sea lo más fácil posible escribir en una página web. Esto es muy importante porque es algo que separa a los wikis de su sitio web promedio.

La mayoría de las personas solo visitan un sitio como Wikipedia para leer algo, al igual que la mayoría de los sitios web, por lo que este aspecto de los wikis a menudo se pierde en el observador casual. Pero a fines de la década de 1990, cuando Ward Cunningham creó su wiki, lo que tenía en mente era la fácil creación de contenido web.

En ese momento, las páginas web casi siempre se escribían a mano en HTML. HTML está bien como lenguaje de marcado, y todavía impulsa la web en la actualidad. Pero escribir a mano puede ser un idioma engorroso y, con frecuencia, se interpone en el proceso de escribiendo. Esto es especialmente cierto cuando intenta hacer algo más que escribir párrafos simples. Si desea agregar cualquier tipo de estructura o formato a un documento, el marcado HTML absorbe rápidamente el contenido.

Ward quería una herramienta que permitiera a la gente escribir páginas web rápidamente (¿Ves cómo el nombre wiki vuelve a entrar en juego aquí?) y HTML no fue lo suficientemente rápido. Entonces, dentro de su sistema wiki había un sistema básico de formato de texto. Era más simple y fácil de escribir que las etiquetas HTML y menos molesto al escribir y editar páginas wiki. Además, permitía que cualquier persona editara un wiki, sin tener que saber cómo editar código HTML.

Página de ayuda de formato WikiPágina de ayuda de formato WikiPágina de ayuda de formato Wiki
Página de ayuda de formato Wiki en MediaWiki.

Y así, a su vez, la composición rápida y fácil se ha convertido en la piedra angular del diseño wiki. Debería ser más rápido y fácil escribir y editar texto en un wiki que escribir código HTML a mano. La sintaxis de wiki, que es algo similar a la sintaxis de Markdown ahora popular, está diseñada para ayudar a disminuir la fricción al escribir y editar páginas de wiki, lo que a su vez ayuda a los usuarios a escribir y editar con más frecuencia.

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2. Los wikis son geniales para colaborar

Internet ha simplificado las comunicaciones hasta tal punto que hoy en día, hablar con alguien en el otro lado del mundo ni siquiera es tan emocionante. En los primeros días de la Web, ese poder era aún más tentador. Las aplicaciones de comunicación impulsadas por Internet de hoy aún no existían, por lo que la web en sí era la forma principal de comunicarse. Eso es parte de lo que hizo de la wiki un producto tan fascinante, es genial para discutir, colaborar y comunicarse.

Acceso flexible para editar páginas wiki

Ya vimos cómo la wiki hizo que las cosas fueran más rápidas de editar que una página web promedio. Pero el wiki permitió algo más único: cualquiera que pudiera leer una página wiki tenía la capacidad de editar esa página wiki. En su sentido más abierto, cualquier visitante puede editar un wiki.

Ward se refería a esta característica cuando llamó a la wiki «un medio de discusión, un sistema de correo, una herramienta para la colaboración». En estos días, el software wiki permite un mayor control sobre quién puede editar el wiki, pero el poder de la función sigue siendo el mismo. Puedes hacer un wiki con todas esas cosas que Ward mencionó y más.

Editar no solo tiene que significar trabajar juntos para hacer un sitio, también puede significar simplemente actualizar una página wiki sobre un proyecto para que otros sepan cómo está progresando, por ejemplo. Cuando empiezas a pensar en ello en el contexto de los negocios, el potencial se vuelve bastante emocionante, ¿no es así?

3. Los hipervínculos potencian todos los wikis

Los hipervínculos ciertamente no son nada nuevo: existen desde los albores de la Web. Es la primera palabra del acrónimo «HTML». Pero cómo el primer wiki que manejaba hipervínculos fue lo que lo hizo tan especial, y es por eso que los enlaces se han convertido en la piedra angular del diseño de wiki hasta el día de hoy.

Agregar enlaces a páginas wiki es rápido

Al igual que todo lo demás que hemos visto hasta ahora, agregar y crear enlaces dentro de la wiki está diseñado para ser rápido y fácil. Fíjate que dije dentro de la wiki—son enlaces internos que están diseñados para ser tan fáciles de hacer.

La sintaxis específica para crear un enlace interno difiere entre los diferentes sistemas wiki, pero lo que todos tienen en común es la eficiencia. Esa, entre otras razones, es la razón por la que es tan fácil perderse en Wikipedia, ya que siempre hay más información para explorar entre las docenas de enlaces en cualquier página.

El poder de vincular a futuras páginas wiki

Más allá de ser rápido para agregar, otra cosa que es especial acerca de los enlaces en wikis es que puedes enlazar a algo que no existe. ¿Qué quiero decir con eso? Bueno, déjame ilustrar: ¿qué pasa si estás escribiendo una página wiki y quieres profundizar más en un tema en particular? Puede crear un enlace a una página sobre ese tema, aunque la otra página aún no exista.

Tómese un momento para pensar en eso. Es simple, pero profundo.

Y encaja perfectamente con la visión que Ward Cunningham tuvo para su wiki en primer lugar. Quería que fuera un lugar fértil para la comunicación, el discurso y el intercambio de conocimientos.

Aquí tenemos un medio simple y directo para que un usuario solicite una mayor reflexión y discusión sobre un tema en particular. O, usado de otra manera, los medios para que un usuario mapee temas sobre los que quiere profundizar en el futuro. Una lista natural de tareas pendientes, por así decirlo, que mejora automáticamente el proyecto original cuando se completan las tareas.

Estos dos aspectos de los enlaces dentro de los wikis se unen en algo más especial que un hipervínculo promedio. Ayudan a facilitar el crecimiento dentro de la wiki. Es a través de este tipo de enlaces que los wikis comienzan a volverse mágicos.

¿Son los wikis adecuados para mi negocio?

Entonces, en pocas palabras, wikis:

  • Haga que sea rápido y fácil escribir información en las páginas web.
  • Facilite la comunicación y el debate, ya que es fácil para aquellos que están leyendo una página wiki editar esa página ellos mismos.
  • Permitir enlaces rápidos y fáciles entre páginas de wiki, incluidas páginas que aún no existen en el wiki.

Pero eso sigue siendo un poco abstracto. Podría ayudarlo a ver cómo Wikipedia tuvo tanto éxito, pero es un poco más difícil ver cómo puede beneficiar a su negocio. Para eso, aquí hay algunos ejemplos específicos de lo que un wiki puede hacer por ti. Creo que estará convencido de que son la solución perfecta para su negocio.

1. Los wikis son el sueño de la documentación

Todas las empresas quieren una documentación detallada y bien mantenida. Y, sin embargo, a menudo se siente como un sueño imposible. En el pasado, tal vez la documentación de su negocio era un manual detallado para empleados, meticulosamente investigado, tal vez encuadernado en espiral y hecho internamente. Pero es el siglo XXI; ya nadie quiere usar algo así.

Podría intentar modernizar las cosas, volverse digital con su documentación. Quizás podría tener algunos documentos de Word en carpetas compartidas para toda su empresa. Eso sin duda le daría algunas características interesantes. Es digital, se sincroniza con las computadoras de los diferentes empleados y es fácil de escribir y editar… bueno, siempre y cuando todos tengan Microsoft Word.

Pero, ¿qué sucede si desea hacer referencia a un documento mientras está en una reunión y no tiene su computadora justo frente a usted? ¿Qué tal intentar buscar un procedimiento en particular o una técnica importante en esos documentos de Word? Después de todo, se necesitarían muchos documentos de Word para documentar todo. Entonces, sería demasiado fácil para alguien eliminar accidentalmente un documento o editar algo importante, y la única forma de corregir el error sería restaurar desde una copia de seguridad.

Y ni siquiera hemos hablado de tratar de asociar diferentes documentos entre sí. ¿Cómo conecta documentos cuando habla de archivos de Word en una carpeta compartida? Veamos un escenario simple:

El problema con la organización de documentos comerciales

Supongamos que tiene algunos departamentos diferentes que escriben su propia documentación. ¿Cómo organizas todos esos documentos? Simplemente tirarlos todos dentro de una carpeta compartida se desordenará rápidamente. Así que empiezas a poner algunos de esos documentos dentro de carpetas.

Digamos que organiza esas carpetas por departamento.

  • Ahora, ¿qué sucede si un documento puede aplicarse a más de un departamento y, por lo tanto, cabe en más de una carpeta?
  • ¿Colocas una copia de ese documento en cada carpeta?
  • ¿Qué sucede cuando alguien edita uno de esos documentos?
  • ¿Cómo llegan esos cambios a las copias de ese mismo documento?

¿Ves cómo las cosas pueden salirse de control rápidamente? No me refiero a criticar documentos de Word en carpetas compartidas. Si un sistema como ese realmente funciona para ti, me alegro por ti. Pero si ha encontrado alguno de los problemas que acabo de describir, entonces debe examinar un wiki como una solución para su negocio.

2. Hacer realidad ese sueño

¿Cómo puede ayudar un wiki a hacer realidad sus sueños de documentación?

Piensa en las notas de la oficina, las que sientes que siempre estás reenviando. Con un…

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