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¿Qué son los procedimientos operativos estándar (SOP)? + Cómo guiar

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Introducción definición de procedimiento operativo estándarIntroducción definición de procedimiento operativo estándar
Este tutorial le brindará definiciones de procedimientos operativos estándar y le mostrará cómo crearlos.

Los documentos de procedimientos operativos estándar contienen las instrucciones necesarias sobre cómo completar el trabajo. Escribir procedimientos operativos estándar garantiza que una empresa pueda seguir funcionando sin problemas a medida que los empleados van y vienen.

Los procedimientos operativos estándar crean continuidad en el negocio. Los empleados, los clientes y el lugar de trabajo cambiarán. Los SOP garantizarán que se pueda seguir completando un conjunto estándar de tareas mientras todas cambian.

En este artículo, vamos a hablar sobre la importancia de los procedimientos operativos estándar y cómo desarrollarlos. Sumerjámonos.

¿Qué es un POE?

Entonces, ¿qué es un POE? ¿Y por qué debería usar SOP en su negocio?

un SOP, o Procedimiento Operativo Estándares simplemente una documentación de cómo funciona un proceso.

Los SOP funcionan mejor como una lista paso a paso de procedimientos que cualquier persona puede seguir con un poco de capacitación.

Las empresas desarrollan SOP por una variedad de razones. Una de estas razones es que los POE ayudan a reducir el tiempo de capacitación de los nuevos miembros del equipo. Entrégueles un SOP bien construido, y tendrán una ventaja considerable para completar la tarea en cuestión.

Una vez que se completa toda la capacitación e incorporación de recursos humanos, un SOP bien escrito puede servir como el primer punto de presentación para los nuevos miembros del equipo.

Escribir procedimientos operativos estándar ayuda a garantizar la continuidad. ¿Alguna vez ha trabajado con alguien que fue crucial para el éxito del equipo debido a su conocimiento y experiencia? He visto a este tipo de personas dejar empresas muchas veces, y el proceso se rompe y no se puede completar.

Imagen del proceso creativoImagen del proceso creativoImagen del proceso creativo
Los SOP garantizan que una empresa pueda seguir funcionando sin problemas. (Fuente de imagen: Elementos de Envato)

Ciertamente no es fácil reemplazar a los mejores talentos, seguro. Pero los SOP ayudan a garantizar que las tareas cruciales aún se completen, incluso si los miembros clave se van por nuevas oportunidades. Incluso cuando los miembros del equipo cambian, un SOP bien creado garantiza que otros empleados puedan completar la tarea.

Los SOP también actúan como protección legal importante para una empresa. Operamos en un entorno litigioso que está plagado de juicios. Para proteger su empresa, debe crear SOP con documentación.

Pero los procedimientos operativos estándar no son solo para las grandes empresas Fortune 500. En mi práctica independiente, he desarrollado SOP para subcontratar tareas de bajo valor. Eso incluye tareas que preferiría no hacer, como enviar facturas a mis clientes o incluso editar un documento para su publicación.

Seamos realistas: si no tiene un proceso documentado, no tiene un proceso. Tienes algunos pasos que a veces realizas al azar.

Los procedimientos operativos estándar son solo eso: estandarizados. Se pueden entregar a otros sin que el proceso se rompa.

Crear SOP para crecer

Sobre todo, considere crear SOP para ayudarlo a crecer.

Apuesto a que no empezaste tu negocio porque te encanta enviar facturas. La mayoría de las veces, nos sentimos atraídos por cierto tipo de trabajo y estamos atascados con las tareas administrativas que lo acompañan.

Pero también sabe que no puede simplemente descuidar estos procesos comerciales. La facturación, por ejemplo, es crucial para mantener su negocio y continuar con su trabajo creativo. Esta es la tarea ideal que debe tener un SOP creado para que pueda ser subcontratado o manejado por otros.

Pasar de ser un solopreneur a un negocio próspero requiere pensar en la escala. Los documentos SOP (procedimiento operativo estándar) lo ayudan a subcontratar o transferir el trabajo a otros miembros del equipo.

Estoy seguro de que nadie se emociona con la idea de escribir SOP. Pero hacer crecer su práctica se trata de implementar sistemas escalables que puedan crecer con su carga de trabajo. Parte de eso es desarrollar SOP para estos procesos críticos para el negocio. Hablemos de cómo construirlos.

Cómo personalizar rápidamente las plantillas de procedimientos operativos estándar de SOP (para 2021)

¿Necesita saber cómo darle significado a su SOP en 2021? La elección perfecta es usar una plantilla de PowerPoint de procedimiento operativo estándar de Envato Elements. Estos son fáciles de usar y se pueden personalizar en solo cinco pasos rápidos. Aprendamos cómo.

Para seguir, descargue el Operar – Plantilla de PowerPoint creativa de Envato Elements.

Significado de POESignificado de POESignificado de POE
Cree una plataforma de diapositivas de procedimiento operativo estándar SOP con una plantilla premium de Envato Elements.

Empecemos:

1. Seleccione Diapositivas

Una definición de procedimiento operativo estándar lo ayuda a colocar los procesos en forma escrita. Una plantilla PPT es una excelente manera de hacerlo. Pero lo más probable es que no necesite todas las diapositivas de la plataforma para dar sentido a su SOP.

Procedimiento operativo estándar SOPProcedimiento operativo estándar SOPProcedimiento operativo estándar SOP
Elija diapositivas de significado SOP con PowerPoint Clasificador de diapositivas.

Cuando esté trabajando en PowerPoint, elija solo las diapositivas que más necesite. Clickea en el Vista pestaña, luego haga clic en Clasificador de diapositivas. Aquí, verá cada diapositiva mostrada en forma de miniatura. Haga clic con el botón derecho y elija Eliminar diapositiva para eliminar SOP, es decir, diapositivas comerciales que no necesita.

Una vez que haya terminado, haga clic en Normal para volver al modo de edición estándar.

2. Personaliza el texto

Sus definiciones de procedimientos operativos estándar deben ser claras y estar bien escritas. Esto, por supuesto, comienza con la personalización de su texto. Las plantillas de procedimiento operativo estándar SOP de Envato Elements Premium tienen marcadores de posición de texto incorporados.

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Personalice el texto en su plantilla de procedimiento operativo estándar SOP.

Modifique éstos para requisitos particulares con sus propias palabras. Haz clic en cualquier cuadro de texto y selecciona el texto que hay dentro. Luego, comience a escribir su nuevo texto. Repita a lo largo de la plataforma, y ​​puede darle significado a su SOP en solo segundos.

3. Editar fuentes

Después de agregar el texto de definición del procedimiento operativo estándar SOP, puede personalizarlo. Comience seleccionando un bloque de texto nuevamente. Luego, ve a la Casa pestaña en la cinta de PowerPoint. Justo a la izquierda del centro, verá el Fuente sección.

SOP que significa negocioSOP que significa negocioSOP que significa negocio
Es fácil editar fuentes con una plantilla de definición de procedimiento operativo estándar de Envato Elements.

Aquí, tienes una variedad de opciones en los menús desplegables y botones. Haga clic para agregar efectos como negrita y cursiva. O abra los menús desplegables para cambiar el tamaño de fuente, el diseño y más.

4. Agregar imágenes

¿Qué son los procedimientos operativos estándar sin imágenes para ilustrarlos? Gracias a las plantillas de significado SOP de Envato Elements, estas son bastante fáciles de agregar. Comience navegando a cualquier diapositiva que contenga un marcador de posición de imagen.

Definición de procedimiento operativo estándarDefinición de procedimiento operativo estándarDefinición de procedimiento operativo estándar
Agregue imágenes para darle significado a su SOP en 2021.

Luego, busque una imagen almacenada en su computadora. Haga clic en él, luego arrástrelo sobre el marcador de posición de la imagen. PowerPoint importará la imagen, dimensionada y escalada para que encaje exactamente en su diapositiva.

5. Cambiar colores de forma

Las diapositivas de definición de procedimientos operativos estándar como estas a menudo incluyen formas personalizadas. Estos tienen hermosas paletas de colores predeterminadas, pero siempre puedes cambiarlas. Esto es útil si desea que las diapositivas del procedimiento operativo estándar SOP coincidan con el color de su marca.

Significado SOP coloridoSignificado SOP coloridoSignificado SOP colorido
Cambie los colores de las formas para agregar su propio estilo a su procedimiento operativo estándar SOP PPT.

Para comenzar, haga clic en cualquier forma para seleccionarla. Luego, ve a la Formato de forma pestaña, que se encuentra en la cinta de PowerPoint. Las opciones de color viven en el Relleno de forma desplegable. Ábralo, luego haga clic en cualquiera de las miniaturas para aplicar un nuevo diseño a su diapositiva. Es así de simple.

POE para pequeñas empresas

Escribir procedimientos operativos estándar no es solo para grandes corporaciones. Cualquier negocio que busque expandirse más allá de su nivel actual necesita SOP para escalar.

Usemos el ejemplo que mencioné anteriormente, cómo facturar para mi negocio, como ejemplo de cómo escribir un SOP.

Cómo escribir un procedimiento operativo estándar

Los procedimientos operativos estándar vienen en muchos formatos. Un formato popular es un documento de texto que incluye una lista paso a paso a seguir. Construyamos un ejemplo de un SOP (procedimiento operativo estándar) para la facturación.

1. Indique el «por qué»

Es difícil conseguir la aceptación de los SOP si el lector o el preparador no entienden por qué es importante el trabajo. Por eso siempre empiezo con por qué.

Para mi ejemplo de procedimiento operativo estándar, lo mantendré simple. El propósito de crear facturas es simple: para cobrar! Incluir el «por qué» ayudará a cualquiera a saber que este proceso es importante y vital para realizar cada mes.

Facturación SOPFacturación SOPFacturación SOP
Un documento de texto simple como este debería abrirse con una breve descripción del proceso y por qué es importante para el negocio.

Además, asegúrese de incluir algunos detalles administrativos sobre quién debe mantener el SOP. Eso identifica quién trabajará en ello.

2. Enmarcar el proceso

¿Dónde encaja el proceso documentado en el panorama general del negocio? ¿Cuándo debe realizarse y qué otros pasos se requieren antes de que pueda completarse? Muchos procesos dependen de otros pasos, así que asegúrese de capturar esto.

Cuándo completarCuándo completarCuándo completar
Asegúrese de documentar la parte del proceso «Cuándo completar» para que todos entiendan cuándo poner en marcha el SOP.

¿Cuándo se realiza la tarea y con qué frecuencia? Todos estos son detalles que deben capturarse en un SOP para que cualquiera pueda ser seguido por otros.

3. Cree pasos detallados y concretos

Ahora, hemos llegado a la parte más importante del proceso de creación de SOP: sencillos pasos que cualquiera puede seguir.

Documentar los pasos involucrados con el proceso. Hágalos lo más simple posible. Para mí, me resulta más fácil escribir una lista de pasos SOP mientras realizo la tarea por mí mismo para que nada se olvide.

Pasos del POEPasos del POEPasos del POE
Cree pasos simples que cualquiera pueda seguir para que el procedimiento operativo estándar sea repetible.

Es posible que necesite incluir condicionales en su lista. Está bien comenzar con un paso con «si…», siempre que aborde el escenario.

4. Agregue ilustraciones y capturas de pantalla

Muchos SOP se beneficiarán de las capturas de pantalla que ilustran los pasos individuales de un proceso. En particular, si le pide al usuario que use una aplicación específica o un sistema de gestión de proyectos, ayuda

Para mí, normalmente uso Trello para mi práctica independiente. Las capturas de pantalla que incluiría en un SOP incluirían tutoriales sobre cómo realizar una tarea en Trello, por ejemplo. Tenga en cuenta que es posible que el usuario nunca haya usado el sistema, por lo que siempre es útil contar con más detalles.

5. Pruebe los SOP

Esta es la mejor manera de probar la viabilidad de sus procedimientos operativos estándar: intenta pasarlos y ver si se rompen.

Al escribir SOP, es fácil olvidar la perspectiva del principiante. Es posible que haya estado haciendo la tarea durante tanto tiempo que haya olvidado cómo es comenzar sin conocimiento del proceso.

Por eso es tan importante la prueba. Tienes que poner los SOP en acción para ver si otros los entienden. Entrégaselo a un profesional independiente u otro miembro del equipo para ver si tiene sentido para alguien nuevo.

Lo más importante: almacene y revise periódicamente

Después de haber desarrollado los SOP, ha llegado a la parte más importante del proceso: distribuirlos y hacerlos útiles. Demasiados equipos ven la creación de SOP como un proceso de una sola vez que no necesita un mantenimiento regular. La documentación bien creada no es útil a menos que se distribuya y utilice.

Primero, es crucial que tenga un lugar donde pueda almacenar los SOP para que todos los que se verán afectados por ellos puedan acceder a ellos. Esto podría ser un recurso compartido de Dropbox, una unidad de red compartida o incluso una página de intranet.

Sobre todo, los SOP deben estar accesibles y almacenados en un solo lugar. Los he visto volverse inútiles porque todos comienzan a mantener copias separadas del archivo y pronto pierden la sincronización. Asegúrese de que todos trabajen con la misma copia maestra para que los SOP mantengan la utilidad para la que fueron creados.

Hacer SOPs «Documentos Vivos»

He trabajado en muchas situaciones en las que escribir documentación y SOP es un…

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