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Qué es un número de orden de compra y cómo usarlo

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La orden de compra es fundamental para las operaciones de los vendedores y los compradores. Estos documentos legalmente vinculantes sirven como una confirmación oficial de la intención de compra de un cliente, junto con un registro de los detalles de su pedido.

Es vital que todos los involucrados en la generación e intercambio de estos documentos los controlen cuidadosamente. Pero, ¿cómo haces eso? ¿Cómo puede rastrear, almacenar de manera efectiva y organizar de manera confiable sus órdenes de compra?

Su capacidad para hacer algo de eso comienza con algo conocido como número de orden de compra. Aquí, aprenderemos más sobre la naturaleza de esas cifras, cómo crear un sistema de números de orden de compra y los recursos disponibles para ayudarlo a generarlos de manera consistente.

Los compradores envían órdenes de compra a proveedores o vendedores para afirmar su intención de comprar productos o servicios. El documento especifica los aspectos de su pedido como precios y cantidades solicitadas. Una vez que un proveedor recibe y acepta los términos de una orden de compra, esencialmente se convierte en un contrato legalmente vinculante.

Es importante que las empresas estén al tanto de sus órdenes de compra. Como mencioné, esos documentos tienen un significado legal considerable. Más allá de eso, ayudan a las empresas a mantener registros detallados para la contabilidad y pueden ser fundamentales para mantener las operaciones de una empresa organizadas y eficientes, especialmente cuando se trata de organizaciones más pequeñas.

Ahí es donde entran los números de las órdenes de compra. Permiten que las empresas en ambos lados de una transacción mantengan y hagan referencia fácilmente a sus órdenes de compra, ayudando tanto a los vendedores como a los compradores a responsabilizarse mutuamente por los detalles de la orden y brindando a los auditores y contadores un fácil acceso a los documentos para efectos fiscales.

Cómo crear un sistema de número de orden de compra

Hay algunas vías que puede tomar al crear un sistema de número de orden de compra. Algunas empresas más pequeñas pueden tener la flexibilidad de crear sus propias plantillas de órdenes de compra y asignar manualmente números de orden de compra a órdenes de compra y facturas con cada nueva transacción.

Sin embargo, las empresas más grandes pueden estar lidiando con un volumen mucho mayor de transacciones, hasta el punto de que la entrada manual del número de orden de compra es innecesariamente lenta y poco práctica.

Es por eso que muchas soluciones de contabilidad basadas en la nube pueden generar automáticamente información relevante de pedidos de compra, incluida la asignación de números de orden de compra únicos de pedidos de compra individuales.

Principales generadores de números de orden de compra

El término «generador de números de orden de compra» no abarca muchos recursos, en particular los que están disponibles para la compra. La generación de números de órdenes de compra está integrada en muchas soluciones de contabilidad y ERP basados ​​en la nube, por lo que si aprovecha uno de esos sistemas para crear sus órdenes de compra y facturas, no debería tener muchos problemas para generar este tipo de identificadores.

Si crea sus pedidos de compra manualmente o a través de una aplicación como Excel, y no le importa que los números de sus pedidos de compra sean secuenciales o de una longitud específica, puede usar un generador de números aleatorios o un algoritmo de generación de números aleatorios para crear su compra. números de orden

Dicho esto, probablemente le convenga aprovechar un software de contabilidad o ERP dedicado para generar sus órdenes de compra y, a su vez, sus números de orden de compra. A menos que tenga un volumen de ventas radicalmente bajo, probablemente valga la pena invertir en uno de esos sistemas para ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo.

Dónde poner el número de orden de compra en una factura

En aras de la conveniencia y la identificación de fácil acceso, los números de orden de compra generalmente se colocan en la parte superior de las facturas, pero la ubicación específica dependerá de la plantilla de orden de compra que utilice. Aquí hay un ejemplo de una factura de Chargebee:

número de orden de compra en la factura

Fuente de la imagen: Chargebee

Si hay algo que sacar de este artículo, es esto: Lleva un registro de tus órdenes de compra. Estos documentos son fundamentales para mantener registros precisos, estar preparados para auditorías y otros procesos contables, y responsabilizar tanto a los proveedores como a los compradores por cualquier inconsistencia en la forma en que se realizan las compras.

Los números de orden de compra son fundamentales para la capacidad de cualquier empresa de controlar esos documentos, por lo que es importante que comprenda qué son, cómo se generan y dónde puede encontrarlos.

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Publicado originalmente el 1 de octubre de 2020 a las 8:00:00 a. m., actualizado el 1 de octubre de 2020

Temas:

Contabilidad

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