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¿Qué es SmartSheet? & ¿Cómo lo uso para hacer hojas de cálculo?

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Smartsheet es un software de administración en línea que brinda a las empresas una forma innovadora de colaborar en proyectos y procesos. Según Forbes.com,

«Smartsheet ahora es utilizado por el 72 por ciento de las empresas Fortune 500».

Por lo tanto, si está en el negocio, tiene sentido aprender más sobre cómo usar Smartsheet.

Página de inicio de SmartsheetPágina de inicio de Smartsheet
Esta es la página de inicio de Smartsheet.

Especialmente querrá aprender más sobre esta herramienta si usa hojas de cálculo o realiza un seguimiento de los datos. En este artículo, responderemos las preguntas:

  • ¿Qué es Smartsheet?
  • ¿Cuáles son algunos conceptos básicos de Smartsheet?

También cubriremos las diferencias entre Smartsheet y Excel y Smartsheet y Google Sheets. Este artículo también cubre cómo comenzar con el software de Smartsheet. Entonces, si quiere saber más sobre Smartsheet, ¡siga leyendo!

¿Qué es SmartSheet??

¿Qué es Smartsheet?¿Qué es Smartsheet?¿Qué es Smartsheet?
Smartsheet es una aplicación web que reside en la nube.

La aplicación Smartsheet es un software en línea para el mantenimiento de registros de gestión de proyectos, el seguimiento y la gestión de tareas. Smartsheet se centra en los aspectos colaborativos de la gestión de proyectos. Es diferente a las herramientas tradicionales de administración de proyectos que se enfocan en cronogramas y tareas para un solo usuario.

Las funciones clave del software de Smartsheet son la planificación, el seguimiento, la automatización y la generación de informes sobre el trabajo. Smartsheet se ha vuelto tan popular que muchas empresas de Fortune 100 utilizan la aplicación.

Como parte del aspecto de colaboración, Smartsheet le permite invitar a otros a actualizar su hoja, incluso si no tienen una licencia. También puede enviar los informes de su equipo, guardarlos en formato PDF, Excel y Hojas de cálculo de Google. Una buena característica que tiene Smartsheet es que puede controlar los niveles de permisos. Entonces, cuando le das acceso a otra persona, puedes controlar si puede editar y hacer cambios o simplemente verlo.

El software de Smartsheet está basado en la nube, lo que significa que toda su información se guarda en una nube. Esta función le permite acceder a la aplicación de Smartsheet en muchos dispositivos diferentes si lo necesita. Smartsheet incluso tiene una aplicación que puede usar en un dispositivo móvil. Por lo tanto, si está de viaje, aún puede acceder a Smartsheet y sus datos.

Por qué usar Smartsheet?

Smartsheet puede ahorrarle tiempo a una empresa porque automáticamente enviará un correo electrónico a su equipo para recordarle que vence una tarea del proyecto. Comparta el estado de un proyecto con los miembros de su equipo o supervisores. Esto facilita saber qué se está haciendo sin tener que enviar un correo electrónico para verificar el progreso de los miembros de su equipo. Este aspecto de colaboración de Smartsheet significa enviar menos correos electrónicos para tratar de obtener información para los compañeros de trabajo.

Smartsheet también le permite trabajar en equipo al invitar a otros miembros del equipo a colaborar en una hoja. Esto significa que pueden ver la hoja, editarla o realizar una variedad de otras tareas según los permisos con los que los configuró.

Smartsheet también le permite configurar notificaciones automáticas. Por ejemplo, puede configurar una automatización que enviará un formulario fácil de actualizar a aquellas personas que están asignadas y trabajando en las diversas tareas. Dentro de la fila de la hoja, puede tener discusiones grupales y adjuntar archivos. Smartsheet también le permite compartir la hoja a través de una URL. Por lo tanto, cualquier persona que configure con permisos de acceso puede verlo.

Smartsheet vs Excel vs Hojas de cálculo de Google

Es posible que ya tenga Excel o Google Sheets y quiera saber la diferencia. Cubriremos Smartsheet vs Excel y Smartsheet vs Google Sheets. Eche un vistazo a la siguiente tabla para ver algunas de las diferencias:








Hoja inteligenteSobresalirHojas de cálculo de Google
Diagrama de Gantt integrado en la hojaNoNo
Funciones de colaboración (incluida la columna Predecesores)NoSí (sin columna de predecesores)
Puede adjuntar un archivo a una fila de hojaNoNo
Puede ver recursos de proyectos cruzados, resúmenes y buscar a través de múltiples hojas de cálculoNoNo

¿Cuáles son los Conceptos básicos de Smartsheet?

Todo en Smartsheet comienza con una hoja. Una hoja es una hoja de cálculo personalizable. Puede seleccionar una plantilla o comenzar con una nueva hoja, eligiendo entre varios tipos diferentes. Cada hoja tiene diferentes vistas como:

  • formato de cuadrícula (más como una hoja de cálculo tradicional)
  • gestión de proyectos con un diagrama de Gantt (muy parecido a una plantilla básica de Microsoft Project)
  • un formato de tarea
  • vista de tarjeta (funcionará con la metodología de proyecto Agile).

Smartsheet tiene plantillas prefabricadas al igual que Excel. Por ejemplo, si está creando un tipo común de hoja de cálculo, como una hoja de gestión de campañas de marketing, entonces podría usar la plantilla.

Para acceder a la plantilla prefabricada de Smartsheet, simplemente vaya al centro de soluciones.

Smartsheet tiene cinco tipos de hojas según para qué pretenda usar Smartsheet. Exploremos cada tipo de hoja:

1. Cuadrícula

Esto es lo más parecido a una hoja de cálculo tradicional. Puede usar la hoja de cuadrícula para cualquier proyecto que necesite porque es realmente flexible.

2. Proyecto

La hoja de proyecto incluye las siguientes columnas:

  • Nombre de la tarea
  • Duración
  • Comienzo
  • Finalizar
  • Antecesores
  • Asignado a
  • % completo
  • Comentarios
  • Diagrama de Gantt tradicional.

La columna Predecesores hace que Smartsheet sea más útil para la gestión de proyectos. Vincule su tarea a todas las tareas anteriores que deben realizarse primero. Luego, si una tarea anterior se retrasa, la hoja automáticamente resalta la fecha del proyecto en cada tarea igual a la duración del retraso.

La hoja Proyecto es excelente si tiene muchos proyectos diferentes y desea una vista de Gantt de cuándo vencen y cuánto tiempo se espera que tomen. Si actualmente utiliza Microsoft Project, puede importar fácilmente su proyecto a Smartsheet.

3. Lista de tareas

Otra hoja es la Lista de tareas de esta hoja, que incluye seis columnas:

  1. Nombre de la tarea
  2. Fecha de vencimiento
  3. Hecho
  4. Asignado a
  5. Estado y Comentarios.

La Lista de tareas sería excelente para usar si tiene proyectos asignados a diferentes miembros de su equipo y desea ver el estado de cada proyecto.

4. Formulario

El formulario es para cuando envía una idea para un nuevo proyecto. Enviaría el formulario y podría agregarse a una hoja de solicitud.

5. Tarjetas

La siguiente es la hoja de Tarjetas. Esta hoja tiene cuatro columnas principales donde puede agregar tarjetas en cada una de las columnas. Las columnas son:

  • Reserva
  • Planificación
  • En curso
  • Completo.

Esta hoja es excelente si tiene más de un proyecto en el que su equipo está trabajando o si está utilizando la metodología de proyectos Agile. Esta tarjeta le permitiría ver el progreso de esos proyectos, sprints o tareas.

Informes y cuadros de mando

Otras herramientas que se incluyen con el software de Smartsheet son los informes y los tableros.

Los informes son formas de presentar datos de una o más de sus hojas en un formato fácil de leer. Los informes son fáciles de crear. Smartsheet lo guiará a través de los pasos cuando haga clic en crear un informe.

Un panel es una página web que se utiliza para presentar sus datos a una amplia audiencia. Mediante el uso de widgets, puede:

  • agregar datos métricos
  • convierte tus estadísticas en tablas de colores
  • añadir texto enriquecido
  • incorporar enlaces rápidos a sitios importantes
  • incrustar algunos de los informes que ha creado
  • incluso incrustar un video de YouTube

Cientos de plantillas de presentación, gráficos, plantillas de impresión y más

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Cómo comenzar en Smartsheet

Ahora que ha leído sobre qué es Smartsheet y las diferencias entre este y otros programas, veamos cómo comenzar. Primero, cubriremos cómo crear una hoja. Smartsheet tiene varios tipos diferentes de hojas según lo que necesite. Cubrimos los tipos de hojas en la sección de conceptos básicos de Smartsheet.

1. Crear una hoja

Para crear una hoja, decida qué hoja desea usar según el propósito de la hoja. Para este tutorial, usaremos la hoja de cuadrícula para crear una lista de tareas con personas asignadas. Después de seleccionar Cuadrículase le pedirá que asigne un nombre a su nueva hoja.

Una vez que haya nombrado su hoja, querrá usar la columna principal para su información clave. Por ejemplo, podría llamar a la columna principal «Nombre de la tarea» o «ID del cliente». Para cambiar el nombre de la columna principal, haga doble clic en el encabezado de la columna.

Nombre de encabezado de columnaNombre de encabezado de columnaNombre de encabezado de columna
Cómo cambiar el nombre del encabezado de la columna.

2. Nombra tus columnas

A continuación, agregue nombres a sus otras columnas. Para hacer esto, haga doble clic en la celda que dice Columna 2. Esto abre la Editar propiedades de columna menú.

A continuación, seleccione Lista de contactos. Esto le permite agregar contactos al proyecto. Los nombres se autocompletan cuando comienza a escribir si ha agregado contactos a su Contacto de Smartsheet lista. Si no ha agregado los nombres de los contactos a Smartsheet anteriormente, deberá ingresar el nombre del contacto y la dirección de correo electrónico completa.

Menú de propiedades de columnaMenú de propiedades de columnaMenú de propiedades de columna
Cómo editar las propiedades de la columna

3. Agregar fechas

Las siguientes columnas a hacer son las columnas de fecha de inicio y fecha de vencimiento. Haga doble clic en la celda superior para abrir el menú de la propiedad. Seleccione Fecha del menú. Esto le permite agregar las fechas que necesita.

Smartsheet le brinda la opción de restringir una columna de fecha solo a fechas. Esto evitaría que otro usuario escriba «desconocido», por ejemplo, en lugar de seleccionar una fecha del selector de fechas del calendario.

4. Agregar listas desplegables

Cómo agregar listas desplegablesCómo agregar listas desplegablesCómo agregar listas desplegables
Cómo agregar listas desplegables

Para una columna de estado, puede agregar listas desplegables. Estos muestran si se está trabajando en la tarea del proyecto. Los estados de ejemplo de una lista desplegable podrían incluir Iniciado, En espera, Cancelado, etc.

5. Agregar símbolos

Si desea que un símbolo muestre el estado de la tarea, seleccione símbolos de la Propiedades de columna menú. Puede escribir una fórmula en la columna de símbolos para colocar automáticamente un símbolo en la celda para el estado.

Cómo agregar símbolosCómo agregar símbolosCómo agregar símbolos
Cómo agregar símbolos.

Por ejemplo, si está monitoreando los pagos de las facturas de los clientes, puede escribir una fórmula que pondría una bola roja en el campo si el cliente no ha pagado la factura en más de 30 días. Agregaría una bola amarilla en el campo si el cliente no ha pagado la factura en 15 a 29 días, y una bola verde en el campo en caso contrario.

Según el plan de Smartsheet que tenga, puede acceder a diferentes funciones. En el plan individual no tienes acceso a la Registro de actividades rasgo. los Registro de actividades función realiza un seguimiento de la actividad que ha ocurrido en la hoja, como los cambios.

6. Agregue contactos a sus contactos de Smartsheet

Agregar contactos a sus hojas de Smartsheet es importante porque lo ayudará a asignar fácilmente personas a tareas. Tener contactos también permite que el sistema de notificaciones funcione mejor.

Contactos de SmartsheetContactos de SmartsheetContactos de Smartsheet
Cómo ingresar contactos de Smartsheet

Para agregar contactos a sus contactos de Smartsheet, haga clic en el ícono de su perfil en la esquina superior derecha. Esto hace que se despliegue un menú. En ese menú desplegable, seleccione el Mis contactos de Smartsheet opción. Puede elegir importar sus contactos o ingresarlos manualmente.

Conclusión

Ahora has aprendido las respuestas a:

  • ¿Qué es Smartsheet?
  • ¿Qué es la aplicación de Smartsheet?
  • ¿Por qué usar Smartsheet?

También aprendió los conceptos básicos de Smartsheet y comparó Smartsheet con Excel y Smartsheet con Google Sheets. Además, le mostramos algunos pasos simples sobre cómo usar Smartsheet. Estás listo para empezar.

¿Ya tiene Smartsheet? ¿Qué le gusta de la aplicación Smartsheet? Házmelo saber en la sección de comentarios de abajo.

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