Orden de compra: qué es y cómo crear una [+ Template]

Hablemos de la gestión de proveedores.

Necesita un producto o servicio específico para administrar su pequeña empresa, por lo que se comunica con sus proveedores y les dice lo que necesita. Ellos lo proporcionan. Les pagas por ello. Fin de la historia.

¿Suena demasiado fácil? Está. Sí, el proceso de adquisición de bienes puede ser más complicado que la descripción anterior. Puede haber problemas de pago, escasez de suministros, falta de comunicación que provoque envíos incorrectos y retrasos en la programación.

Sin embargo, obtener servicios de proveedores confiables de manera oportuna y sin problemas no tiene que ser demasiado bueno para ser verdad; es posible, y el uso de órdenes de compra puede ayudar.

Para ayudarlo a crear sus propias órdenes de compra, este artículo cubrirá:

• ¿Qué es una orden de compra?
• ¿Cómo funciona una orden de compra?
• Formato para la plantilla de formulario de orden de compra
• Tipos de órdenes de compra
• Sistema de orden de compra

Las órdenes de compra son beneficiosas tanto para el comprador como para el vendedor. Al emitir órdenes de compra, las pequeñas empresas pueden especificar qué bienes y servicios se necesitan de sus proveedores y cuándo se necesitan.

Esto mantiene las operaciones comerciales eficientes y organizadas. También le permite al vendedor asegurarse de que puede proporcionar los bienes y servicios solicitados antes de comprometerse con el cumplimiento, lo que le da tiempo al comprador para planificar en consecuencia.

Además, las órdenes de compra pueden ayudar al comprador y al vendedor a mantener registros precisos y detallados para auditorías y estados financieros.

¿Cómo funciona una orden de compra?

Ahora que tenemos claro qué es una orden de compra, veamos el proceso de creación de una.

1. El comprador decide pedir artículos al vendedor.

Antes de que se pueda realizar un pedido, el comprador debe identificar una necesidad que el producto o servicio del vendedor pueda satisfacer. Durante este paso, el comprador debe identificar qué producto o servicio necesita, la cantidad que necesita (si es posible) y cuándo lo necesita (nuevamente, si es posible).

Por ejemplo, si necesita pedir cajas nuevas para enviar sus pedidos de productos, calcule cuántas cajas necesita y cuándo las necesita.

Supongamos que está anticipando que se avecina una fiebre navideña, puede mirar el pedido de cajas del año pasado y multiplicarlo por su crecimiento estimado en esta temporada navideña para ordenar la cantidad correcta.

2. El comprador redacta la orden de compra y la envía al vendedor para su aprobación.

Con la información anterior, el comprador debe redactar la orden de compra y enviarla a su vendedor para su aprobación. Al enviar la orden de compra a un vendedor, indique cuándo se necesita la aprobación para mantener el proceso a tiempo.

Idealmente, la respuesta debería llegar con tiempo suficiente para recibir el producto o servicio a tiempo o debería dar al comprador tiempo suficiente para obtener de otro vendedor si es necesario.

Continuando con el ejemplo anterior, una vez que haya identificado un proveedor que pueda proporcionarle sus cajas, así como cuántas cajas necesita y cuándo las necesitará, puede redactar su orden de compra utilizando esta información. Envíelo a su representante de ventas o punto de contacto.

3. El vendedor revisa la orden de compra y confirma si puede cumplir con la solicitud.

Una vez que el vendedor recibe la orden de compra, depende de él revisar la solicitud y verificar el inventario o la disponibilidad para confirmar si se puede cumplir en la fecha necesaria.

En el caso del envío de cajas, el proveedor ha revisado su pedido y luego de revisar su inventario y capacidad de envío, determina si puede cumplir con su pedido.

4. Se aprueba la orden de compra.

Si el vendedor puede cumplir con la solicitud según las instrucciones del comprador, aprobará la orden de compra y la hará legalmente vinculante para ambas partes.

Dado que la compañía de cajas puede cumplir con su solicitud, le envió una copia aprobada de la orden de compra para que la confirme.

5. Cumplimiento del producto o servicio.

Una vez aprobada la orden de compra, el vendedor es responsable de proporcionar el producto o servicio según lo acordado. Durante esta etapa, también puede generar y enviar una factura al comprador por el monto indicado en la orden de compra. La factura debe recapitular qué bienes se proporcionaron, la cantidad relevante y el monto adeudado.

Por ejemplo, después de aprobar el envío de cajas, debe recibir el pedido completado y una factura por el monto adeudado. Este proveedor tiene 30 términos de pago netos y esperará el pago dentro de los 30 días posteriores a la emisión de la factura.

6. La factura está pagada.

Durante esta etapa final, el comprador es responsable de pagar la factura según las condiciones de pago indicadas por el vendedor. Ahora depende de usted, el comprador, enviar el pago de la factura de acuerdo con los términos de pago acordados.

Ahora, para una aclaración rápida, las órdenes de compra y las facturas no son sinónimos.

Orden de Compra vs. Factura

Las órdenes de compra son enviadas por los compradores a los proveedores para controlar y rastrear el proceso de compra, mientras que las facturas son solicitudes de pago oficiales realizadas por los proveedores a los compradores cuando se completa la orden.

Formato de una plantilla de formulario de pedido de compra

¿Listo para crear su propia orden de compra? Aquí está la información que necesita incluir.

1. Encabezado — Proporcione los detalles de su empresa, incluido el nombre de la empresa, la dirección comercial, la fecha de la orden de compra y el número de orden.

2. Información del proveedor — Indicar el destinatario adecuado de la orden de compra. Aquí es donde enumera el nombre de la empresa vendedora, su nombre de contacto específico y la dirección de la empresa vendedora.

3. Enviar a — Especifique dónde debe enviarse el pedido, cuál es el método de envío, cuáles son los términos de envío y la fecha de entrega prevista.

4. Detalles del pedido — Para cada producto incluido en el pedido, proporcione una línea de pedido con el código del producto o número de SKU, el nombre o la descripción del artículo, la cantidad de unidades solicitadas, el precio por unidad y la fecha de entrega de cada artículo.

5. Resumir — Complete la orden de compra proporcionando un subtotal, cualquier descuento aplicable, impuestos, costos de envío y total general.

Aquí hay una plantilla de orden de compra de ejemplo que presenta cada uno de los puntos mencionados anteriormente:

Ejemplo de formulario de pedido de compra

Para crear su propia orden de compra siguiendo este formato, descargue nuestra plantilla de orden de compra fácil de usar.

Es importante tener en cuenta que no todas las órdenes de compra se crean de la misma manera. En este punto, es posible que esté pensando: «Si ha visto una orden de compra, las ha visto todas», pero eso no es cierto. En realidad, hay cinco tipos de órdenes de compra, y se diferencian por la cantidad de información que se incluye.

1. Órdenes de compra estándar

Las órdenes de compra estándar son las más utilizadas y reconocidas. En esta situación, el comprador tiene claros los detalles de la compra y puede identificar qué artículo o servicio está comprando, la cantidad, el calendario de entrega y las condiciones de pago.

Por ejemplo, una empresa que se está quedando sin cartuchos de impresora puede realizar un pedido de compra estándar porque sabe exactamente cuánto necesita y cuándo necesita tenerlo. Así es como podría verse esa orden de compra.

Las órdenes de compra estándar se pueden hacer para una serie de funciones diferentes según sus necesidades. Por ejemplo, la plantilla anterior podría ajustarse para:

• Servicios a prestar
• Subcontratación
• Envío

2. Órdenes de compra planificadas

Al realizar una orden de compra planificada, un comprador estima las necesidades futuras de su empresa para el artículo en cuestión al enviar una orden de compra por adelantado. En este caso, se conocen detalles como el artículo, el precio y las condiciones de pago, pero la cantidad se basa en una conjetura fundamentada y la fecha de entrega es tentativa.

Por ejemplo, si la misma empresa que se está quedando sin cartuchos de impresora realiza un pedido de compra planificado, el comprador a cargo estimará cuántos cartuchos de impresora necesitan con un cronograma de entrega más flexible. Así es como se vería esa orden de compra.

3. Órdenes de compra generales

Con una orden de compra abierta, un comprador realiza varios pedidos a la vez para negociar precios con descuento.

Por ejemplo, si la misma empresa puede negociar un mejor trato acordando realizar múltiples pedidos de cartuchos de impresora y papel de un solo proveedor, consideraría utilizar una orden de compra general para adquirir estos artículos. En este escenario, así es como podría verse una orden de compra.

4. Órdenes de Compra de Contratos

Una orden de compra por contrato es la variación más formal. En este caso, el comprador y el vendedor firman un contrato que describe los términos de la compra antes de que se emita una orden de compra que haga referencia al contrato. Este tipo de orden de compra ofrece la mayor protección legal para los involucrados.

Usando el ejemplo de suministros de impresora, si una empresa firma un contrato con su proveedor que describe los artículos, la cantidad, el precio y el programa de entrega y realiza un seguimiento con una orden de compra estándar, estas empresas estarían bajo un acuerdo de orden de compra de contrato. Así es como podría verse esa orden de compra.

5. Órdenes de compra digitales

Tener un proceso establecido para las órdenes de compra puede ayudar a que el proceso de adquisición avance de manera eficiente y sea mutuamente beneficioso tanto para los compradores como para los vendedores.

Una manera fácil de crear y compartir una orden de compra digital es en Microsoft Excel u Open Office. Puede encontrar plantillas preexistentes cuando abre una nueva hoja de cálculo y hace clic en Más plantillas y busque «factura».

Ya hicimos la distinción entre facturas y órdenes de compra, pero puede encontrar ambas bajo esta palabra clave en Excel. Y por supuesto, puedes editar la plantilla de tu agrado para incluir elementos específicos que necesites.

Por último, ahora que hemos analizado los diferentes tipos de órdenes de compra, hablemos de la importancia de un sistema de órdenes de compra.

Sistema de orden de compra

El negocio no termina después de que se completa una orden de compra, en la gestión de la cadena de suministro siempre habrá un proceso continuo para rastrear. Aquí es donde tener un sistema de órdenes de compra facilita el proceso.

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