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Hasta ahora, en esta serie sobre recursos humanos para pequeñas empresas, hemos analizado temas importantes de recursos humanos como la contratación, la capacitación y la comunicación.
Pero también hay algunos requisitos básicos que debe cumplir como propietario de una pequeña empresa o funcionario de recursos humanos. Cuando las personas vienen a trabajar para usted, es su responsabilidad proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable, cumplir con las leyes laborales pertinentes en su país, mantener buenos registros y pagar salarios y beneficios de manera rápida y efectiva.
En este tutorial, profundizaremos en estos temas y le mostraremos cómo cumplir con estos importantes requisitos de recursos humanos en su pequeña empresa. Puede que no sean las cosas más emocionantes que hará en su pequeña empresa, pero son fundamentales si desea tener empleados felices y productivos, y evitar algunos dolores de cabeza organizativos o legales en el futuro.
Nota: Cuando lea este tutorial, tenga en cuenta que está dirigido a una audiencia global. Las leyes laborales y otras reglamentaciones varían ampliamente según el país en el que se encuentre y, a veces, existen reglamentaciones locales que debe tener en cuenta para su ciudad, estado, provincia, etc. Entonces, aunque vamos a ver algunos ejemplos generales aquí , en su mayoría basados en las regulaciones de los EE. UU., asegúrese de verificar su situación local e, idealmente, obtenga asesoramiento legal profesional para asegurarse de que cumple con todas las leyes relevantes en su área.
1. Mantenga a las personas seguras
Si cree que las normas de seguridad ocupacional o “salud y seguridad” son solo una burocracia gubernamental molesta, aquí hay una estadística impactante para usted: solo en los Estados Unidos en 2015, 4,836 empleados murieron a causa de lesiones sufridas en el lugar de trabajo. (¿Se pregunta sobre la cantidad de casos no fatales? Son 2.9 millones).
Deje que esos números se hundan por un tiempo.
Debe quedar claro, entonces, que su primera y más importante responsabilidad como propietario de una pequeña empresa es mantener seguros a sus empleados. Entonces, en esta primera sección, repasaremos algunos principios básicos de la seguridad laboral.
Nota: Estoy basando gran parte de esta información en los consejos de la excelente Administración de Salud y Seguridad Ocupacional de EE. UU. Manual para pequeñas empresas. El libro en sí entra en muchos más detalles, y es gratis para leer en línea o descargar como PDF, por lo que recomiendo mirarlo.
Evaluar los riesgos
Comienza analizando tu lugar de trabajo y los procesos que deben seguir tus empleados. Busque peligros potenciales y haga un inventario exhaustivo.
Algunos lugares de trabajo son obviamente más peligrosos que otros: los riesgos en un sitio de fabricación donde los trabajadores manejan productos químicos tóxicos y maquinaria pesada son más fáciles de ver que en una oficina, por ejemplo. Pero en cualquier lugar de trabajo, las cosas pueden salir mal.
Cada año en los EE. UU., por ejemplo, 27 personas mueren y más de 10 000 resultan heridas por los ascensores. Miles de personas se lesionan, a veces gravemente, al tropezar con cables sueltos, cajones de escritorio abiertos, objetos dejados en los pasillos, etc. Las estaciones de trabajo y las sillas de oficina mal diseñadas pueden dejar a los empleados vulnerables al dolor de espalda, lesiones por movimientos repetitivos y otras dolencias graves. Un edificio viejo o en mal estado puede crear una serie de peligros, desde cableado defectuoso hasta tejas sueltas.
Así que comience compilando una lista de peligros potenciales. Es posible que pueda hacer que un profesional experimentado en salud y seguridad visite su lugar de trabajo y realice una encuesta gratuita como parte de un programa gubernamental subsidiado. O podrías pagarle a un consultor privado para que lo haga.
Anime a los empleados a alertarlo sobre cualquier cosa que vean en sus trabajos que sea potencialmente insegura; ellos son el mejor recurso para ayudarlo a compilar el inventario de seguridad inicial y luego mantenerlo actualizado.
Ponga los controles en su lugar
Una vez que haya evaluado los riesgos, intente eliminar tantos peligros como pueda y, cuando no pueda eliminarlos, al menos intente controlarlos y reducir su probabilidad.
Por lo general, esto implica establecer procedimientos particulares que cada empleado debe seguir (por ejemplo, cuando esté operando esta máquina, debe usar protección para los ojos y verificar que el pestillo de seguridad funcione correctamente). Luego, asegúrese de que todos conozcan los procedimientos, que estén debidamente documentados y que haya letreros o carteles para recordárselos a las personas.
Aquí hay algunos otros pasos importantes:
- Haga un plan para el mantenimiento regular del edificio y de cualquier equipo que usen los empleados.
- Tenga un plan para emergencias médicas y publique los números de emergencia en un lugar destacado.
- Capacite a algunos empleados en los procedimientos de primeros auxilios y asegúrese de que las personas sepan quiénes son y cómo comunicarse con ellos.
- Tenga un procedimiento para reportar lesiones y asegúrese de que la gente lo sepa.
- Capacite a todos los empleados en los procedimientos de salud y seguridad para garantizar que sepan qué hacer.
- Cree un plan de emergencia y realice simulacros frecuentes.
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Muestre su compromiso
Identificar los riesgos y establecer controles es excelente, pero ¿qué sucede si sus empleados aún no siguen los procedimientos correctos? Es fundamental que todos tomen en serio la seguridad en el lugar de trabajo, y usted puede establecer ese tono con sus propias acciones.
Demostrar su compromiso con la seguridad en el lugar de trabajo de los empleados alentará a su personal a tomar el tema en serio también y puede ayudar a evitar accidentes. Además de eso, muestra que los valora a ellos y su bienestar físico, por lo que envía un mensaje poderoso que puede mejorar su felicidad general y satisfacción laboral.
Por lo tanto, cree una política clara sobre seguridad y salud en el lugar de trabajo y publíquela en un lugar destacado en la oficina y en la intranet o el sitio web de la empresa. Realice reuniones para comunicar la política en persona y responsabilice a los gerentes y empleados por su cumplimiento.
Continúe revisando y actualizando su política y procedimientos con regularidad, alentando las aportaciones y sugerencias de los empleados. Y si requiere que las personas hagan un trabajo adicional para garantizar que se sigan los procedimientos, asegúrese de que tengan el tiempo y los recursos para hacerlo de manera efectiva.
Seguir todos estos pasos no lo protegerá de los accidentes en el lugar de trabajo, pero ayudará a reducir su probabilidad y creará un ambiente de trabajo más seguro para todos.
2. conoce la ley
Las leyes laborales son una parte clave de los requisitos de recursos humanos de las pequeñas empresas y pueden ser muy complejas. Estas leyes también rigen a las pequeñas empresas, por lo que debe estar al día y asegurarse de cumplir con todas las regulaciones. Una vez más, vamos a ver algunos ejemplos generales basados en las leyes de EE. UU., pero asegúrese de verificar la situación de su propio negocio y obtenga asesoramiento legal individual si es posible.
Leyes de Igualdad de Oportunidades
Una de las formas más comunes de derecho laboral se ocupa de la cuestión de la igualdad de oportunidades. Esencialmente, no debe discriminar en sus prácticas de contratación por motivos de género, raza, religión, origen nacional, edad, discapacidad, etc. Y debe tener políticas claras para protegerse contra la discriminación y el acoso en el lugar de trabajo. También es posible que deba colocar avisos en el lugar de trabajo para informar a los empleados sobre sus derechos y su cumplimiento de las leyes pertinentes.
Algunos ejemplos de las leyes que afectan esta área en los EE. UU.:
- Ley de Derechos Civiles
- Regulaciones de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC)
- Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados
- Ley de Igualdad Salarial
- Acta de Americanos con Discapacidades
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Derechos de los trabajadores
Los trabajadores en muchos países tienen derecho a organizarse y negociar colectivamente o afiliarse a un sindicato. A menudo tienen derecho a que se les paguen las horas extraordinarias si trabajan horas extra ya tener un cierto número de pausas en el trabajo durante el día.
Puede haber reglas sobre cuánto tiempo de vacaciones u otros beneficios debe proporcionar, y si proporciona vacaciones pagadas y los empleados no las usan, es posible que deba pagarles el equivalente monetario. Y hay muchos más derechos, tanto grandes como pequeños, por los que los trabajadores han luchado a lo largo de los años y han sido codificados en la ley.
A veces hay excepciones; por ejemplo, en los EE. UU., los trabajadores asalariados generalmente están exentos de las leyes sobre horas extra y descansos laborales, y los contratistas independientes están exentos de muchas de las reglas que se aplican a los empleados permanentes. Pero debe tener cuidado con la forma en que clasifica a las personas, porque también hay reglas al respecto y es fácil cometer errores.
Además, no se olvide de cosas como la licencia parental y la licencia médica. Debe permitir que los empleados tomen tiempo libre de acuerdo con las leyes de su país y asegurarse de que su trabajo aún esté disponible para ellos cuando regresen.
Lugar de trabajo seguro
Cubrimos los principios de la seguridad en el lugar de trabajo en la última sección, pero también puede haber leyes y regulaciones específicas que deba cumplir y carteles que deba exhibir en el lugar de trabajo. Entonces, además del trabajo que realiza para proporcionar un lugar de trabajo seguro, asegúrese de seguir todas las reglas pertinentes también.
3. Mantenga buenos registros
Archivar no es la tarea más emocionante que jamás hará, pero es importante. La buena noticia es que los requisitos son bastante simples: solo necesita mantener un archivo (o archivos, como veremos en un minuto) para cada empleado, que contenga información importante sobre su empleo. Y, lo que es más importante, deberá mantener estos archivos muy seguros, ya que contienen información confidencial.
Idealmente, tendrá dos archivos separados para cada empleado: uno para información general de empleo y otro para información médica. (Y en algunos países, es posible que también deba mantener registros relacionados con la inmigración). Esto es lo que debe ir en cada uno:
Ficha General de Empleados
Este archivo reúne toda la información relacionada con un empleado en particular en un solo lugar. Puede iniciarlo cuando los contrate, ingresando su currículum y cualquier documento o formulario de contratación que hayan firmado.
Luego puede agregar documentos a medida que avanza, como:
- registros de entrenamiento
- evaluaciones de desempeño
- cualquier acción disciplinaria
- formularios de impuesto
- detalles de la nómina
- acuse de recibo del manual del empleado
- otros contratos o acuerdos que el empleado haya firmado
Expediente médico del empleado
Si un empleado tiene una condición médica o una discapacidad que afecta su trabajo, es posible que deba mantener registros médicos, pero debe siempre guárdelos en un archivo separado en un lugar muy seguro.
Esto se debe a que la información médica es muy personal, y alguien que necesite acceder al archivo general del empleado no debería ver sus registros médicos. Por lo tanto, guarde esta información en un archivo separado y sea muy estricto con respecto a quién puede acceder a este archivo y por qué.
Registros de inmigración
En algunos países, es posible que deba conservar una prueba de la elegibilidad de un trabajador para trabajar en el país. En los EE. UU., por ejemplo, esto se llama Formulario I-9. Debido a que los funcionarios de inmigración pueden solicitar verificar estos formularios, debe mantenerlos separados de la otra información del empleado, de modo que pueda proporcionarlos al gobierno sin dar acceso a todos los datos personales del empleado.
4. Proporcionar pago y beneficios
Otro requisito básico de recursos humanos para todas las pequeñas empresas es pagar a las personas a tiempo y proporcionar cualquier beneficio relevante. Ya vimos cómo establecer tasas de pago y beneficios anteriormente en esta serie, pero una vez que lo haya hecho, debe asegurarse de…
