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A medida que utilice y cree más libros de Excel, deberá vincularlos. Tal vez quiera escribir fórmulas que usen datos entre diferentes hojas en un libro de trabajo. Incluso puede escribir fórmulas que usen datos de varios libros de trabajo diferentes.
Si quiero mantener mis archivos limpios y ordenados, he descubierto que es mejor separar las hojas grandes de datos de las fórmulas que los resumen. A menudo uso un solo libro de trabajo u hoja para resumir las cosas.
En este tutorial, aprenderá a vincular datos en Excel. Primero, aprenderemos cómo vincular datos en el mismo libro de trabajo en diferentes hojas. Luego, pasaremos a vincular varios libros de Excel para importar y sincronizar datos entre archivos.
Cómo vincular rápidamente datos en libros de Excel (Observe y aprenda)
Lo guiaré a través de dos ejemplos que vinculan sus hojas de cálculo. Verá cómo extraer datos de otro libro de trabajo en Excel y mantener dos libros de trabajo conectados. También veremos un ejemplo básico para escribir fórmulas entre hojas en el mismo libro de trabajo.
Veamos una guía ilustrada para vincular sus datos entre hojas y libros de trabajo en Excel.
Conceptos básicos: cómo vincular entre hojas en Excel
Comencemos aprendiendo cómo escribir fórmulas usando datos de otra hoja. Probablemente ya sepa que los libros de trabajo de Excel pueden contener varias hojas de trabajo. Cada hoja de cálculo es una pestaña propia y puede cambiar de pestaña haciendo clic en ellas en la parte inferior de Excel.
Los libros de trabajo complejos pueden convertirse fácilmente en muchas hojas. Con el tiempo, seguramente necesitará escribir fórmulas para trabajar con datos en diferentes pestañas.
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Tal vez use una sola hoja en su libro de trabajo para todas sus fórmulas para resumir sus datos y hojas separadas para contener los datos originales.
Aprendamos a escribir una fórmula de varias hojas para trabajar con datos de varias hojas en el mismo libro de trabajo.
1. Inicie una nueva fórmula en Excel
La mayoría de las fórmulas en Excel comienzan con el es igual (=) firmar. Haga doble clic o comience a escribir en una celda y comience a escribir la fórmula que desea vincular. Para mi ejemplo, escribiré una fórmula de suma para sumar varias celdas.
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abriré el = firme y luego haga clic en la primera celda de mi hoja actual para convertirla en la primera parte de la fórmula. Luego, escribiré un + firme para agregar mi segunda celda a esta fórmula.
¡Ahora, asegúrese de no cerrar su fórmula y presione enter todavía! Querrás dejar la fórmula abierta antes de cambiar de hoja.
2. Cambiar hojas en Excel
Mientras aún tiene la fórmula abierta, haga clic en una pestaña de hoja diferente en la parte inferior de Excel. Es muy importante que no cierre la fórmula antes de hacer clic en la siguiente celda para incluirla como parte de la fórmula.
Después de cambiar de hoja, haga clic en la siguiente celda que desea incluir en la fórmula. Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, Excel escribe automáticamente la parte de la fórmula que hace referencia a una celda en otra hoja para usted.
Observe en la captura de pantalla a continuación que para hacer referencia a una celda en otra hoja, Excel agrega «Hoja2! B3», que simplemente hace referencia a la celda B3 en una hoja llamada Hoja2. Puede escribir esto manualmente, pero hacer clic en las celdas hace que Excel lo escriba automáticamente.
3. Termina la fórmula de Excel
En este punto, puede presionar ingresar para cerrar y completar su fórmula de varias hojas. Cuando lo haga, Excel volverá a donde comenzó la fórmula y le mostrará los resultados.
También puede seguir escribiendo la fórmula, incluidas celdas de más hojas y otras celdas en la misma hoja. Siga combinando esas referencias a lo largo del libro de trabajo para obtener todos los datos que necesita.
Subir de nivel: cómo vincular varios libros de Excel
Aprendamos cómo extraer datos de otro libro de trabajo. Con esta habilidad, puede escribir fórmulas que reúnan datos de libros de Excel completamente separados.
Para esta sección del tutorial, puede usar dos libros de trabajo que puede Descárgalo gratis como parte de este tutorial. Ábralos en Excel y siga las instrucciones a continuación.
1. Abra ambos libros de trabajo
Comencemos escribiendo una fórmula que incluya datos de dos libros de trabajo diferentes.
La forma más fácil de usar esta función es abrir dos libros de Excel al mismo tiempo y colocarlos uno al lado del otro. Utilizo la función Windows Snap para dividirlos para que cada uno ocupe la mitad de la pantalla. Debe tener ambos libros a la vista para escribir fórmulas entre ellos.
En la captura de pantalla a continuación, abrí dos libros de trabajo en los que escribiré fórmulas uno al lado del otro. Para mi ejemplo, tengo un negocio que compra una variedad de productos y los vende en una variedad de países. Por lo tanto, usaré libros de trabajo separados para realizar un seguimiento de mis compras/ventas y datos de costos.
2. Comienza a escribir tu fórmula en Excel
El precio de lo que compro puede cambiar, al igual que la tarifa en la que recibo los pagos. Necesito mantener una lista de búsqueda de tarifas y multiplicarla por mis compras. Este es el momento perfecto para vincular dos libros de trabajo y escribir fórmulas entre ellos.
Tomemos la cantidad de barriles de petróleo que compro cada mes por el precio por barril. En el primero Costo celda (celda C3), comenzaré a escribir una fórmula escribiendo el signo igual (=), y luego haciendo clic en la celda B3 para agarrar la cantidad. Ahora, agregaré un * prepararse para multiplicar la cantidad por la tasa.
Hasta ahora, su fórmula debería ser:
=B3*
No cierre su fórmula todavía. Asegúrate de dejarlo abierto antes de pasar al siguiente paso; todavía necesitamos apuntar a Excel a los datos de precios para multiplicar la cantidad por.
3. Cambiar libros de trabajo de Excel
Es hora de cambiar de libro de trabajo, y por eso es importante mantener ambos conjuntos de datos a la vista mientras trabaja entre libros de trabajo.
Con su fórmula aún abierta, haga clic en el otro libro de trabajo. Luego, haga clic en una celda de su segundo libro de trabajo para vincular los dos archivos de Excel.
Excel escribió automáticamente la referencia a un libro de trabajo separado como parte de la fórmula de la celda:
=B3*[Prices.xlsx]Sheet1!$B$2
Una vez que presione Entrar, Excel calculará el costo final multiplicando la cantidad en el primer libro de trabajo por el precio en el segundo libro de trabajo.
Ahora, siga trabajando en sus habilidades de Excel multiplicando cada una de las cantidades o valores por las cantidades de referencia en el «Precios» libro de trabajo.
En resumen, la clave es abrir sus libros de trabajo uno al lado del otro y simplemente cambiar de libro de trabajo para escribir fórmulas que hagan referencia a otros archivos.
No hay nada que le impida vincular más de dos libros de trabajo. Puede abrir muchos libros de trabajo para vincularlos y escribir fórmulas, conectando los datos entre muchas hojas para mantener las celdas actualizadas.
Cómo actualizar sus datos entre libros de trabajo
Cuando haya escrito fórmulas que hagan referencia a otros libros de Excel, deberá pensar en cómo actualizará sus datos.
Entonces, ¿qué sucede cuando los datos cambian en el libro de trabajo al que se está vinculando? ¿Su libro de trabajo se actualizará automáticamente o necesitará actualizar sus archivos para recuperar los últimos datos e importarlos?
La respuesta es «depende», y específicamente, depende de si ambos libros de trabajo todavía están abiertos al mismo tiempo.
Ejemplo 1: ambos libros de Excel siguen abiertos
Veamos un ejemplo usando el mismo libro de trabajo del paso anterior. Ambos libros siguen abiertos. Veamos qué sucede cuando cambiamos el precio del petróleo de $45 por barril a $75 por barril:
En la captura de pantalla anterior, puede ver que cuando actualizamos el precio del petróleo, el otro libro de trabajo se actualizó automáticamente.
Es importante saber esto: si ambos libros de trabajo están abiertos al mismo tiempo, los cambios se actualizarán automáticamente y en tiempo real. Cuando cambia una variable, el otro libro de trabajo se actualizará o recalculará según el nuevo valor.
Ejemplo 2: con un libro de trabajo cerrado
¿Qué sucede si solo abre un libro de trabajo a la vez? Por ejemplo, cada mañana actualizamos los precios de nuestras materias primas y divisas, y por la noche revisamos el impacto del cambio en nuestras compras y ventas.
La próxima vez que abra su libro de trabajo que hace referencia a otras hojas, es posible que reciba un mensaje similar al siguiente. Puedes hacer clic en Actualizar para extraer los datos más recientes de su libro de trabajo de referencia.
También puede ver un menú en el que puede hacer clic Contenido disponible para automatizar la actualización de datos entre archivos de Excel.
Recapitular y seguir aprendiendo más sobre Excel
Escribir fórmulas entre hojas y libros de trabajo es una habilidad necesaria cuando trabaja con Microsoft Excel. Usar múltiples hojas de cálculo dentro de sus fórmulas no es un problema con un poco de conocimiento.
Consulte estos tutoriales adicionales para obtener más información sobre las habilidades de Excel y cómo trabajar con datos. Estos tutoriales son una excelente manera de continuar aprendiendo Excel.
Hágame saber en los comentarios si tiene alguna pregunta sobre cómo vincular sus libros de Excel.
