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¿Por qué es importante la seguridad de las hojas de cálculo de Google? Ya sea que los cambios sean intencionales o accidentales, la mejor manera de evitarlos es implementar controles estrictos en la hoja de cálculo que dejen sus datos bloqueados para los cambios.
En este tutorial, aprenderá a bloquear celdas en Hojas de cálculo de Google. También aprenderá a proteger las hojas para asegurarse de que los datos críticos nunca se eliminen de sus hojas de cálculo. Saltemos.
¿Por qué proteger sus sábanas?
Si quieres controlar quién puede acceso la hoja de cálculo, debe pensar en los permisos de la hoja de cálculo de Google. Para Hojas de cálculo, eso significa que puede controlar quién tiene un enlace para ver o editar el libro de trabajo.
Pero también puede proteger las hojas y los libros de trabajo para controlar los cambios que se pueden realizar en la hoja de cálculo. Ese es el enfoque de este tutorial, y aquí hay algunas razones por las que podría querer hacer eso en lugar de simplemente evitar el acceso a la hoja de cálculo por completo:
- Muchas hojas de cálculo están estructuradas con celdas de «entrada» donde establece variables clave y otras celdas de cálculo que se basan en esas entradas. En esos casos, mantener las entradas protegidas tiene sentido.
- Si va a compartir su hoja de cálculo con una gran audiencia, le resultará útil si puede «hacer una prueba de usuario» de la hoja bloqueando las celdas clave y asegurándose de que no se modifiquen accidentalmente.
- En general, las hojas de cálculo a menudo contienen cálculos importantes que querrá asegurarse de que estén protegidos contra ediciones no deseadas y preservar la integridad de los cálculos.
Cualquiera de estos es motivo suficiente para aprender las protecciones de las celdas de Sheets. Veamos cómo funcionan esas características.
Cómo proteger las hojas de cálculo de Google (ver y aprender)
Repasemos las técnicas clave para proteger las celdas en una hoja de cálculo de Google en este screencast. Me verá aplicar algunas de las herramientas de protección para garantizar que no se realicen cambios no deseados en sus hojas de cálculo.
En este tutorial, verá que en realidad hay dos enfoques únicos para agregar protecciones de hojas de cálculo:
- puedes proteger cierto celdas y rangos, lo cual es útil cuando desea permitir que el usuario realice cambios en la mayor parte de la hoja de cálculo pero bloquee ciertas celdas.
- Puede proteger todo hoja de cálculo, con la opción de establecer celdas específicas que permitirá que el usuario edite.
Siga leyendo para obtener una guía (que incluye capturas de pantalla) para aplicar todas estas técnicas y más.
Cómo bloquear celdas en hojas de Google
A veces, es solo un determinado conjunto de celdas lo que desea bloquear en una hoja de cálculo. En esos casos, aquí se explica cómo bloquear celdas (específicas) en Hojas de cálculo de Google.
Primero, comience resaltando una celda o rango de celdas que desea proteger. Luego, ve a la Datos > Hojas y rangos protegidos menú para empezar a proteger estas celdas. Vea el ejemplo a continuación para la opción de menú.
Siempre recomiendo darle un nombre a este rango protegido en la barra lateral. Para mi ejemplo, simplemente me referiré a él como Tasa de impuesto. Luego, haga clic en Establecer permisos como puede ver abajo.
Ahora, elige las opciones que deseas aplicar en el siguiente menú que muestro a continuación. lo pondré en «Restringir quién puede editar este rango»y déjelo establecido en «Sólo tu» para este ejemplo inicial.
Otra opción es cambiar la opción desplegable a Personalizado para agregar más colaboradores que puedan editar estos datos. La mayoría no podrá editar las celdas, pero cualquier persona que especifique puede editar el rango seleccionado.
Una de las ventajas de Sheets es la capacidad de permitir algunos celdas para ser modificadas por los usuarios que invite a colaborar. La aplicación de esta configuración garantiza que los colaboradores de confianza puedan aplicar actualizaciones a la hoja de cálculo.
Advertencias suaves para editar celdas
¿Qué pasa si no quieres totalmente restringir la edición de ciertas celdas? Puede mostrar una advertencia antes de que se editen celdas específicas para indicar que celdas específicas son importantes y no se deben cambiar.
Para poner una advertencia en la edición de celdas, siga los mismos pasos descritos anteriormente para comenzar. Pero cuando llegas a la Permisos de edición de rango ventana, marque la Mostrar una advertencia… opción antes de presionar Hecho para agregar la advertencia.
Cada vez que se editen estas celdas, el usuario verá una advertencia como la siguiente, advirtiendo que las celdas no están destinadas a ser editadas.
Este enfoque es diferente de imponer restricciones estrictas a la edición de las celdas de una hoja de cálculo. Es más una advertencia que una restricción real, y es una buena idea cuando desea permitir que los usuarios avanzados realicen ajustes.
Protección de hojas de Google
Ahora que hemos aprendido cómo proteger celdas individuales en una hoja de cálculo de Google, abordemos la práctica de proteger hojas enteras. En este enfoque, toda la hoja está protegida de forma predeterminada y deberá especificar las celdas que se pueden editar.
Para proteger una hoja entera, navegue de nuevo a la Datos > Hojas y rangos protegidos menú. Esta vez, no tiene que seleccionar ninguna celda antes de comenzar. Simplemente haga clic en Sábana, y luego elija la hoja de cálculo para proteger desde el menú desplegable.
Ahora, ha protegido toda la hoja. Los cambios no serán posibles a menos que permita ciertas celdas (más sobre eso en un minuto). Vea la captura de pantalla a continuación para ver un ejemplo de lo que sucederá si alguien intenta realizar cambios en la hoja.
¿Quiere dejar algunas celdas o rangos abiertos para cambios? Aprendamos más al respecto.
Excepciones a las protecciones de hojas
Cuando tiene una hoja de cálculo completa protegida, aún puede permitir que se editen celdas o rangos específicos seleccionados. Si desea proteger la mayor parte de la hoja de cálculo, le recomiendo comenzar protegiendo toda la hoja y luego permitir que se puedan editar algunas celdas.
Volver a la Datos > Hojas y rangos protegidos menú para abrir las opciones. Con la opción Hoja seleccionada, esta vez asegúrese de marcar la Excepto ciertas celdas opción, luego haga clic en
Puede agregar varios rangos haciendo clic en Agregar otro rango. Siga agregando más selecciones de celdas para permitir ediciones y cambios, y haga clic en Establecer permisos cuando termine.
Es fácil agregar estas excepciones si desea permitir algunos cambios en su hoja de cálculo.
Puede administrar todo esto volviendo a ese Datos > Hojas y rangos protegidos menú. Puede agregar, eliminar o ajustar cualquiera de las protecciones de hojas que haya configurado para ajustar esas protecciones de hojas de cálculo.
Recapitular y seguir aprendiendo
Las hojas de cálculo son tan importantes que a veces se vuelve crucial que los datos en ellas se protejan cuidadosamente. Cuando ese sea el caso, piense en las herramientas clave que puede usar para asegurarse de que su hoja de cálculo esté protegida.
Para obtener más tutoriales sobre cómo aprovechar al máximo las Hojas de cálculo de Google, eche un vistazo a algunos de los tutoriales a continuación:
¿Cómo proteges tus hojas de cálculo de Google? ¿Restringe a los usuarios para que no ingresen a la hoja de cálculo o está implementando controles de celda por celda o de hoja por hoja? Házmelo saber en la sección de comentarios a continuación.
