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Cuando llega el momento de enviar su hoja de cálculo de Excel, es importante proteger los datos que está compartiendo. Es posible que desee compartir sus datos, pero eso no significa que otra persona deba cambiarlos.
Las hojas de cálculo suelen contener datos esenciales que el destinatario no debe modificar ni eliminar. Afortunadamente, Excel tiene funciones integradas para proteger sus hojas de cálculo.
En este tutorial, lo ayudaré a asegurarse de que sus libros de trabajo de Excel mantengan la integridad de los datos. Aquí hay tres técnicas clave que aprenderá en este tutorial:
- proteger con contraseña libros completos para evitar que los abran usuarios no autorizados.
- Proteger hojas individuales y la estructura del libro, para evitar la inserción o eliminación de hojas en el libro de trabajo.
- Proteger las célulaspara permitir o rechazar específicamente cambios en celdas clave o fórmulas en sus hojas de cálculo de Excel.
Incluso los usuarios con las mejores intenciones pueden romper accidentalmente una fórmula importante o compleja. Lo mejor que puede hacer es eliminar la opción de cambiar sus hojas de cálculo por completo.
Cómo proteger Excel: celdas, hojas y libros de trabajo (ver y aprender)
En el screencast a continuación, me verá trabajar con varios tipos importantes de protección en Excel. Protegeremos un libro de trabajo completo, una sola hoja de cálculo y más.
¿Quieres un tutorial paso a paso? Echa un vistazo a mis pasos a continuación para descubrir cómo usar estas técnicas. Aprenderá a proteger su libro de trabajo en Excel, así como a proteger hojas de trabajo individuales, celdas y cómo trabajar con configuraciones avanzadas.
Comenzamos con protecciones de hoja de trabajo más amplias, luego trabajamos hasta protecciones específicas más específicas que puede aplicar en Excel. Comencemos a aprender cómo proteger los datos de su hoja de cálculo:
1. Proteger con contraseña un archivo de libro de Excel
Comencemos protegiendo un archivo de Excel completo (o libro de trabajo) con una contraseña para evitar que otros lo abran.
Esto es muy fácil de hacer. Mientras trabaja en Excel, vaya a la Expediente pestaña elige el Información pestaña. Clickea en el Proteger libro de trabajo opción desplegable y elija Cifrar con contraseña.
Como es el caso con cualquier contraseña, elija una combinación fuerte y segura de letras, números y caracteres, teniendo en cuenta que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
Es importante tener en cuenta que Microsoft realmente ha reforzado la seriedad de su protección con contraseña en Excel. En versiones anteriores, había soluciones sencillas para eludir la protección con contraseña de los libros de Excel, pero no en las versiones más nuevas.
En Excel 2013 y posteriores, la implementación de la contraseña evitará que estos métodos tradicionales la eludan. Asegúrese de almacenar sus contraseñas con cuidado y seguridad o corre el riesgo de perder permanentemente el acceso a sus libros de trabajo cruciales.
Libro de Excel – Marcar como final
Si quiere ser un poco menos contundente con sus hojas de cálculo, considere usar el Marcar como final rasgo. Cuando marca un archivo de Excel como la versión final, cambia el archivo a solo lectura y el usuario tendrá que volver a habilitar la edición.
Para cambiar un archivo al modo de solo lectura, vuelva a la Archivo > Información botón, y haga clic en Proteger libro de trabajo otra vez. Haga clic en Marcar como final y confirme que desea marcar el documento como una versión final.
Marcar un archivo como la versión final agregará una advertencia suave en la parte superior del archivo. Cualquier persona que abra el archivo después de haberlo marcado como final verá un aviso advirtiéndole que el archivo está finalizado.
Marcar un archivo como la versión final es una forma menos formal de indicar que un archivo no debe modificarse más. El destinatario todavía tiene la habilidad para hacer clic Editar de todos modos y modificar la hoja de cálculo. Marcar un archivo como la edición final es más como una sugerencia, pero es un gran enfoque si confía en los otros usuarios del archivo.
2. Proteja con contraseña la estructura de su hoja de Excel
A continuación, aprendamos cómo proteger el estructura de un libro de Excel. Esta opción garantizará que no se eliminen, agreguen o reorganicen hojas dentro del libro de trabajo.
Si desea que todos puedan acceder al libro de trabajo, pero limitar los cambios que pueden realizar en un archivo, este es un gran comienzo. Esto protege la estructura del libro de trabajo y limita la forma en que el usuario puede cambiar las hojas dentro de él.
Para activar esta protección, vaya a la Revisar pestaña en la cinta de opciones de Excel y haga clic en Proteger el libro de trabajo.
Una vez activada esta opción, entrará en vigor lo siguiente:
- No se pueden agregar nuevas hojas al libro.
- No se pueden eliminar hojas del libro.
- Las hojas ya no se pueden ocultar o mostrar de la vista del usuario.
- El usuario ya no puede arrastrar y soltar las pestañas de las hojas para reordenarlas en el libro de trabajo.
Por supuesto, los usuarios de confianza pueden recibir la contraseña para desproteger el libro de trabajo y modificarlo. Para desproteger un libro de trabajo, simplemente haga clic en los Proteger libro de trabajo nuevamente e ingrese la contraseña para desproteger el libro de Excel.
3. Cómo proteger celdas en Excel
Ahora, veamos métodos realmente detallados para proteger una hoja de cálculo. Hasta ahora, hemos estado protegiendo con contraseña un libro de trabajo completo o la estructura de un archivo de Excel. En esta sección, profundizamos en cómo proteger sus celdas en Excel con configuraciones específicas que puede aplicar. Cubrimos cómo permitir o bloquear ciertos tipos de cambios en partes de su hoja de cálculo.
Para comenzar, busque Excel Revisar pestaña y haga clic en Hoja de protección. En la ventana emergente, verá un gran conjunto de opciones. Esta ventana le permite ajustar cómo desea proteger las celdas en su hoja de cálculo de Excel. Por ahora, dejemos la configuración por defecto.
Esta opción permite protecciones muy específicas de su hoja de cálculo. De forma predeterminada, las opciones bloquearán casi por completo la hoja de cálculo. Agreguemos una contraseña para que la hoja esté protegida. si presionas OK En este punto, veamos qué sucede cuando intenta cambiar una celda.
Excel arroja un error de que la celda está protegida, que es exactamente lo que queríamos.
Básicamente, esta opción es crucial si desea asegurarse de que otras personas que tienen acceso al archivo no modifiquen su hoja de cálculo. El uso de la función de hoja de protección es una forma de proteger selectivamente la hoja de cálculo.
Para desproteger la hoja, simplemente haga clic en el hoja de protección y vuelva a introducir la contraseña para eliminar las protecciones añadidas a la hoja.
Protecciones Específicas en Excel
Echemos un segundo vistazo a las opciones que se muestran cuando comienza a proteger una hoja en los libros de Excel.
los hoja de protección El menú le permite refinar las opciones para la protección de hojas. Cada uno de los cuadros de este menú le permite al usuario cambiar un poco más dentro de una hoja de trabajo protegida.
Para eliminar una protección, marque la casilla correspondiente en la lista. Por ejemplo, puede permitir que el usuario de la hoja de cálculo dé formato a las celdas marcando la casilla correspondiente.
Aquí hay dos ideas sobre cómo podría permitir que el usuario cambie la hoja de cálculo de forma selectiva:
- Comprobar el Formato de celdas, columnas, y filas casillas para permitir al usuario cambiar la apariencia visual de las celdas sin modificar los datos originales.
- Insertar columnas y filas podría verificarse para que el usuario pueda agregar más datos, mientras protege las celdas originales.
la caja importante dejar marcado es el Proteger la hoja de trabajo y el contenido de las celdas bloqueadas caja. Esto protege los datos dentro de las celdas.
Cuando trabaja con datos financieros cruciales o fórmulas que se utilizarán para tomar decisiones, debe mantener el control de los datos y asegurarse de que no cambien. El uso de este tipo de protecciones dirigidas es una habilidad de Excel importante que debe dominar.
Recapitular y seguir aprendiendo más sobre Excel
Bloquear una hoja de cálculo antes de enviarla es fundamental para proteger sus datos valiosos y asegurarse de que no se utilicen de forma indebida. Los consejos que compartí en este tutorial lo ayudan a mantener el control de esos datos incluso después de que su hoja de cálculo de Excel se reenvía y comparte.
Todos estos consejos son herramientas y pasos adicionales para convertirse en un usuario avanzado de Excel. Proteger sus libros de trabajo es una habilidad específica, pero hay muchas maneras de mejorar su rendimiento. Como siempre, hay espacio para aumentar aún más sus habilidades en Excel. Aquí hay algunos tutoriales útiles de Excel con habilidades importantes para dominar a continuación:
¿Cómo protege sus datos comerciales importantes cuando los comparte? Déjame saber en la sección de comentarios si usas estas herramientas de protección u otras que quizás no conozca.
