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Cómo organizar mejor los archivos, carpetas y documentos de su computadora

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Si estás leyendo esto, es muy probable que tu computadora sea un desastre. Tienes archivos por todo el escritorio, un Descargas carpeta llena de instaladores de aplicaciones de hace dos años, y quién sabe dónde está el archivo que Jason de Billings necesitaba ayer. Veamos cómo solucionarlo.

Ahora, antes de sumergirnos, debemos abordar el mayor problema con cualquier sistema de organización de archivos: usted. No tiene sentido configurar un sistema de archivos intrincado en el que cada carpeta esté codificada por colores, etiquetada y referenciada con todas las demás carpetas. Durará unos tres minutos.

Su primera prioridad, entonces, es implementar un sistema al que realmente pueda adherirse. Quiero que vayas y busques en tu armario; si todo está bien organizado, genial, puedes comenzar con las cosas avanzadas. Por otro lado, si ni siquiera puedes mantener tus camisas y calcetines separados, entonces debes comenzar con una configuración realmente simple a la que puedas apegarte. Recuerde, como con cualquier objetivo, y tenemos una guía completa para establecer objetivos que debe consultar, la consistencia es lo más importante. Puede agregar más complejidad más adelante.

Con eso fuera del camino, ¿estás listo para aprender a organizar carpetas? Empecemos.

Cómo organizar archivos de computadora: decidir una estructura

Hay tres formas principales de estructurar su sistema de archivos: basado en proyectos o clientes, basado en fechas y basado en tipos de archivos. Hay ventajas y desventajas para cada método de organización de carpetas y puede usar una combinación, por ejemplo, agrupar todo por proyecto pero dentro de cada proyecto agrupando cosas por tipo de archivo o agrupando todo por año pero dentro de cada año agrupándolo por cliente.

Veamos cada forma de organizar archivos de computadora. Debe elegir el método que mejor se adapte a su flujo de trabajo y ceñirse a él.

1. Sistema de organización de archivos basado en proyectos o clientes

una estructura de archivos basada en proyectosuna estructura de archivos basada en proyectos

Una estructura basada en proyectos o clientes es quizás la más sencilla de seguir. Cada proyecto o cliente (la forma en que divides las cosas realmente depende del tipo de trabajo que hagas) tiene su propia carpeta dedicada. Dentro de cada carpeta de proyecto o cliente, guardas todos los archivos y documentos relevantes.

Lo que hace que un proyecto o cliente funcione tan bien es que no tiene cerebro. Si el archivo A tiene que ver con el cliente X, va a la carpeta X. Si el archivo B tiene que ver con el cliente Y, sorprendentemente, va a la carpeta Y.

Si tiene varios proyectos para los mismos clientes, puede asignar a cada proyecto su propia carpeta de nivel superior o tener carpetas de proyectos individuales dentro de cada carpeta de cliente.

Cuando un sistema de archivos basado en proyectos o clientes comienza a desmoronarse es cuando se trata de muchos archivos generales que tienen que ver con varios proyectos o con la organización en su conjunto. Puede eliminar una carpeta de archivos de proyecto «General», pero eso puede crear rápidamente más problemas de los que resuelve. Del mismo modo, los archivos duplicados casi nunca son la respuesta.

La otra vez que puede tener dificultades con la configuración de un proyecto o cliente es cuando hay muchos archivos diferentes, por lo que cada carpeta es un desastre total. La solución allí es usar una de las dos configuraciones siguientes dentro de las carpetas de su proyecto o cliente.

En general, recomendaría ir con un proyecto o cliente configurado de forma predeterminada. Es muy fácil de seguir y le dará a su computadora un poco de la organización que tanto necesita. Incluso si cada proyecto o carpeta de cliente está un poco desordenado, las cosas serán mucho mejores de lo que eran.

2. Sistema de organización de archivos basado en fechas

una estructura basada en fechasuna estructura basada en fechasuna estructura basada en fechas

Con una estructura basada en fechas, normalmente tiene una carpeta para cada año con una subcarpeta para cada mes. Dependiendo de la cantidad de archivos con los que trabaje, también puede tener más subcarpetas para cada semana, aunque probablemente sea demasiado.

Lo bueno de una estructura basada en fechas es que hace que sea muy fácil encontrar archivos de un período determinado, por ejemplo, para ver las finanzas del año pasado para enero.

Una estructura basada en fechas es óptima cuando realiza las mismas tareas o trabaja con archivos similares de manera regular. Si recibe informes financieros o de marketing semanales que son el mismo documento solo que con números diferentes, entonces es ideal. Realmente no puede agrupar ese tipo de archivos por proyecto, ya que rápidamente tendrá 200 informes en cada carpeta, y todo es el mismo proyecto de todos modos, por lo que está de vuelta al punto de partida.

Los problemas de una estructura basada en fechas están relacionados con sus fortalezas. A menos que tenga una gran cantidad de archivos similares, entonces es excesivo y no se molestará en quedarse con él. Además, no funciona muy bien si está trabajando en el mismo archivo durante un período de tiempo prolongado. ¿Dejas la presentación de marketing en la carpeta del mes en que se creó? ¿El mes en que lo terminaste? ¿En qué mes lo usaste por última vez?

Piensa en qué tipo de trabajo haces. Probablemente será muy obvio si un sistema basado en fechas es adecuado para usted o no.

3. Sistema de organización de archivos basado en tipos de archivo

Un sistema basado en el tipo de archivo agrupa todo en carpetas según el tipo de archivo que sea. Esto no tiene que ser estrictamente por tipo de archivo de computadora, sino que puede usar carpetas con nombres como:

  • márketing
  • presentaciones
  • finanzas
  • y similares

Dentro de cada carpeta, pones todos los archivos de ese tipo.

Las estructuras basadas en tipos de archivos normalmente no funcionan muy bien como estructura de nivel superior, a menos que solo trabaje para una empresa, o para usted mismo, y no tenga que manejar demasiados archivos. De hecho, uso uno ya que mi trabajo se agrupa en gran medida en escribir, fotografiar y facturar.

Para la mayoría de las personas, una estructura basada en el tipo de archivo funciona mejor cuando se encuentra dentro de una estructura basada en un cliente, un proyecto o una fecha. Si las carpetas de sus clientes se están desordenando, agregar subcarpetas basadas en el tipo de archivo es una excelente manera de resolver las cosas.

De nuevo, piensa en qué tipo de trabajo haces. Si se trata de algunas cosas una y otra vez, entonces un método de tipo de archivo para organizar carpetas podría ser adecuado para usted. De lo contrario, siga usándolo para las subcarpetas.

Uno es ninguno y dos es uno: copias de seguridad

Ahora que ha decidido cómo va a organizar sus archivos y carpetas, tenemos que hablar de algo muy importante: las copias de seguridad. Los discos duros pueden fallar, y fallan. Puede entrar a su oficina una mañana, escuchar un crujido extraño en su PC y nunca más poder acceder a los archivos que contiene. O puede que le arrebaten su computadora portátil de la mano en una plataforma de tren mientras toma un sorbo de su café de la mañana. Tener tus archivos bien organizados no es suficiente, necesitas mantenerlos seguros.

Tenemos una guía completa sobre cómo crear un plan de copia de seguridad infalible, así como artículos específicos sobre cómo hacer una copia de seguridad de su PC o Mac, usando Time Machine, así que consulte esos artículos para obtener instrucciones específicas. Sólo voy a dar una visión general aquí.

Cuando se trata de buenas copias de seguridad, necesita varias capas de seguridad. Está muy bien hacer una copia de seguridad de su computadora en un disco duro externo, pero ¿qué sucede si su casa se incendia con su computadora y la unidad de respaldo adentro? Todos sus datos se han ido. Aquí es donde entran las copias de seguridad externas y las copias de seguridad en la nube.

Mi sistema preferido es mantener todos mis archivos importantes en mi Dropbox, aunque también puedes usar Google Drive o Microsoft OneDrive, para que tan pronto como los guarde, se guarden en la nube. Esta no es una verdadera copia de seguridad ya que no hay control de versiones y opciones de recuperación limitadas, pero es una gran primera capa. Si tiene una conexión a Internet rápida, la política corporativa lo permite y no trabaja con terabytes de datos, entonces simplemente mantener todos los archivos en los que trabaja en un servicio en la nube es una excelente manera de mantenerlos seguros. También tiene la ventaja de hacer que sus archivos sean accesibles desde cualquier lugar.

Además de usar Dropbox para mantener mis datos seguros, también uso un servicio de respaldo en la nube dedicado. Te recomiendo que eches un vistazo a Backblaze. Esto no solo significa que tengo dos copias externas de todos mis archivos, sino que también tengo la opción de restaurar versiones anteriores y restaurar todo si es necesario.

Finalmente, cuando estoy haciendo algo en lo que existe la posibilidad de que pierda una gran cantidad de datos, como actualizar mi computadora, creo una copia de seguridad local para poder restaurar cosas rápidamente sin tener que esperar a que se descarguen de Internet.

No es necesario que copie mi plan de copia de seguridad exacto, pero realmente debería tener una copia de seguridad automática externa de todos sus archivos importantes. Si no lo hace, corre el riesgo de perder todos sus datos.

Mejores prácticas para organizar archivos de computadora

Como subrayé al principio de este artículo, lo más importante acerca de la creación de una estructura de archivos organizada es que te ciñas a ella. Estas son algunas de las mejores prácticas para hacer precisamente eso y también usar su nueva y ordenada configuración.

  • Saltar el escritorio. Nunca almacene archivos en su escritorio. Simplemente se ve desordenado y desordenado. Está bien arrastrar un archivo desde una llave USB a su escritorio, pero luego debe archivarse de inmediato.
  • Saltar descargas. No permita que los archivos permanezcan en su carpeta de Descargas. Archívelos donde pertenecen o elimínelos.
  • Archiva las cosas inmediatamente. Si esperas a archivar las cosas, se te irán de las manos. Tan pronto como cree o reciba un archivo, colóquelo en el lugar adecuado.
  • Ordenar todo una vez por semana. Dicho esto, ya sea todos los lunes por la mañana o los viernes por la noche, revise los archivos en los que ha trabajado esa semana y asegúrese de que estén en el lugar correcto. Ordene las cosas, elimine los archivos innecesarios y, en general, evite que las cosas se ensucien antes de que se vuelvan demasiado malas. Si usa una Mac, hay aplicaciones como Hazel que pueden automatizarlo por usted.
  • Usa nombres descriptivos. Cuando esté nombrando sus archivos, asígneles nombres descriptivos. El “plan de marketing” es malo. “Plan de Marketing – Cliente X – Enero” es mucho mejor.
  • La búsqueda es poderosa. La función de búsqueda dentro de los sistemas operativos modernos es realmente poderosa. Si no puede encontrar un archivo buscando, intente buscarlo. Si ha nombrado sus archivos y carpetas correctamente, será fácil de encontrar.
  • No uses demasiadas carpetas.. Tener demasiadas carpetas anidadas se vuelve molesto. Cada carpeta debe tener un mínimo de unos 10 archivos. Si solo tiene dos o tres archivos en cada carpeta, debe reconsiderar su estructura.
  • Quedarse con eso. No te rindas después de unos días. Siempre lleva un poco de tiempo adaptarse a algo nuevo. Comprométete a usar tu estructura de archivos durante un par de semanas antes de desecharla.
  • sigue ajustando. Los sistemas de arriba hacia abajo son estúpidos; rara vez funcionan. Comience con una de las estructuras que recomiendo y luego modifíquela sobre la marcha. Adáptelo a su flujo de trabajo en lugar de intentar forzar su flujo de trabajo para que se adapte a una estructura de archivos rígida.

Terminando

Una computadora organizada es mucho más agradable de usar. Si sabe dónde se almacena cada archivo, ya no es una pesadilla cuando alguien viene y le pide tal o cual archivo de hace dos años; está en una carpeta y subcarpeta llamada 2016 > Materiales de marketing o similar.

Y una vez que haya implementado un sistema de organización de archivos, realmente no es tan difícil cumplirlo. Solo tómese unas horas una tarde para configurarlo y estará listo para comenzar.

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