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Cada día se envían más de 144.800 millones de correos electrónicos comerciales, según estadísticas recientes publicadas en Mashable. Eso ni siquiera incluye los más de 55 mil millones de correos electrónicos personales que se envían cada día.
El correo electrónico es una parte importante de la forma en que hacemos negocios y nuestras vidas. Sin embargo, pocas personas conocen la forma correcta de iniciar y finalizar un correo electrónico comercial profesional para obtener los mejores resultados.
En este tutorial, le mostraré la mejor manera de iniciar y finalizar un correo electrónico comercial profesional. También explicaré el estilo de correo electrónico y discutiré la importancia de identificar a su público objetivo.
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1. Conozca a su público objetivo
Antes de que pueda escribir un comienzo y un final efectivos para su correo electrónico, identifique el público objetivo de su correo electrónico. Un público objetivo es a quién intenta llegar con su correo electrónico. Puede ser un individuo específico o un grupo de personas.
Por ejemplo, un desarrollador web que escribe un correo electrónico comercial a una empresa para ver si necesita un trabajo de desarrollo web tiene una audiencia objetivo del gerente de contratación. Por el contrario, un correo electrónico escrito a su amigo para ver si hay vacantes para un desarrollador web en la empresa donde trabaja tiene un público objetivo de su amigo.
Es importante saber a quién intenta llegar con su correo electrónico. Su público objetivo afecta su estilo de escritura de correo electrónico, incluido el comienzo y el final de su correo electrónico. Estas son las dos distinciones de público objetivo de correo electrónico más comunes:
- audiencia conocida versus audiencia desconocida
- individuo versus grupo
Audiencia conocida vs. Audiencia desconocida
Es una buena idea aprender todo lo que pueda sobre su público objetivo. Si puede, envíe su correo electrónico a alguien que conozca dentro de la organización comercial a la que está escribiendo.
Si no conoce a nadie en la organización, trate de averiguar el nombre y el cargo de la persona a la que le escribe y utilícelos en el correo electrónico. Es más probable que las personas respondan cuando se les aborda directamente.
Hay momentos en los que puede necesitar enviar un correo electrónico a una audiencia desconocida. Por ejemplo, puede estar respondiendo a un anuncio para un trabajo independiente y el anuncio no incluye el nombre de una persona. A pesar de su mejor investigación sobre la empresa, no puede averiguar a quién dirigir el correo electrónico. En estos casos, generalmente es mejor comenzar su correo electrónico con una apertura genérica, pero amigable, como «Hola».
Evite «To Whom It May Concern», que suena demasiado rígido y formal.
Su audiencia también afecta el estilo y el tono de su correo electrónico. Un correo electrónico comercial profesional que envíe a un amigo puede ser menos formal y más personal que un correo electrónico comercial que envíe a alguien que apenas conoce o que nunca conoció.
Individual vs. Grupo
Siempre que sea posible, dirija su correo electrónico a una persona. Pero hay algunas situaciones comerciales en las que es posible que deba enviar un correo electrónico grupal. Estos son solo algunos ejemplos:
- correo electrónico a un grupo de clientes sobre cambios en su servicio
- boletín informativo por correo electrónico que promociona su negocio a los suscriptores interesados
- enviar un correo electrónico a un equipo profesional con el que está trabajando
Estoy seguro de que puede pensar en otros ejemplos que se aplican a su propio negocio.
Si está enviando un correo electrónico a un grupo, es una buena idea imaginar las características comunes del grupo. Eso puede ayudarlo a decidir cómo dirigir su correo electrónico y qué tono usar.
Por ejemplo, un correo electrónico enviado a un grupo de abogados sería más formal que un correo electrónico enviado a un grupo de estudiantes universitarios.
2. Elija un estilo de correo electrónico formal o informal
El estilo que usa para escribir su correo electrónico afecta la eficacia de su correo electrónico. Además, el inicio y el final de su correo electrónico serán diferentes según el estilo que elija.
Hay tres cosas que debe saber sobre el estilo de correo electrónico:
- Cuándo usar un estilo formal.
- Cuándo usar un estilo informal.
- Cuida tu tono.
Echemos un vistazo a cada problema de estilo de correo electrónico.
Estilo de correo electrónico formal
Hace años, todos los correos electrónicos comerciales profesionales se enviaban con un estilo formal. Es posible que le hayan enseñado a usar un estilo formal para escribir todos sus correos electrónicos comerciales.
El principal problema con muchos saludos formales por correo electrónico es que suenan rígidos.
Preste atención a las convenciones en la organización a la que está escribiendo. Hoy en día, muchas organizaciones prefieren un estilo de correo electrónico casual e informal, incluso para los correos electrónicos comerciales profesionales.
Estilo de correo electrónico informal
Si bien un estilo de correo electrónico formal funciona con muchas empresas, algunas empresas prefieren un tono menos formal. Aquí hay algunas señales de que es apropiado usar un lenguaje menos formal en su correo electrónico:
- Todos los correos electrónicos que recibe de personas de la organización son menos formales. Preste especial atención a cómo se escriben los correos electrónicos de quienes tienen autoridad, como los correos electrónicos de su jefe.
- El destinatario te indica que seas menos formal. Por ejemplo, si dirige su correo electrónico a «Estimado Sr. Brown» y él responde «El Sr. Brown es mi padre, llámeme Bob», entonces adopte un tono menos formal.
- Conoces bien al destinatario. Si le escribes a un amigo o colega que conoces bien, usa su nombre de pila. Dirigir el correo electrónico con un título como Sra. o Sr. puede parecer incómodo o desagradable.
Cuida tu tono
Uno de los mayores problemas con los correos electrónicos es que el destinatario no puede ver su lenguaje corporal. Esto puede causar malentendidos.
Por ejemplo, solía escribir lo que pensaba que eran correos electrónicos profesionales. Fui directo al punto después de dirigirme al destinatario y solo abordé el tema que quería cubrir. Me sorprendió cuando uno de mis clientes me respondió y me preguntó por qué estaba siendo tan hostil en mis correos electrónicos. Tuve que repensar la forma en que escribía los correos electrónicos.
Para los correos electrónicos a ese cliente, agregué una oración más amigable al comienzo de cada correo electrónico, como:
- Espero que tu día esté yendo genial.
- Confío en que tu semana haya tenido un buen comienzo.
- Estoy emocionada de conectarme contigo nuevamente.
Lo que resultó en una respuesta positiva. Sin embargo, tenga en cuenta que debe evitar frases iniciales que se sientan demasiado rígidas, como:
- Espero que este correo electronico te encuentre bien.
- Por favor sepa que…
- Este correo electrónico se refiere…
El objetivo es conectarse con el destinatario antes de saltar al tema de su correo electrónico.
3. Comienzos perfectos del correo electrónico
¿Cómo iniciar un correo electrónico comercial? El comienzo de su correo electrónico es lo primero que ve un destinatario. Un buen comienzo significa que dejas una buena impresión. Un mal comienzo de correo electrónico podría significar que el correo electrónico de su empresa vaya directamente a la papelera.
Estos son los tres elementos de un buen comienzo de correo electrónico:
- línea de asunto
- saludo
- la primera oración
Veamos cada elemento.
Línea de asunto
La mayoría de los destinatarios de correo electrónico escanean las líneas de asunto en su bandeja de entrada de correo electrónico para decidir qué correos electrónicos son importantes y cuáles pueden tratarse más tarde o eliminarse. Si desea que se lea su correo electrónico comercial profesional, una buena línea de asunto del correo electrónico es vital.
David Masters tiene excelentes consejos sobre cómo crear líneas de asunto de correo electrónico de alto rendimiento:
Correo de propaganda
Cómo escribir excelentes líneas de asunto para sus correos electrónicos de marketing
David Maestros
Masters señala que las buenas líneas de asunto de los correos electrónicos son relevantes para la audiencia, específicas siempre que sea posible y personalizadas. Además, las líneas de asunto de los correos electrónicos que se esfuerzan demasiado por captar la atención del lector, a menudo fallan. Los signos de exclamación no equivalen a tasas de apertura más altas. Y nunca envíe un correo electrónico con una línea de asunto en blanco. Muchos sistemas de correo electrónico clasifican los mensajes con líneas en blanco en la carpeta Spam.
Saludo
El saludo de un correo electrónico es a quién se dirige el correo electrónico. En correos electrónicos más formales, suele estar precedido por la palabra «Estimado».
Algunos ejemplos de aperturas de correos electrónicos comerciales formales incluyen:
- estimado señor
- querida señora
- Estimado Sr. Brown
- Estimada Sra. López
- A quien le interese
- Estimado Dr. Smith
«Estimado señor» y «Estimada señora» usados solos pueden ser ofensivos si no sabe si le está escribiendo a un hombre o a una mujer. Además, tenga en cuenta que el uso de Sir y Madam supone un enfoque binario del género. Si no está seguro del sexo de la(s) persona(s) a la(s) que está escribiendo, es mejor un enfoque más general. Intente usar el grupo del que forma parte la persona en la dirección. Por ejemplo:
- Estimado cliente de la empresa XYZ
- Estimado miembro del Club ABC
- Estimado empleado
«Hola», aunque es menos formal, también es menos probable que ofenda y es una buena manera de comenzar un correo electrónico cuando no sabe el nombre del destinatario.
Cuando le escriba a alguien que esté en una posición de autoridad o sea mayor que usted, comience el correo electrónico con «Estimado Sr. Jones», «Estimada Sra. López», si conoce su género. Si no sabe su género, intente usar su título. «Estimado Dr. Smith» o «Estimado profesor Smith» sería una forma respetuosa para que un estudiante inicie un correo electrónico a un profesor universitario.
Si se sabe poco sobre la persona (incluido el género), es aceptable usar el nombre y apellido de la persona. Pruebe «Estimado Marti Smith», por ejemplo (donde Marti es el nombre de pila de la persona). Evite usar “señorita” o “señora”. Ya que el estado civil no suele ser relevante.
Cuando use el nombre o apellido de una persona, siempre verifique dos veces la ortografía del nombre. Un nombre mal escrito deja una mala impresión.
Si la organización fomenta los correos electrónicos menos formales, podría ser apropiado comenzar un correo electrónico con un simple «Hola». Si conoce el nombre de pila de la persona, inclúyalo. Por ejemplo, «Hola Juan».
Sin embargo, tenga cuidado. Si bien los saludos informales se perciben como más amigables, puede ser demasiado informal. Si no está seguro, es mejor ser un poco demasiado formal con su saludo por correo electrónico.
Existe la posibilidad de ser demasiado informal con un correo electrónico comercial. La mayoría de los expertos están de acuerdo en que las abreviaturas de mensajes de texto nunca son una buena manera de comenzar o finalizar un correo electrónico comercial. Estos son algunos ejemplos de saludos de mensajes de texto que no debe usar en un correo electrónico comercial profesional:
- Oye
- yo
- Sup o Whassup
- ? (Abriendo un correo electrónico con un signo de interrogación)
Primera oracion
La primera oración de un correo electrónico determina si el destinatario continuará leyendo. Una buena primera oración es cómo iniciar un correo electrónico profesional. No puedo comenzar a decirles cuántos correos electrónicos he eliminado porque la primera línea me dijo que la persona no tenía por qué escribirme.
Aquí hay algunos ejemplos de malas líneas iniciales y cómo solucionarlas:
- «No me conoces, pero…» Señalar que no te conozco es innecesario. Ve al grano en su lugar. “Le escribo hoy para invitarlo a la reunión anual de la compañía el 5 de julio”.
- «Mi nombre es Lisa López y soy…» Comenzar un correo electrónico de esta manera hace que el correo electrónico sea sobre ti. Intente hacer una pregunta de interés para el lector en su lugar. «¿Sabías que el 50% de todos los estadounidenses no tienen ahorros para la jubilación?» Preséntate después de haber captado la atención del lector.
Cuando le escribas a alguien que no conoces pero con quien tienes una conexión, haz referencia a esa conexión. Por ejemplo, podría decir: «Disfruté su presentación sobre usabilidad en la conferencia del mes pasado». [organization name] reunión” o “Leí su artículo reciente sobre [subject] en la publicación XYZ.”
Precaución, no finjas que hay una conexión cuando no la hay. Si no asistió a la presentación del destinatario o no leyó su artículo, será fácil para ellos descubrirlo. Como escritor, a menudo recibo correos electrónicos de personas que afirman haber leído mi artículo, pero una discusión posterior con ellos deja en claro que solo miraron el título.
4. Cómo finalizar un correo electrónico
¿Alguna vez llegó al final de un correo electrónico y se sintió inseguro acerca de cómo terminarlo? No estás solo. El cierre de un correo electrónico también es importante. Esa es una de las razones por las que Envato Market tiene docenas de profesionales…
