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Cómo hacer y usar tablas en Microsoft Excel (como un profesional)

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Mesas podría ser la mejor característica de Excel que aún no está utilizando. Es rápido crear una tabla en Excel. Con solo un par de clics (o un solo atajo de teclado), puede convertir sus datos planos en una tabla de datos con una serie de beneficios.

Las ventajas de una tabla de Excel incluyen todas las siguientes:

  • Estilos rápidos. Agregue color, filas con bandas y estilos de encabezado con solo un clic para diseñar sus datos.
  • Nombres de tablas. Asigne un nombre a una tabla para que sea más fácil hacer referencia en otras fórmulas.
  • Fórmulas más limpias. Sobresalir Las fórmulas son mucho más fáciles de leer y escribir cuando se trabaja en tablas.
  • Expansión automática. Agregue una nueva fila o columna a sus datos y la tabla de Excel se actualizará automáticamente para incluir las nuevas celdas.
  • Filtros y subtotales. Agregue automáticamente botones de filtro y subtotales que se adaptan a medida que filtra sus datos.

En este tutorial, te enseñaré a usar tablas (también llamadas tablas de datos) en Microsoft Excel. Descubrirá cómo usar todas estas funciones y dominará el trabajo con tablas de datos. Comencemos a aprender todo sobre las tablas de MS Excel.

¿Qué es una tabla en Microsoft Excel?

Una tabla es una característica poderosa para agrupar sus datos en Excel. Piense en una tabla como un conjunto específico de filas y columnas en una hoja de cálculo. Puede tener varias tablas en la misma hoja.

Puede pensar que sus datos en una hoja de cálculo de Excel ya están en una tabla, simplemente porque están en filas y columnas y todo junto. Sin embargo, sus datos no están en una verdadera «tabla» a menos que haya utilizado la función específica de tabla de datos de Excel.

Convirtió sus datos a una tabla de ExcelConvirtió sus datos a una tabla de Excel
Los datos planos de la hoja de cálculo de la izquierda se han convertido en una tabla en el ejemplo de la derecha.

En la captura de pantalla anterior, convertí un conjunto estándar de datos en una tabla en Excel. El cambio obvio es que se diseñaron los datos, pero hay mucho poder dentro de esta función.

Las tablas facilitan el trabajo con datos en Microsoft Excel y no hay ninguna razón real para no usarlas. Aprendamos cómo convertir sus datos en tablas y aprovechar los beneficios.

Cómo hacer una tabla en Excel rápidamente (ver y aprender)

El screencast a continuación es una visita guiada para convertir sus datos planos en una tabla de Excel. Le enseñaré el método abreviado de teclado, así como la opción de un clic para convertir sus datos en tablas. Luego, aprenderá a usar todas las funciones que hacen que las tablas de MS Excel sean tan poderosas.


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Si desea obtener más información, siga leyendo el tutorial a continuación para obtener una guía ilustrada de las tablas de Excel.

Para seguir este tutorial, puede utilizar el Data de muestra He incluido de forma gratuita en este tutorial. Es una hoja de cálculo simple con datos de ejemplo que puede usar para convertir a una tabla en Excel.

Cómo convertir datos a una tabla en Excel

Aquí se explica cómo crear rápidamente una tabla en Excel:

Comience haciendo clic dentro de un conjunto de datos en su hoja de cálculo. Puede hacer clic en cualquier parte de un conjunto de datos antes de convertirlo en una tabla.

Ahora, tiene dos opciones para convertir sus datos planos y ordinarios en una tabla:

  1. Usa el atajo de teclado, Control + T para convertir sus datos en una tabla.
  2. Asegúrate de estar trabajando en el Casa pestaña en la cinta de opciones de Excel y haga clic en Formatear como tabla y elija un estilo (tema) para convertir sus datos en una tabla.

En cualquier caso, recibirá este menú emergente que le pedirá que confirme la configuración de la mesa:

Formatear como menú de tabla en ExcelFormatear como menú de tabla en ExcelFormatear como menú de tabla en Excel
Formatear como menú de tabla en Excel.

Confirme dos configuraciones en este menú:

  • Asegúrate de que todos tus datos estén seleccionados. Verá el cuadro verde de hormigas marchando alrededor de las celdas que se incluirán en su tabla.
  • Si sus datos tienen encabezados (títulos en la parte superior de la columna), deje el Mi tabla tiene encabezados casilla marcada.

Recomiendo encarecidamente adoptar el método abreviado de teclado (Ctrl+T) para crear tablas rápidamente. Cuando aprende los métodos abreviados de teclado de Excel, es mucho más probable que use la función y la adopte en su propio trabajo.

Ahora que ha convertido sus datos ordinarios en una tabla, es hora de usar el poder de la función. Aprendamos más:

Cómo usar estilos de tabla en Excel

Las tablas facilitan el estilo de sus datos. En lugar de dedicar tiempo a resaltar sus datos, aplicar colores de fondo y ajustar estilos de celdas individuales, las tablas ofrecen estilos con un solo clic.

Una vez que haya convertido sus datos en una tabla, haga clic dentro de ella. Una nueva opción de cinta de Excel llamada Herramientas de tabla > Diseño aparece en la cinta.

Haga clic en esta opción de cinta y busque el Estilos de tabla desplegable. Haga clic en una de estas miniaturas de estilo para aplicar el esquema de color seleccionado a sus datos.

Cómo usar estilos de tabla en ExcelCómo usar estilos de tabla en ExcelCómo usar estilos de tabla en Excel
Con una tabla seleccionada, elija la Diseño pestaña en la cinta de opciones de Excel y elija el Estilos de tabla menú desplegable para agregar algo de estilo a sus datos.

En lugar de dedicar tiempo a diseñar manualmente los datos, puede usar una tabla para limpiar el aspecto de sus datos. Si solo usa tablas para aplicar estilos rápidos, sigue siendo una gran característica. Pero hay más que puede hacer con las tablas de Excel:

Cómo aplicar nombres de tablas

Una de mis características favoritas de la mesa es la capacidad de agregar un nombre a una mesa Esto facilita la referencia a los datos de la tabla en fórmulas.

Haga clic dentro de la tabla para seleccionarla. Luego, haga clic en el Diseño pestaña en la cinta de opciones de Excel. En el lado izquierdo de este menú, busque el Nombre de la tabla cuadro y escriba un nuevo nombre para su mesa. Asegúrese de que sea una sola palabra (no se permiten espacios en los nombres de las tablas).

Nombre de la tabla en MS ExcelNombre de la tabla en MS ExcelNombre de la tabla en MS Excel
Con una tabla seleccionada, haga clic en el Diseño pestaña y asígnele un nombre en el lado izquierdo de la cinta.

Ahora, puede usar el nombre de la tabla cuando escriba sus fórmulas. En la siguiente captura de pantalla de ejemplo, puede ver que apunté una nueva tabla dinámica a la tabla que creamos en el paso anterior. En lugar de escribir las referencias de las celdas, simplemente escribí el nombre de la tabla.

Nombre de tabla en tabla dinámica de Excel Nombre de tabla en tabla dinámica de Excel Nombre de tabla en tabla dinámica de Excel
Una vez que asigne un nombre a sus tablas, puede simplemente escribir esos nombres de tabla en sus fórmulas y referencias.

Lo mejor de todo es que si la tabla cambia con nuevas filas o columnas, estas referencias también son lo suficientemente inteligentes como para actualizarse.

Los nombres de las tablas son imprescindibles cuando crea libros de Excel grandes y sólidos. Es un paso de mantenimiento que garantiza que sepa a dónde apuntan las referencias de su celda.

Cómo hacer fórmulas de Excel más limpias

Cuando escribe una fórmula en una tabla, la fórmula es más legible y limpia para revisar que las fórmulas estándar de Excel.

En el siguiente ejemplo, estoy escribiendo una fórmula para dividir el Cantidad cobrada por el Horas Pasadas para calcular un Tarifa por hora. Tenga en cuenta que la fórmula que genera Excel no es «E2/D2», sino que incluye los nombres de las columnas.

Fórmula en la tabla de ExcelFórmula en la tabla de ExcelFórmula en la tabla de Excel
Excel genera una fórmula más simple cuando se trabaja en una tabla.

Una vez que presione Intro, la tabla de Excel bajará la fórmula a todas las filas de la tabla. Prefiero las fórmulas que generan las tablas al crear cálculos. No solo son más limpios, sino que no tiene que extraer la fórmula manualmente.

Función de tabla de Excel que ahorra tiempo: expansión automática

Las tablas pueden evolucionar con el tiempo para incluir nuevas columnas o filas. Cuando agrega nuevos datos a sus tablas, se actualizan automáticamente para incluir las nuevas columnas o filas.

En el siguiente ejemplo, puede ver un ejemplo de lo que quiero decir. Una vez que agrego una nueva columna en la columna G y presiono Intro, la tabla se expande automáticamente y todos los estilos también se retiran. Esto significa que la tabla se ha ampliado para incluir estas nuevas columnas.

Expandir columnas en tablas de ExcelExpandir columnas en tablas de ExcelExpandir columnas en tablas de Excel
Agregar una nueva columna adyacente expandirá la tabla de Excel para incluirla.

La mejor parte de esta función es que cuando hace referencia a tablas en otras fórmulas, también incluirá automáticamente las nuevas filas y columnas. Por ejemplo, una tabla dinámica vinculada a una tabla de datos de Excel se actualizará con las nuevas columnas y filas cuando se actualice.

Cómo usar filtros de tablas de Excel

Cuando convierte datos a una tabla en Excel, puede notar que los botones de filtro aparecen en la parte superior de cada columna. Estos le brindan una manera fácil de restringir los datos que aparecen en la hoja de cálculo. Haga clic en la flecha desplegable para abrir el cuadro de filtrado.

Puede marcar las casillas de los datos que desea eliminar o desmarcar una casilla para eliminarla de la vista de tabla.

Filtrar en tablas en ExcelFiltrar en tablas en ExcelFiltrar en tablas en Excel
Las tablas de Excel automáticamente tienen botones de filtrado para cada columna.

Nuevamente, esta es una característica que hace que valga la pena usar tablas de Excel. Puede agregar filtrado sin usar tablas, claro, pero con tantas funciones, tiene sentido convertir a tablas en su lugar.

Cómo aplicar subtotales rápidamente

Los subtotales son otra gran característica que hace que valga la pena usar las tablas. Active los totales desde la cinta haciendo clic en Fila total.

Fila total en la tabla de ExcelFila total en la tabla de ExcelFila total en la tabla de Excel
Active una fila total desde la cinta para usar subtotales en tablas de Excel.

Ahora, la parte inferior de cada columna tiene una opción desplegable para agregar un total u otra fórmula matemática. En la última fila, haga clic en la flecha desplegable para elegir un promedio, un total, un conteo u otra fórmula matemática.

Menú desplegable total en la tabla de ExcelMenú desplegable total en la tabla de ExcelMenú desplegable total en la tabla de Excel

Con esta característica, una tabla se convierte en una herramienta de informes y análisis. Los subtotales y otras cifras en la parte inferior de la tabla lo ayudarán a comprender mejor sus datos.

Estos subtotales también se adaptarán si usa filtros. Por ejemplo, si filtra por un solo cliente, los totales se actualizarán para mostrarse solo para ese único cliente.

Recapitular y seguir aprendiendo más sobre Excel

No importa cuánto tiempo dedique a aprender Excel, siempre hay más que aprender y mejores formas de usarlo para controlar sus datos. Consulte estos tutoriales de Excel para seguir aprendiendo habilidades útiles con las hojas de cálculo:

Si no ha estado usando tablas, ¿va a comenzar a usarlas después de este tutorial? Házmelo saber en la sección de comentarios a continuación.

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