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Cómo hacer un excelente plan de capacitación para empleados (pequeñas empresas)

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Si ha estado en el negocio por un tiempo, estoy seguro de que ha escuchado el dicho: «Eres tan bueno como las personas que contratas».

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¿Está listo para crear un programa de capacitación para su pequeña empresa? (fuente de la foto)

En otro tutorial de esta serie sobre recursos humanos para pequeñas empresas, cubrí el proceso de contratación de empleados. Pero contratar buenas personas no es suficiente por sí solo. También hay que darles a esas personas el apoyo para que desarrollen sus habilidades y hagan su mejor trabajo. Ahí es donde entra la formación.

Sin embargo, aquí está el problema: debido a los recursos limitados y otras prioridades, muchas pequeñas empresas no brindan el mismo tipo de planes de capacitación estructurados que brindan las empresas más grandes.

Entonces, en este tutorial, veremos cómo las pequeñas empresas pueden crear un plan de capacitación para empleados y brindar mejores oportunidades de capacitación a los empleados. Analizaremos algunos de los beneficios de brindar una buena capacitación y luego le mostraremos cómo elaborar un plan integral de capacitación para empleados para su pequeña empresa. Consideraremos varios tipos diferentes de capacitación, incluidos aquellos con un costo mínimo, para que esté equipado para diseñar un plan de capacitación efectivo, incluso si tiene un presupuesto ajustado.

1. Por qué es importante la capacitación de los empleados

Probablemente ya aprecias la importancia de capacitar a tus empleados, pero por si acaso, aquí hay un resumen rápido de los principales beneficios:

Mejor productividad

Cuando las personas no han sido capacitadas, a menudo aún pueden realizar tareas, pero de manera ineficiente. Para tomar un ejemplo simple, hace años solía crear presentaciones de PowerPoint formateando cada diapositiva individualmente. Luego fui a un evento de capacitación rápida y aprendí a usar patrones de diapositivas y plantillas de presentación.

Después, fui mucho más productivo: podía crear una presentación en la mitad del tiempo y el resultado final fue mucho mejor, lo que significa menos reelaboración. Lo mismo se aplica a casi cualquier habilidad relevante que aprendan sus empleados: los hará mejores en sus trabajos.

Personal más feliz

La gente valora la formación y el desarrollo. Proporcionarlos impulsará tanto el compromiso como la lealtad entre los empleados.

Baja rotación

Una encuesta encontró que el 40% de los empleados dejan un trabajo dentro del primer año si reciben una capacitación laboral deficiente. La rotación de empleados es costosa para su negocio de muchas maneras, no solo por el costo de contratar a alguien nuevo, sino también por la pérdida de conocimientos, la pérdida de tiempo, etc. Entrene bien a sus empleados existentes y es más probable que se queden.

Más uniformidad

Una buena capacitación ayuda a garantizar que todos estén en sintonía. Brinda a sus empleados capacitación directa sobre las habilidades o comportamientos que se esperan de ellos. Si toda su gente ha sido capacitada de la misma manera, existe una mayor probabilidad de que ellos también hagan las cosas de la misma manera.

Estar por delante de la curva

Independientemente de la industria en la que se encuentre, en estos días probablemente se encuentre con múltiples cambios rápidos debido a la tecnología y otros factores. En este mundo que cambia rápidamente, las empresas deben ser ágiles para mantenerse a la vanguardia. Tener empleados bien capacitados que estén al día con los últimos desarrollos es esencial.

2. Diferentes tipos de capacitación para empleados

Cuando se trata de capacitación y desarrollo de empleados, tiene muchas opciones disponibles. Aquí hay un resumen de los principales tipos de capacitación que podría ofrecer, con un resumen de los pros y los contras de cada uno.

Capacitación interna simple

La forma de capacitación más simple (ya menudo la más económica) es hacer que sus empleados se capaciten entre sí. Tiene mucho sentido: todos sus empleados tienen diferentes habilidades, entonces, ¿por qué no alentarlos a compartir esas habilidades entre ellos?

La ventaja de la capacitación interna es que es fácil de organizar e implica un costo mínimo o nulo. También puede tener beneficios no solo para las personas que reciben capacitación, sino también para las personas que realizan la capacitación, que pueden sentirse más empoderadas y ganar confianza, mejorar sus habilidades de presentación, etc.

La principal desventaja es que no está introduciendo nuevas habilidades o conocimientos en la organización, simplemente se está asegurando de que lo que la gente sabe se comparta más ampliamente. Puede haber otras habilidades o perspectivas que solo puede obtener de fuentes externas. Y mientras algunos empleados se sienten empoderados por la oportunidad de capacitar a las personas, otros pueden verlo como una carga: debe tener cuidado con la forma en que lo maneja.

La formación interna puede adoptar varias formas:

  • Capacitación informal e individual: Un empleado se sienta con otro y le explica cómo usar un software o completar un determinado proceso comercial.
  • Presentaciones/Almuerzos en bolsas marrones: O si un empleado tiene habilidades que podrían beneficiar a un mayor número de personas, puede organizar un evento de capacitación de uno a muchos. Esto podría ser una presentación formal o una reunión informal durante el almuerzo o el café.
  • tutoría: Un programa de tutoría es mucho más que solo capacitación, pero a menudo hay un elemento de capacitación en él. Un mentor a menudo transmitirá importantes habilidades, sugerencias y consejos a la persona que está siendo asesorada.

Entrenamiento en linea

Hay un montón de opciones para la formación en línea. Estás visitando uno de ellos ahora mismo: en Envato Tuts+, además de una amplia gama de tutoriales de negocios, tenemos un montón de cursos de video detallados que cubren todo, desde JavaScript hasta el diseño de logotipos. Por lo tanto, puede alentar a sus empleados a adquirir nuevas habilidades en línea, ya sea con tutoriales gratuitos o suscribiéndose para permitirles ver los cursos en video y los libros electrónicos también.

Lo bueno de la capacitación en línea es que a menudo es bastante económica y puede acceder a una amplia gama de capacitación en muchos temas diferentes. También es flexible, por lo que los empleados pueden adaptarlo fácilmente a su otro trabajo o hacerlo en su tiempo libre. No tiene el problema de que todos estén fuera de la oficina al mismo tiempo para asistir a un evento de capacitación programado.

Sin embargo, esta misma flexibilidad también puede ser un inconveniente. Los empleados deben estar bastante motivados para completar la capacitación, y es posible que termine posponiéndose. Puede valer la pena trabajar con los empleados para ayudarlos a programar algunas horas de capacitación regular cada semana. Esto también evita otro problema potencial: los empleados sienten que se les pide que realicen una capacitación relacionada con el trabajo en su propio tiempo personal.

Unirse a asociaciones de la industria

Puede que esto no parezca una opción de capacitación al principio, pero muchas asociaciones de la industria brindan capacitación a sus miembros, además de revistas, libros electrónicos y otros recursos que pueden ayudar a su personal a desarrollar nuevas habilidades.

La ventaja es que a menudo se trata de una formación especializada y muy específica para su industria en particular, y puede ser rentable. Además, ser miembro de una asociación de la industria también tiene otros beneficios, como oportunidades para establecer contactos, ganar credibilidad, mantenerse al día con las tendencias de la industria, etc.

Por otro lado, las opciones de capacitación pueden ser más limitadas que con las otras opciones, ya que la capacitación no es la función principal de una asociación industrial.

Envío de empleados a programas de capacitación y seminarios externos

Hay oportunidades de capacitación en todas partes: seminarios, conferencias, programas de capacitación especialmente diseñados, etc.

Estos pueden ser excelentes para sus empleados porque a menudo son eventos de alta calidad proporcionados por capacitadores profesionales y brindan la oportunidad de establecer contactos con otras personas en la industria. Hacer este tipo de inversión también puede mostrarle a su personal que realmente valora su desarrollo personal y profesional.

El principal inconveniente es el costo. Estos programas pueden ser muy costosos, y también está el costo del viaje, el alojamiento, etc. Las grandes empresas pagan la cuenta de este tipo de cosas todo el tiempo, pero es posible que una pequeña empresa simplemente no tenga el presupuesto para ello. También está perdiendo a ese miembro del personal y su productividad durante la capacitación.

Contratación de empresas de formación

Una opción relacionada es contratar a una empresa de capacitación para que vaya a su lugar de trabajo y capacite a los empleados en el lugar. Evita los gastos de viaje de esa manera, pero aún puede ser una opción costosa. Y pierde algunos de los beneficios como la creación de redes, alejarse de la oficina, etc.

Pero por otro lado, estás recibiendo formación personalizada y presencial de la mano de profesionales experimentados. Si su presupuesto puede estirarse, aún puede ser una excelente opción.

Universidad u otra educación formal

Algunos empleadores pagan para que su personal obtenga una educación formal, como un título en negocios o una calificación en contabilidad. Este es un incentivo maravilloso para ofrecer, aunque, por supuesto, los costos pueden acumularse bastante rápido. Para apegarse a su presupuesto, considere contribuir solo una cierta cantidad y hacer que el empleado pague el resto, o limítela a programas más cortos y menos costosos.

Si puede permitírselo, los beneficios son una fuerza laboral mejor educada y capacitada, con las habilidades y calificaciones para asumir más responsabilidades, lo que le permite promover desde dentro en lugar de tener que contratar externamente para puestos de alto nivel.

3. Crear un Programa de Capacitación de Orientación

Ahora que hemos visto los diferentes tipos de capacitación, comencemos a elaborar un plan de capacitación para sus empleados.

El primer lugar para comenzar es con los nuevos empleados: ¿Qué necesitan saber para ponerse al día rápidamente?

La tuercas y pernos

Parte de ella es la información práctica que cubrimos en el tutorial del manual del empleado: cómo funcionan los pagos y beneficios, cuál es la política para tomar vacaciones, etc. Pero un plan de orientación irá más allá. Ofrece al nuevo empleado una introducción completa a la empresa: tu historia, lo que haces, por qué lo haces, etc. ¿Cuál es tu filosofía? ¿Cómo te gusta hacer negocios?

Gente

Luego presenta a las personas. ¿Cuál es la estructura general del negocio y cómo encajará el nuevo empleado en ella? ¿Quiénes son los empleados clave? Como sabes, si alguna vez te han presentado a un grupo de personas en una gran fiesta, es imposible recordar demasiados nombres a la vez. Así que manténgalo ligero y solo concéntrese en las personas clave con las que el nuevo empleado interactuará al principio.

Clientes

¿Y qué hay de los clientes? ¿Quiénes son y qué quieren de su empresa? Esto es importante incluso si la persona no estará en un rol directo de cara al cliente. Una empresa existe para servir a sus clientes, por lo que todos en la empresa deben entender cómo hacerlo y trabajar para lograr el objetivo de hacerlo de manera más efectiva, incluso si nunca tratan directamente con un cliente.

Procesos Especiales/Software

Luego cubra cualquier cosa específica de su empresa o del rol de la persona. ¿Utiliza un software especial que el empleado necesitará aprender? ¿Tiene procesos especiales que necesitarán entender? ¿Alguna habilidad especial que la persona necesitará adquirir si aún no la tiene?

Como probablemente se haya dado cuenta, parte del material de su plan de orientación será común para todos los empleados, mientras que algunos deberán personalizarse para cada empleado en función de su función laboral, las habilidades con las que lleguen, etc.

Así que comience por crear un programa de capacitación de orientación central que contenga los elementos que son aplicables en todos los ámbitos, y luego evalúelo para cada nuevo empleado y agregue las áreas necesarias. Si contrata a una gran cantidad de personas nuevas, puede valer la pena crear «módulos» de información aplicables a ciertos roles comunes, como un módulo de ventas para el personal que atiende al cliente, un módulo que trata con el software financiero para el personal administrativo, y así. Luego, simplemente elija los módulos apropiados para la situación de cada nuevo empleado.

Un elemento clave para una orientación efectiva o un programa de incorporación es…

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