admin
Google Drive hace que sea fácil dejar de usar papel. Sus documentos colaborativos, hojas de cálculo y presentaciones ya ayudan a reducir el uso de papel, pero su función OCR ayuda a reducir aún más el desorden del papel.
OCR, o reconocimiento óptico de caracteres, es la tecnología más importante para ayudarlo a dejar de usar papel. Los documentos escaneados por sí solos son solo imágenes gloriosas de sus documentos, pero deje que su computadora reconozca el texto y se volverán instantáneamente mucho más útiles. Ya hemos visto cómo OCR documentos en Adobe Acrobat:
Oficina
Cómo OCR Texto en PDF y Archivos de Imagen en Adobe Acrobat
Mateo Guay
Hemos analizado cómo convertir archivos PDF en documentos que también puede editar en Word:
Microsoft Word
Cómo convertir y editar documentos PDF en Microsoft Word
Mateo Guay
Ahora, si no tiene una copia de Acrobat o Word, hay una opción aún mejor: Google Drive. Incluye una herramienta OCR gratuita poco conocida que es un convertidor de imagen a texto potente y fácil de usar.
En este tutorial, veremos qué es el proceso OCR de Google Drive y los pasos simples para comenzar a trabajar con él. Le mostraré cómo usar Google Drive para convertir rápidamente sus imágenes escaneadas y documentos PDF en archivos de texto editables en línea.
1. Escaneo de sus documentos para OCR
El primer paso y el paso más importante en OCR es encontrar los archivos PDF o las imágenes que desea convertir en archivos de texto. Google Drive actualmente admite OCR para archivos .jpg, .gif, .png y PDF de hasta 2 MB de tamaño.
Consejo profesional: Si desea convertir varias páginas a texto, el formato PDF es el más eficiente, ya que todas las páginas se pueden cargar en un lote.
Prepare sus archivos correctamente para OCR
Hay algunas reglas generales para producir resultados óptimos de OCR en Google Drive. Asegúrese de que su archivo sea de alta resolución con contrastes claros e iluminación uniforme: estos son, con mucho, los factores más importantes para garantizar una conversión exitosa.
Además, asegúrese de que el texto escaneado sea horizontal y se lea de izquierda a derecha. Los tipos de letra estándar, como Helvetica y Times New Roman, producirán mejores resultados que los tipos de letra más oscuros. Si tiene un documento que es bastante ilegible, aún puede intentar OCR, pero es probable que los resultados no sean tan buenos.
Si bien Google Drive es compatible con OCR para muchos idiomas diferentes, el OCR en idiomas que usan conjuntos de caracteres no latinos puede tener errores y no producir resultados deseables.
Reúna sus escaneos de imágenes y archivos PDF
Si sus archivos están en su computadora, asegúrese de que su formato de archivo sea uno de los compatibles con Google Drive. Si el documento o la foto que desea utilizar son físicos, escanéelos en la computadora. Hay un par de buenas opciones para usar:
- Si posee un escáner, puede usar programas como Doxie u otro software de escáner para digitalizarlos y cargarlos en Google Drive.
- Si no tiene un escáner, puede usar su teléfono en lugar de uno. Hay una serie de aplicaciones en la App Store que «escanean» documentos físicos en archivos PDF limpios usando la cámara de un teléfono.
Por ejemplo, Scannable de Evernote es solo una de varias aplicaciones que le permite escanear documentos con su teléfono inteligente. Para aprender más sobre Evernote, revisa el tutorial:
Productividad
Convierte Evernote en el sistema sin papel definitivo con archivos PDF escaneados
Andrés Kunesh
Después de tomar su escaneo y transformarlo en un PDF limpio, su resultado debería verse así para comenzar:
Con su PDF o imagen escaneada lista en el formato adecuado, ahora veamos cómo cargar sus archivos para OCR con Google Drive.
2. Sube tus archivos a Google Drive para OCR
Es muy fácil convertir sus archivos PDF y de imagen a texto en Google Drive usando su función OCR. Veamos cómo hacerlo rápidamente.
Para agregar sus documentos a Google Drive para obtener OCRed, primero ingrese a su cuenta de Google Drive. Sobre el Mi unidad página, haga clic en el Mi unidad botón al lado del Nuevo botón en el lado izquierdo de la página. Seleccione Subir archivos.
Utilizar el Subir archivos opción para subir un archivo a Google Drive. Busque el archivo que desea convertir de PDF o imagen a texto. Haga clic en el Abierto
botón.
El documento ahora aparece en su Google Drive. Haga clic derecho en el documento para abrir un menú desplegable.
Haga clic en el Abrir con opción y haga clic Documentos de Google. Aparece un icono de hoja mientras se descarga el archivo. Google está ahora en el proceso de convertir su PDF o archivo de imagen a texto con OCR.
El archivo se abrirá en Google Docs con el PDF convertido a texto, pero con poco formato aplicado. Ahora puede editar y formatear el nuevo archivo de texto como desee.
Afortunadamente, los cambios se pueden realizar fácilmente debido al hecho de que el texto es editable. También puede usar los mismos pasos para OCR un archivo de imagen usando Google Drive.
Conversión de imágenes a texto en Google Drive
Puede llevar rápidamente sus escaneos de imágenes a Google Drive para convertirlos en texto utilizando el mismo proceso que el anterior.
Aquí hay una imagen .jpg del texto con el que hemos estado trabajando antes de importarlo a Google Drive:
Aquí está el mismo archivo de imagen después de que lo abrimos con Google Docs en Google Drive:
Observe que la imagen original aparece encima de la línea. El texto editable está debajo de la línea.
La función OCR de Google Drive es poderosa y fácil de usar, puede tomar rápidamente un escaneo de imagen o PDF y convertirlo en un documento de texto. Una vez que haya agregado su archivo de texto convertido a Google Drive, tendrá acceso a todas las potentes funciones de administración de documentos disponibles.
3. Administrar documentos OCR en Google Drive
Una gran ventaja de usar OCR en Google Drive es que puede compartir fácilmente el nuevo documento con quien lo necesite. Para hacerlo, vaya a Archivo > Compartiry puedes agregar colaboradores compartiendo un enlace o enviando una invitación por correo electrónico. También puede hacer clic en el Cuotabotón en la parte superior derecha de la pantalla.
Otra forma de administrar su documento después de convertirlo con OCR es exportarlo a otro formato.
El documento OCR se puede exportar como un documento de texto editable, como un documento de Word o un documento de texto sin formato, yendo a Archivo > Descargar como y seleccionando el formato que desees.
¡Ahora ponte a trabajar!
Google Drive proporciona una forma rápida y fácil de convertir archivos de imagen y PDF en texto editable de forma gratuita utilizando su función OCR integrada.
Estos archivos convertidos se pueden compartir o exportar fácilmente a diferentes formatos de archivo para usarlos en cualquier momento, y son mucho más útiles que sus documentos escaneados originales, ya que ahora puede buscar y copiar texto de todo lo que ha escaneado.
Si tiene algún problema para OCR de sus documentos en Google Drive, tiene otras herramientas de OCR que le encantan o cualquier otra cosa que le gustaría compartir sobre la eliminación del papel, ¡háganoslo saber en los comentarios!
Nota editorial: Esta publicación se publicó originalmente en 2014. Ha sido revisada exhaustivamente por nuestro personal para hacerlo actual, preciso y actualizado, con la asistencia especial de Laura Spencer.
