Cómo escribir una solicitud de propuesta con plantilla y muestra

Ya sea que esté trabajando para una agencia pequeña o una importante empresa de marketing, es probable que eventualmente necesite completar una Solicitud de propuesta o RFP.

Su empresa no puede hacer todo internamente, y cuando su empresa necesita comprar un producto o servicio en otro lugar, es posible que deba darse una vuelta. Una RFP le permite recopilar ofertas de varios proveedores y seleccionar el proveedor que mejor se adapte a sus criterios, tanto en lo que respecta a la habilidad como al presupuesto.

Cada vez que subcontrata el trabajo a un proveedor, existe la posibilidad de que surjan problemas como la falta de comunicación sobre el alcance del trabajo y la compensación. Lo que hace una buena RFP es eliminar las áreas grises para que ambas partes entiendan qué se debe entregar, cuándo y por cuánto.

Plantilla RFP

Aquí, proporcionamos una plantilla de RFP que puede seguir para la estructura inicial, así como una muestra de RFP para obtener más inspiración. Pero no es una solución única para todos: deberá adaptar su RFP para articular mejor las necesidades de su empresa.

Descargue una plantilla RFP editable y gratuita.

Las RFP vienen en todas las formas, tamaños y formatos visuales según las necesidades de su empresa y el trabajo que debe realizarse. En la parte superior de una RFP estándar, encontrará lo siguiente:

Nombre o descripción del proyecto

nombre de empresa

Habla a

Ciudad

: Estado

: Código postal

Persona de contacto de adquisiciones

Número de teléfono del PCP

Dirección de correo electrónico del PCP

1. Número de fax
2. El cuerpo de la RFP contendrá detalles adicionales sobre el proyecto, que incluyen:
3. Antecedentes/Introducción
4. Objetivos del proyecto y alcance de los servicios
5. Calendario de selección anticipado
6. Hora y Lugar de Presentación de Propuestas
7. Cronología
8. Elementos de la propuesta
9. Criterios de evaluación

Posibles obstáculos

Presupuesto

Siga leyendo para obtener más información sobre lo que se incluye en cada una de estas secciones para que pueda crear su propia RFP.

1. Antecedentes/Introducción

En su párrafo introductorio, querrá incluir información básica útil sobre su empresa: quién la fundó, qué producto o servicio ofrece su empresa, qué lo diferencia de la competencia y dónde se encuentra. Si algún proveedor se toma en serio trabajar con usted, querrá esta información antes de seguir adelante.

2. Objetivos del proyecto y alcance de los servicios

A continuación, querrá delinear el proyecto que necesita completar y los objetivos que espera lograr del proyecto. Es importante que sea lo más específico posible, incluso describiendo las tareas individuales y los criterios involucrados. Querrá incluir frases como «El premio se otorgará a X empresa», y la «X» establecerá cómo determinará el mejor candidato.

3. Cronograma de selección anticipado

Es fundamental que incluya un cronograma detallado para que los proveedores sepan si pueden cumplir con sus plazos. También deberá darles a los proveedores una ventana para que puedan hacer preguntas sobre su proyecto. Esto limitará las molestias, para ti y para ellos.

4. Hora y Lugar de Presentación de Propuestas

Similar al párrafo 3, esta es información importante que querrá presentar claramente, para que los proveedores sepan cómo y dónde enviarse para su consideración.

5. Cronología

Al incluir un marco de tiempo en su RFP, puede eliminar a cualquier proveedor que no pueda trabajar dentro de sus limitaciones de tiempo. Si eres flexible con tu tiempo, puedes escribir algo como “Nuestra empresa espera terminar el proyecto dentro de seis meses, pero estamos abiertos a negociar para encontrar al candidato adecuado”.

6. Elementos de la propuesta

Si no describe de manera clara y específica lo que espera que los postores incluyan en su propuesta, no necesariamente puede culparlos si no lo incluyen. Es fundamental que describa una lista de verificación para que los proveedores sepan qué elementos espera recibir. También es una buena prueba para saber quién es capaz de manejar sus demandas: si un proveedor no puede completar todos los elementos de su propuesta, probablemente tampoco pueda confiar en él para terminar su proyecto.