Cómo escribir una gran firma de correo electrónico [+ Professional Examples]

El oficinista promedio envía 40 correos electrónicos por día. Eso es 40 oportunidades para promocionarse a sí mismo y a su negocio en esos correos electrónicos individuales que envía, todos los días.

Mucha gente trata sus firmas de correo electrónico como una ocurrencia tardía, lo que lo convierte en una verdadera oportunidad perdida. Esas firmas son una oportunidad para que deje en claro quién es, facilite que las personas se comuniquen con usted y brinde a las personas un lugar para obtener más información, ya sea sobre usted, sobre su negocio o sobre algo que está trabajando en.

Entonces, si solo está poniendo su nombre y un punto o dos de información de contacto en su firma, no está aprovechando al máximo la oportunidad de conectarse e interactuar con las personas a las que está enviando un correo electrónico. (Aunque tampoco querrá exagerar. Rellenar su firma con enlaces e información es simplemente spam y autopromoción).

Consulte nuestro tutorial en video sobre el uso de nuestro generador de firmas de correo electrónico para obtener más consejos y trucos.

Entonces, ¿qué debe ir en su firma? Gran parte de esto dependerá de las preferencias personales, la marca y la cultura de su organización, e incluso la industria en la que se encuentre. Sin embargo, aquí hay algunas sugerencias a medida que crea la suya propia:

1. Nombre y Apellido

Al igual que con la correspondencia del correo postal, su nombre siempre debe incluirse para que el destinatario de su mensaje sepa de quién es. Esto se manifiesta en la firma del correo electrónico, a menudo como la primera línea de texto.

2. Información de afiliación (como cargo y departamento)

Siguiendo de cerca su nombre debe estar su información de afiliación. Sus afiliaciones pueden incluir su puesto de trabajo, su empresa u organización y/o incluso su departamento. Por supuesto, su nombre debería ser su propio atractivo, a medida que construye una relación con el destinatario, pero proporcionar esta información proporciona más contexto sobre la conversación y su papel en ella. Además, afiliarse a una organización más grande le brinda más credibilidad, especialmente si se trata de una organización reconocible. Esto te ayuda a llamar la atención de tus lectores para que tomen tu mensaje en serio.

3. Información de contacto secundaria

La información de contacto secundaria también es importante para que el destinatario sepa cómo comunicarse contigo. La información secundaria puede incluir teléfono, fax o cualquier otro método de comunicación que desee enfatizar. En situaciones en las que no quiera dejar de lado su línea directa, puede aprovechar esta oportunidad para promocionar su sitio web personal, una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación sin inundarse con alcance si no lo desea.

4. Iconos de perfiles sociales

Tu presencia en las redes sociales es una parte importante de tu marca personal porque te ayuda a ganar seguidores en tu espacio y le muestra a la gente lo que te importa. Puedes saber mucho sobre una persona por lo que publica y cómo se presenta a sí misma.

Por eso es una gran idea incluir enlaces a sus páginas de redes sociales en su firma de correo electrónico. No solo refuerza tu marca personal, sino que también ayuda a las personas a encontrar nuevas formas de contactarte y seguirte.

¿Aun mejor? Puede ayudar a dirigir el tráfico a su contenido en línea si está publicando enlaces a ese contenido en las redes sociales. Entonces, si incluye íconos sociales en su firma, asegúrese de mantener sus perfiles sociales actualizados y repletos de contenido interesante y relevante. (En otras palabras, si no ha twitteado en seis meses, es posible que desee dejar Twitter fuera).

Por qué usar las redes sociales iconos en lugar de simplemente enlaces de texto? Porque los íconos son más fácilmente reconocibles para las personas que hojean su firma, y ​​se destacarán del resto del texto allí. Según una investigación de Estudios NeoMam, las imágenes que se muestran en color aumentan la voluntad de una persona para leer el resto del contenido en un 80 %. Esa es una gran ventaja. Además, los íconos son grandes ahorradores de espacio en un lugar donde puede estar empaquetando mucha información.

Sin embargo, incluso si tiene presencia en muchos sitios de redes sociales, intente limitar la cantidad de íconos a cinco o seis. Concéntrese en las cuentas que más importan para hacer crecer su negocio o construir su marca personal.

Si incluye muchos íconos de redes sociales, al menos intente reducir el otro contenido si es posible para que su diseño no esté demasiado ocupado. Mira el ejemplo a continuación, hecho usando Generador de firmas de correo electrónico de HubSpot.

5. Llamada a la acción

Una de las cosas más inteligentes que puede hacer en su firma de correo electrónico es incluir un llamado a la acción. Los mejores CTA de firmas de correo electrónico son simples, actualizados, no agresivos y en línea con su estilo de correo electrónico, lo que los hace parecer más como una secuencia de comandos posterior y menos como un argumento de venta. Elija un CTA que se alinee con uno de sus objetivos comerciales actuales y actualícelo cuando esos objetivos cambien.

Ejemplo

Aquí hay un gran ejemplo del ex administrador de redes sociales de HubSpot, chelsea hunersen. Cambia su CTA de texto según sus objetivos actuales en las redes sociales. Hace unos meses, lo usó para llevar a la gente a Cuenta de Twitter de HubSpot.

Una vez que creó un canal de Slack único para los vendedores entrantes, cambió su CTA de firma de correo electrónico para señalar a las personas allí.

Los enlaces a videos pueden ser especialmente notorios porque en algunos clientes de correo electrónico como Gmail, la miniatura de un video aparecerá debajo de su firma. Aquí hay un ejemplo de cómo se ve eso de nuestro propio emily macintyre:

6. Enlaces de reserva

Si se encuentra enviando correos electrónicos de un lado a otro con colegas y clientes que quieren programar reuniones con usted, facilíteles la tarea al incluir un enlace para reservar su calendario directamente en su firma de correo electrónico. He aquí un ejemplo de nuestro propio bryan lowrydebajo.

Ejemplo

Existen muchas herramientas que ayudarán a las personas a reservar citas. Bryan del ejemplo anterior usa el enlace de reserva personalizado que se puede compartir de HubSpot. Si eres cliente de HubSpot Sales, puedes comparte tu enlace de reunión personalizado con cualquier persona con la que desee reservar una reunión y permítales elegir entre sus horarios disponibles. Si lo desea, puede hacer que HubSpot CRM cree automáticamente un nuevo registro de contacto para cualquier persona que programe una reunión si aún no existe.

Si no eres cliente de HubSpot, una excelente herramienta para reuniones es Calendario, que es gratuito para Basic y te permite integrar tu calendario de Google u Office 365. Si estás buscando un alternativa calendly, PuedesReservar.me es otra herramienta de reserva que cuesta $7 por calendario al mes.

7. Descargo de responsabilidad de la industria o requisitos legales

Algunas industrias, como la legal, financiera y de seguros, tienen pautas específicas sobre el uso y la etiqueta del correo electrónico para proteger la transmisión de información privada. Por esta razón, es posible que desee ver qué regulaciones tiene su industria e incluir un descargo de responsabilidad en su firma sobre las transmisiones de correo electrónico. Mail-Signatures ofrece una serie de ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico, incluido este:

«El contenido de este correo electrónico es confidencial y está destinado únicamente al destinatario especificado en el mensaje. Está estrictamente prohibido compartir cualquier parte de este mensaje con terceros, sin el consentimiento por escrito del remitente. Si recibió este mensaje por error, responda a este mensaje y continúe con su eliminación, para que podamos asegurarnos de que ese error no ocurra en el futuro.«

8. Foto o Logotipo

Una imagen es una excelente opción para darle vida a su firma de correo electrónico. Si desea un toque personal para que los destinatarios que nunca conoció puedan asociar su nombre con su rostro, considere usar una foto profesional en su firma. Alternativamente, puede usar el logotipo de la empresa para agregar más reconocimiento de marca al correo electrónico.

9. Pronombres

Si bien no es tan común en las firmas de correo electrónico y ciertamente no es obligatorio, agregar sus pronombres preferidos a su firma es útil, especialmente cuando envía correos electrónicos a personas que nunca ha conocido. También elimina la ambigüedad si tiene un nombre percibido como neutral en cuanto al género.

Ahora que conoce los elementos que debe incluir, ¿cómo se ve una excelente firma de correo electrónico? Aquí hay algunos consejos para crear firmas que sean útiles y profesionales, incluidos algunos ejemplos excelentes. También puedes usar Generador de firmas de correo electrónico gratuito de HubSpot para hacer su propia plantilla de firma de correo electrónico profesional y agréguelo fácilmente a su cliente de correo electrónico.

1. Enfatice su nombre, afiliación e información de contacto secundaria.

Como puede suponer, su nombre es lo primero. Sin embargo, siguiendo de cerca su nombre, debe estar su afiliación y dónde más la gente puede comunicarse con usted.

Su afiliación podría significar su puesto de trabajo, su empresa, su escuela o una organización similar que considere importante para sus destinatarios. Por supuesto, su nombre eventualmente debería ser su propio atractivo, pero el uso de una marca más popular, e incluso su logotipo, garantiza que capte la atención de sus lectores y tomen su mensaje en serio.

La información de contacto secundaria también es importante. Es posible que no desee respaldar su número de teléfono personal, pero podría aprovechar esta oportunidad para promocionar su sitio web personal, una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación sin inundarse con un alcance que no desea.

Ejemplo

Aquí hay una firma de correo electrónico de muestra que coincide muy bien con las tres cosas descritas anteriormente. El nombre y apellido de Kevin van acompañados de su afiliación a la Universidad de Connecticut. También promociona su sitio web personal para que sus destinatarios tengan otro medio para ver su trabajo y contactarlo para obtener más información.

¿Quieres crear una firma como la siguiente? Utilizar Generador de firmas de correo electrónico de HubSpot.

2. Mantén los colores simples y consistentes.

La marca es más efectiva cuando es consistente, y eso incluye su firma de correo electrónico. Agregar color a su firma de correo electrónico es un buen toque que ayudará a que se destaque del resto de su correo electrónico. Pero si elige usar color, asegúrese de ceñirse a uno o dos además del texto oscuro.

Ejemplo

Utilice realces sutiles para que coincidan con su logotipo o marca, como bretaña hodak hace en su firma de correo electrónico, a continuación. Observe cómo sus íconos de redes sociales tienen el mismo tono azul que el ZinePak logo.

3. Utilice la jerarquía de diseño.

Un buen diseño se trata de presentar su…