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¿Qué te viene a la mente cuando escuchas la frase cartas comerciales? ¿Te vienen a la mente sobres blancos con membretes elegantes y escritura mal ventilada? En la mayoría de los casos, tendrías razón.
Incluso si casi todo se hace por correo electrónico hoy en día, las cartas comerciales no están extintas ni se consideran totalmente fuera de moda, por lo que aún vale la pena saber cómo escribirlas y formatearlas correctamente.
Partes de un formato de carta comercial estándar
Como probablemente hayas aprendido en la escuela primaria, las cartas comerciales se componen de diferentes partes. Esta sección cubre lo que se incluye en cada parte y el formato correcto de la carta comercial.
1. Información del remitente
Es importante saber cómo dirigir correctamente una carta comercial, especialmente si está esperando una respuesta.
Esta sección incluye su dirección completa, número de teléfono y dirección de correo electrónico. A algunas personas les gusta incluir su nombre completo en la parte superior de esta lista, pero otras piensan que es redundante porque de todos modos firmará la carta con su nombre. No necesita incluir esto si el papel que está utilizando tiene un membrete.
Qué incluir y formato:
- Nombre
- Dirección
- Ciudad
- : Código postal
- País (si no está en el mismo país que su destinatario)
- Su número de teléfono
: Estado
Tu correo electrónico
2. Fecha de hoy
Deletree el mes e incluya el año completo. Escriba el mes, la fecha y el año si envía una carta comercial en los EE. UU., pero comience la fecha con el día (por ejemplo, 18 de octubre de 2018) si envía una carta en el Reino Unido o Australia.
- 3. Información del destinatario (también conocida como dirección interna)
- Incluya la información del destinatario, comenzando con su nombre, seguido de su cargo y dirección completa. Diríjase al destinatario usando Sra., Sr. o use cualquier título apropiado para el trabajo según sea necesario
- Nombre
- Título profesional
- Dirección de la empresa
- Ciudad
: Estado
: Código postal
País (opcional) 4. SaludoEl saludo que se usa en la sección del destinatario no tiene que ser el mismo que se usa aquí. Todo depende de cuán cerca o familiarizado esté con la dirección y el contexto de su carta. El decano de la Facultad de Ciencias puede ser tu tía, pero si le escribes a ella oficialmente, es mejor que uses el saludo «
Decano (Apellido)”o «Dr. (Apellido)” porque existe la posibilidad de que otras personas manejen su correspondencia. Los títulos militares y religiosos deben escribirse tal cual.¿No estás seguro del sexo del destinatario? No use Sr. o Sra., solo escriba “Estimado” seguido de su nombre completo. Si no sabe quién es la persona de contacto exacta, “A quien le interese
» servirá. También puede dirigirse al departamento o grupo que se encargará de su carta, como «
Miembros del Comité de Contratación
» o »
- Gestión de la Asociación de Condominios”.
- Siempre termine el saludo con dos puntos, no con una coma. 5. Texto del cuerpo
- Introducción.Explica el motivo de la carta y lo que quieres conseguir con ella. Si el destinatario no sabe quién es usted, también puede mencionar las conexiones mutuas aquí.
- Brinda más detalles sobre su solicitud. ,
El cuerpo de la carta generalmente se compone de uno a tres párrafos breves, cada uno con una intención específica y organizado para mayor claridad.
Segundo parrafo.
como los pasos que ha tomado o las tarifas pagadas. En el caso de cartas de marketing o de solicitud de empleo, el segundo párrafo es donde venderá el producto que está promocionando o su solicitud.
Tercer párrafo.
Opcional y se incluye en situaciones en las que el segundo párrafo no es suficiente para explicar la situación en su totalidad.
- Clausura
- Ejemplos de cierre de carta comercial:
El cierre incluye una o dos oraciones que solicitan al destinatario que tome cualquier acción solicitada en su carta y les agradece por leer su correo.
Envíeme un correo electrónico a (su correo electrónico) o llámeme al (teléfono de su empresa) para programar una reunión. Gracias por su consideración.
Si necesita discutir algo conmigo o con el equipo, no dude en llamarnos al (su teléfono). Estamos siempre a su servicio.
- Cierre de cortesía
- Ejemplos
- Saludos
- Atentamente
- Cordialmente
- Con gratitud
- Saludos cordiales
El cierre complementario es una frase de cierre insertada antes de su firma. Tienes muchas opciones aquí, pero en general debes evitar aquellas que denotan aprecio o agradecimiento en cartas en las que no solicitas nada.
Con apreciación
Firme la carta debajo del cierre de cortesía. Asegúrese de dejar al menos cuatro espacios simples entre su nombre y el cierre para que haya suficiente espacio para su firma. También puede incluir su cargo, número de teléfono y dirección de correo electrónico debajo de su nombre completo.
FirmaFirmaFirmaRecintosAntes de la era del correo electrónico, la gente escribía “
Recintos
” en la parte inferior de las cartas comerciales para indicar que el sobre incluye otros documentos. Piense en ello como la versión impresa de “
ver archivo adjunto
” para correos electrónicos.
Los anexos se indican en la parte inferior izquierda de la carta, un par de espacios debajo de su firma, seguidos de una lista de los documentos incluidos. Por ejemplo:
Recintos:
3 tipos de formatos de cartas comerciales
Las cartas comerciales generalmente vienen en uno de los tres formatos principales, bloque completo, modificado o sangrado. Si bien no hay un formato correcto o incorrecto, hay instancias, como en las solicitudes universitarias, donde se requiere un formato específico. Si no está seguro de qué formato seguir, simplemente verifique las cartas anteriores que haya recibido de la institución y siga el mismo formato.
1. Bloque completo
El bloque completo es el formato más común para cartas comerciales porque es el más fácil. No tienes que preocuparte por las sangrías y todo queda justificado. Se utiliza espacio simple en lugar de sangrías para los párrafos nuevos.
A continuación se muestra un ejemplo de una carta de bloque completo del Centro de Escritura de la Universidad de Carolina del Norte:
2. Modificado
A continuación se muestra un ejemplo de una carta comercial en formato modificado de Savvy Business Correspondence:
formato carta
formato carta
formato carta3. sangríaEl formato con sangría o semibloque es similar al formato modificado, excepto que el comienzo de cada párrafo tiene sangría.
Consejos de formato y diseño de cartas comerciales
Tu carta comercial debe causar una buena primera impresión, porque en algunos casos será la primera vez que el destinatario lea esa carta”.
Las empresas no son las únicas que pueden utilizar membretes. Los empresarios individuales, los solicitantes de empleo y cualquier persona que desee crear una marca para sí mismo pueden usar un membrete para que sus letras sean únicas. Los membretes también se pueden usar para verificar la autenticidad del documento para el destinatario, lo que suele ser el caso de las cartas gubernamentales y bancarias.papelería con membrete
Puedes encontrar plantillas profesionales de papelería con membrete en Envato Elements o GraphicRiver.
El diseño del membrete varía, lo único que es consistente es que debe incluir el nombre y el logotipo de su empresa, la dirección y la información de contacto. Si no tiene un logotipo o el nombre de la empresa, simplemente reemplácelo con una parte con su nombre completo. Dado que las cartas comerciales son formales, elija un diseño de membrete que no sea demasiado recargado o colorido como para restar valor al mensaje que está enviando.
No utilice papelería o papel perfumado.
¿Quieres crear tu propio membrete? Echa un vistazo a estas plantillas de Envato:
Marca
10 consejos de diseño de membretes de negocios (con ejemplos de identidad de marca Killer)
gracia fussell
2. Márgenes de cartas comerciales
Es bueno salvar árboles, pero no meta demasiado texto en una página que no quede margen. Deje de 1” a 1.5” por lado.
3. Fuente simple
Evite las fuentes elegantes y las cursivas difíciles de leer. Limítese a Verdana, Arial, Courier New o Times New Roman con un tamaño de fuente mínimo de 12.
4. Espaciado formal entre letras
Use espacio simple entre párrafos para que la carta sea más fácil de leer. También debe usar al menos un solo espacio entre todos los elementos de la carta, excepto entre su firma y el nombre impreso donde se requieren cuatro saltos de línea.
5. Membrete de segunda página para páginas adicionales
Las cartas comerciales deben ser lo suficientemente concisas como para necesitar solo una página, pero no siempre es así. Los contratos legales, las quejas y algunas cartas de aviso a veces requieren páginas adicionales.
Para evitar confusiones en caso de que las páginas de cartas se separen, la segunda página y las subsiguientes deben incluir un membrete y un número de página en la parte superior. También puede incluir la fecha y el nombre del destinatario.
Tipos de cartas comerciales
Las cartas comerciales se envían por todo tipo de razones. Las empresas lo envían a sus clientes oa otras empresas con las que trabajan, como proveedores o socios logísticos. Las personas escriben cartas comerciales para fines comerciales y menos formales también.
Estos son algunos ejemplos de tipos de cartas comerciales:
1. Carta de Queja
No todas las quejas se pueden ventilar y abordar adecuadamente en las redes sociales, algunos temas son un poco delicados o vergonzosos y no quieres correr el riesgo de que se vuelvan virales. Luego están las quejas en las que una llamada a la línea directa de atención al cliente de la empresa no es suficiente. Para todas estas quejas, una carta de queja impresa es la respuesta.
A continuación se muestra un ejemplo de una carta de renuncia de American Recruiters: Carta de renuncia
Carta de renuncia
Carta de renuncia
Nota:
Si no sabe el género de la persona que recibirá su carta, es mejor usar un saludo genérico como «a quien corresponda» que usar «Sr./Sra.» o «señor».
3. Carta de presentación
Se envía una carta de presentación impresa junto con un currículum para explicar brevemente por qué es un buen candidato para el puesto. Las buenas cartas de presentación son como aperitivos en el sentido de que les dan a los reclutadores una idea de lo que pueden esperar de usted, sin necesariamente repetir lo que ya está en su currículum.
Lea estas guías para obtener más información sobre cómo escribir una carta de presentación:
4. Carta de recomendación
Las cartas de recomendación se envían para verificar la buena reputación de un solicitante con un empleador o gerente anterior. En algunos casos, estas recomendaciones no son más que una plantilla generada por alguien de Recursos Humanos después de completar los espacios en blanco sobre la fecha de inicio y finalización de un empleado. Sin embargo, si está escribiendo una carta de presentación para un buen empleado, es mejor si va más allá de la plantilla para demostrar que aprecia el tiempo que trabajaron juntos.
Consulte esta guía si necesita ayuda para escribir una carta de recomendación:
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