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Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio amistoso (usando las mejores prácticas)

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Un correo electrónico de recordatorio amistoso puede ser una herramienta eficaz para administrar su negocio. Pero la mayoría de nosotros no estamos seguros de cómo escribir buenos correos electrónicos de recordatorio.

Correo electrónico de recordatorio amistosoCorreo electrónico de recordatorio amistoso
A veces, un correo electrónico de recordatorio amistoso es todo lo que se necesita para resolver un problema. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

No queremos parecer agresivos ni hostiles, pero queremos transmitir nuestro mensaje de manera adecuada. Lo más importante es que queremos que el destinatario del correo electrónico haga la tarea que le recordamos. Encontrar el saldo adecuado para su correo electrónico de recordatorio puede ser una lucha.

Afortunadamente, hay formas de escribir un correo electrónico de recordatorio amistoso que son efectivas y profesionales. En este tutorial, explicamos cómo escribir un correo electrónico de recordatorio amistoso que obtiene mejores resultados. También compartimos algunas mejores prácticas de correo electrónico y proporcionamos una muestra de correo electrónico de recordatorio eficaz con la que puede trabajar.

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6 situaciones que requieren un correo electrónico de recordatorio

Estos son solo algunos de los casos en los que es posible que deba enviar un recordatorio por correo electrónico:

  1. Pago tardío – Nadie quiere esperar a que le paguen. Si alguien le debe dinero y es tarde, debe averiguar cuándo puede esperar el pago.
  2. Trabajo atrasado – El trabajo en equipo es un escenario común en situaciones comerciales o escolares. Si trabajas en equipo y alguien no ha hecho su parte, puede afectar todo el proyecto. Tienes que hacerles saber con tacto que están detrás.
  3. Seguimiento de una solicitud de empleo – Si está buscando trabajo, querrá hacer un seguimiento de las entrevistas y las solicitudes. Al mismo tiempo, no desea alienar a su contacto en un empleador potencial.
  4. Envío tardío – Cuando has pedido algo y no te ha llegado. Debe informar al proveedor que su envío está retrasado. Si el artículo está agotado o no está disponible, debe solicitar un reembolso.
  5. Inacción por parte del destinatario – Cada vez que alguien prometa hacer algo por usted y no lo cumpla de manera oportuna, debe alentarlo a que actúe. Un correo electrónico de recordatorio amistoso puede ayudar.
  6. Un hito importante está cerca – A veces desea recordarle a su contacto que no se pierda un próximo evento. Puede ser útil enviar un recordatorio amable antes de una reunión requerida o una fecha límite importante.

La clave para escribir un correo electrónico de recordatorio eficaz es seguir siendo profesional y amable. Esto es particularmente cierto para un primer recordatorio, ya que la falta de acción de su contacto puede ser el resultado de un descuido. No querrás dañar tu relación con esa persona.

En Envato Tuts+ tenemos varios tutoriales que explican las mejores prácticas de correo electrónico para escribir un correo electrónico profesional y brindan ejemplos. Para saber más, estudia:

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El primer tutorial explica claramente cómo decidir si escribir un correo electrónico formal o informal. El segundo explica cómo hacer que sus correos electrónicos sean claros y concisos.

¿Cuándo debe enviar un correo electrónico de recordatorio?

Quizás se pregunte cuánto tiempo debe esperar antes de enviar un correo electrónico de recordatorio. ¿Deberías esperar un día, una semana, más?

La respuesta depende en parte de su acuerdo con la otra parte.

Si la acción que está esperando vence en una fecha específica, envíe un correo electrónico de recordatorio amable el primer día en que la acción está realmente retrasada. Por lo general, esta es la primera fecha hábil después de la fecha de vencimiento. Ejemplos incluyen:

  • Pagos atrasados
  • Plazos no cumplidos
  • Envíos atrasados

En términos generales, si se acordó una fecha fija y no se cumple, la espera adicional no ayuda. Esperar podría incluso perjudicar sus posibilidades de obtener una respuesta, ya que los detalles de su acuerdo pueden olvidarse con el tiempo. Cuanto más espere, es menos probable que su contacto recuerde lo que se supone que debe hacer.

Por el contrario, si la acción que está esperando no tiene una fecha de vencimiento específica, puede darle a su contacto un poco más de tiempo. Esto es particularmente cierto cuando le pides un favor a un conocido. Por ejemplo, le pide a un conocido que entregue su currículum al departamento de recursos humanos de su empresa y no recibe respuesta de ellos de inmediato. Es posible que esté ansioso por un posible trabajo y desee comunicarse con ellos el primer día hábil después de que aceptaron ayudar. Pero es mejor esperar una semana más o menos antes de volver a consultar con ellos.

Una forma de asegurarse de enviar recordatorios de manera oportuna es programar el recordatorio con anticipación. Las herramientas como Boomerang se pueden configurar para enviar automáticamente un mensaje de seguimiento si no recibe una respuesta por correo electrónico.

Para obtener más información sobre el uso de Boomerang para automatizar recordatorios, revise:

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Cómo escribir un recordatorio de correo electrónico eficaz

Ahora que hemos discutido algunas de las circunstancias de escribir un correo electrónico de recordatorio, es hora de ver un ejemplo más específico de qué escribir en un correo electrónico de recordatorio.

A los efectos de este tutorial, echaré un vistazo a un tipo común de recordatorio: una fecha límite incumplida.

Sin embargo, antes de comenzar, quiero contarte un gran ahorro de tiempo cuando se trata de escribir correos electrónicos que es probable que envíes más de una vez: usa plantillas. Al crear plantillas de correo electrónico para diversas situaciones, evita comenzar de nuevo cada vez que envía un tipo particular de mensaje. Además, las plantillas se pueden personalizar fácilmente para incluir detalles específicos.

Gmail tiene una función, Respuestas enlatadas, que puede ayudarlo a configurar borradores de correos electrónicos para reutilizarlos. Aquí está nuestro tutorial de respuestas enlatadas:

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Otro buen punto sobre el uso de una respuesta enlatada es que es menos probable que agregue emoción a su correo electrónico de recordatorio, lo que lo mantiene amigable y útil.

Ahora, comencemos con nuestro ejemplo de recordatorio amistoso y analicemos cada componente de cómo escribir un correo electrónico de recordatorio.

1. Línea de asunto del recordatorio de correo electrónico

Una vez que haya elegido los destinatarios de su mensaje, la primera parte de su mensaje de recordatorio a considerar es la línea de asunto. Si tiene la tentación de saltarse la línea de asunto, no lo haga. Los mensajes de correo electrónico sin una línea de asunto a menudo van directamente a Spam.

La línea de asunto también es importante porque es lo primero que ve el destinatario. Si reciben muchos correos electrónicos, la línea de asunto puede determinar si abren el mensaje de correo electrónico que envías.

Para llamar la atención del destinatario, uso la frase «Respuesta requerida» en la línea de asunto. También incluyo el nombre del proyecto, ya que pueden estar involucrados en más de un proyecto.

Hasta ahora, nuestro mensaje se ve así:

Línea de asunto del correo electrónico de recordatorio amistosoLínea de asunto del correo electrónico de recordatorio amistosoLínea de asunto del correo electrónico de recordatorio amistoso
Asegúrese de incluir una línea de asunto con su correo electrónico de recordatorio.

Después de decidir una línea de asunto, está listo para pasar al siguiente paso en la creación de su correo electrónico de recordatorio amistoso. Veamos cómo escribir un saludo de correo electrónico de recordatorio.

2. Saludo de recordatorio por correo electrónico

Si bien puede tener la tentación de saltar directamente al cuerpo de su correo electrónico de recordatorio y no incluir un saludo, evite la tentación. Su correo electrónico será mucho mejor recibido si se dirige a su destinatario por su nombre.

En nuestro ejemplo, sabemos que el nombre del miembro del equipo del proyecto es Joan Perez, por lo que le enviaremos este mensaje de recordatorio por correo electrónico. Como conocemos bien a Joan, está bien comenzar con un saludo informal usando la palabra «Hola» seguida de un nombre, como en el siguiente ejemplo:

Saludo de recordatorio por correo electrónicoSaludo de recordatorio por correo electrónicoSaludo de recordatorio por correo electrónico
Si conoce al destinatario, está bien usar un saludo informal.

Si no conociéramos bien a Joan, podríamos comenzar con un saludo más formal como «Querida Joan». Si no supiéramos el nombre de Joan, podríamos dirigirnos a ella por su cargo. Por ejemplo, «Estimado miembro del equipo del Proyecto ABC».

Para ejemplos más específicos sobre cómo iniciar y finalizar un correo electrónico profesional, echa un vistazo a este tutorial:

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3. Texto del cuerpo del recordatorio de correo electrónico

Ahora que hemos elegido una línea de asunto y un saludo para el correo electrónico, estamos listos para pasar al cuerpo del mensaje de recordatorio del correo electrónico y cubrir la parte principal de lo que debe escribir en su correo electrónico de recordatorio. Aquí es donde realmente comunicas tu mensaje principal.

Puede dividir el cuerpo de su mensaje de correo electrónico de recordatorio en varias partes:

  1. Primeras oraciones – Dado que este es un recordatorio amistoso, es una buena idea comenzar el mensaje con una nota positiva. Esto evita que su mensaje parezca demasiado duro. Si no puedes pensar en nada específico, di algo amistoso como «Espero que estés bien».
  2. Mensaje principal – Aquí es donde necesitas comunicar el propósito del mensaje. Piense cuidadosamente en lo que quiere decir aquí. Sea lo más claro posible. Explique exactamente qué está atrasado (trabajo, pago, envío, etc.) y cuándo se suponía que debía haber sido entregado.
  3. Llamada a la acción – Finalmente, dígale al destinatario del mensaje lo que le gustaría que hiciera. Por lo general, se trata de una solicitud para que realicen una acción deseada, pero en algunos casos, como un envío retrasado, es posible que desee solicitar un reembolso. También es una buena idea ofrecer ayuda en el cuerpo de su mensaje, como una oferta para responder preguntas.

En la muestra de correo electrónico de recordatorio que estamos escribiendo a Joan Perez para Project ABC, incorporamos estos elementos de la siguiente manera:

Texto de cuerpo de recordatorio de correo electrónico amigableTexto de cuerpo de recordatorio de correo electrónico amigableTexto de cuerpo de recordatorio de correo electrónico amigable
El cuerpo del recordatorio por correo electrónico es donde comunica su mensaje.

Tenga en cuenta que el cuerpo del mensaje recordatorio comienza con una nota positiva al felicitar el trabajo anterior de Joan. Pasa a un párrafo directo sobre la fecha límite incumplida.

Finalmente, el mensaje se cierra con un llamado a la acción que le pide a Joan una fecha en la que se enviará el trabajo perdido. El gerente del proyecto también se ofrece a responder preguntas e incluso proporciona su número de teléfono.

4. Cerrar su recordatorio amistoso por correo electrónico

El paso final para crear un recordatorio de correo electrónico amigable es cerrar su mensaje. Lo harás con una última oración y tu firma de correo electrónico.

Su oración final debe reflejar el tono del resto de su correo electrónico. Si usó un tono formal en todo el correo electrónico, también debe cerrar con una nota formal. Asimismo, si su correo electrónico es informal, su cierre también debe ser informal.

Veamos más de cerca nuestro ejemplo:

Cierre de recordatorio informal por correo electrónicoCierre de recordatorio informal por correo electrónicoCierre de recordatorio informal por correo electrónico
Cierre su recordatorio por correo electrónico con una oración de cierre y su firma.

Para nuestra oración final, terminamos con una nota positiva al suponer que el destinatario tomará medidas. Además, no incluimos el nombre de la empresa ni más información de contacto, ya que conocemos bien al destinatario del correo electrónico.

Para un correo electrónico de recordatorio más formal (como contactar a un proveedor sobre un envío retrasado), incluya más información del remitente, como:

  • Nombre
  • Título
  • Compañía
  • Habla a
  • Teléfono
  • Correo electrónico

Incluso es posible que desee incorporar una firma de correo electrónico en su mensaje de recordatorio. Aquí hay una lista de algunas plantillas profesionales de firmas de correo electrónico que puede considerar, así como consejos sobre cómo usarlas mejor:

Cuándo descolgar el teléfono

Un mensaje de correo electrónico amigable puede ser un recordatorio efectivo. A menudo, eso es todo lo que se necesita para resolver un asunto. A veces, sin embargo, una llamada telefónica es más eficaz que un recordatorio por correo electrónico. Esto es especialmente cierto cuando ya ha enviado un correo electrónico y ha sido ignorado.

Si decide hacer una llamada telefónica, aquí hay algunas pautas rápidas para ayudarlo a hacer una llamada exitosa:

  • Llamar durante el horario comercial – Es más probable que se comunique con alguien que pueda ayudarlo si llama en un momento en el que es probable que estén presentes.
  • Sea amable y cortés – Una actitud profesional puede ayudar a suavizar…

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