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Cómo escribir correos electrónicos que la gente lea y actúe sobre ellos

Como escribir correos electronicos que la gente lea y actue

Usas el correo electrónico para el trabajo, ¿verdad? Entonces es probable que reciba y/o envíe más de 100 correos electrónicos al día. Ese es el promedio de las personas que usan el correo electrónico en el trabajo. Probablemente también pase una cuarta parte de su vida laboral, dos horas al día, leyendo y escribiendo correos electrónicos.

Hacer que la gente lea los correos electrónicosHacer que la gente lea los correos electrónicos
Las personas reciben tantos correos electrónicos que puede ser difícil llamar su atención. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

En otras palabras, la mayoría de nosotros nos estamos ahogando en el correo electrónico, pero realmente no tenemos tiempo para lidiar con eso. Las estadísticas de correo electrónico de los trabajadores que cité anteriormente significan que cada correo electrónico que recibimos recibe un promedio de poco más de un minuto de atención.

Piensa en los correos electrónicos que envías. ¿Alguna vez has pensado: «Esto probablemente solo obtendrá un minuto de atención»? Es un pensamiento aleccionador. Pero saber que este es el caso te hará un mejor escritor de correo electrónico.

Necesitamos que nuestros correos electrónicos sean notados

El correo electrónico es la forma en que hacemos el trabajo. Si nuestros clientes, colegas o superiores ignoran nuestros correos electrónicos y no toman medidas al respecto, el trabajo se detiene.

Para aquellos de nosotros que usamos el correo electrónico para hacer las cosas, la conclusión es clara: cuando escribes correos electrónicos, tienes que esforzarte más para que se destaquen. Todos necesitamos escribir correos electrónicos que se abran, lean y actúen en consecuencia.

Afortunadamente, esto es más fácil de lo que imaginas. Todo lo que se necesita son algunas estrategias simples que cualquiera puede adoptar y la voluntad de aplicar estas estrategias. Si aún no está utilizando estas estrategias, se sorprenderá de la diferencia que marcan en su vida laboral.

Todos necesitamos saber cómo escribir correos electrónicos que hagan que las cosas sucedan. Así que veamos cómo hacerlo. Pero primero…

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Ahora entremos en los pasos de este tutorial, para aprender cómo escribir correos electrónicos que obligan a los destinatarios a responder y tomar medidas.

Paso 1: Piense en el destinatario

En estos días, muchos de nosotros trabajamos internacionalmente con personas que nunca hemos conocido en persona. Este enfoque internacional trae muchas ventajas. Pero debido a que no conocemos a las personas con las que trabajamos, podemos olvidar que nuestros colegas son personas reales, como nosotros. Tienen esperanzas, sueños y luchas, como todos los demás.

Teniendo en cuenta que hay un persona en el otro extremo de cada correo electrónico que envíe lo ayudará a escribir mejores correos electrónicos. Esto es especialmente cierto si puede aprender a ver el mundo desde el punto de vista del destinatario.

Cada persona es diferente, por lo que ver el mundo desde el punto de vista del destinatario cambiará con cada correo electrónico que escriba. Dicho esto, ciertas cosas son ciertas para la mayoría de las personas:

  • Están ocupados y reciben muchos correos electrónicos (alrededor de 100 correos electrónicos al día, más si están en una posición de autoridad).
  • Quieren ser queridos y apreciados.
  • Tienen preocupaciones y cosas que les importan.

Tenga esto en cuenta a medida que avanza en los siguientes pasos, ya que abordaremos cada uno de ellos.

Paso 2: Obtenga sus correos electrónicos abiertos

Antes de que alguien pueda tomar medidas en su correo electrónico, deben abrir su correo electrónico. ¿Cuál es la clave aquí?

Cuando su correo electrónico aparece en la bandeja de entrada de alguien, solo reciben dos datos: su nombre y la línea de asunto.

Si se encuentra en una posición de autoridad o respeto, y la persona a la que le envía el correo electrónico lo admira (ya sea por elección o porque le pagan por eso), solo su nombre hará que se abra el correo electrónico. Aun así, confiar en su autoridad para abrir correos electrónicos es una mala estrategia a largo plazo. En una sociedad en red, el autoritarismo es una forma obsoleta de ver el mundo.

No puede confiar en su nombre para abrir sus correos electrónicos. Eso deja la línea de asunto. Para la mayoría de nosotros, esta es la única oportunidad que tenemos de llamar la atención y provocar suficiente interés para que el destinatario abra el correo electrónico.

Las líneas de asunto son un gran problema para los especialistas en marketing por correo electrónico. Cuando se abren sus correos electrónicos, ganan dinero. Así que dedican sus vidas a estudiar qué funciona y qué no en las líneas de asunto. Se han escrito libros enteros sobre el tema.

Entonces, ¿cuál es el consejo número uno de los especialistas en marketing por correo electrónico cuando se trata de escribir líneas de asunto? Se relevante.

Como escribe Oli Gardner de Unbounce en Cómo escribir la línea de asunto de correo electrónico perfectacuando escribe una línea de asunto, debe ser «ultraespecífico» y «asegúrese de que sea relevante».

Si la línea de asunto de su correo electrónico es relevante para su destinatario, se abrirá el correo electrónico. Para decirlo de otra manera, una línea de asunto relevante se conecta con las preocupaciones del receptor y las cosas que le importan. Entonces querrán saber más.

Para los especialistas en marketing por correo electrónico, escribir una línea de asunto relevante y muy específica es una tarea difícil porque sus correos electrónicos se envían a decenas de miles de suscriptores.

Para usted, mantener su línea de asunto relevante es fácil porque está enviando un correo electrónico a una sola persona. Por ejemplo, su línea de asunto podría ser sobre:

  • Un proyecto (o una subsección de un proyecto) en el que están trabajando juntos.
  • Un conocido mutuo.
  • Un sistema de trabajo.

Además de hacer que sus líneas de asunto sean relevantes, vale la pena tener en cuenta que los destinatarios de sus correos electrónicos están ocupados y les gusta que los aprecien.

Entonces, si su correo electrónico es una pregunta rápida (y si es posible, debería serlo; lo abordaremos en un momento), indíquelo en su línea de asunto. Por ejemplo:

  • «Pregunta rápida sobre [project]»
  • «Sí/No se necesita respuesta en [project]»
  • «[Project]: Se necesita una respuesta de oración»

Eso le indica al destinatario que podrá abordar su correo electrónico en solo unos segundos, por lo que probablemente será uno de los primeros correos electrónicos que abra y responda.

Finalmente, si la persona a la que le estás enviando un correo electrónico te ha ayudado, envíale una nota de agradecimiento. En las circunstancias adecuadas, «Gracias» es una línea de asunto excelente.

Solo debes decir gracias si realmente lo dices en serio. Y no hay nada que le impida hacer una pequeña solicitud junto con su nota de agradecimiento.

Paso 3: Inyecte buenos sentimientos en sus correos electrónicos

Si sus correos electrónicos hacen que las personas se sientan bien, es más probable que reciba una respuesta positiva y activa.

¿Qué puedes hacer para inyectar buenos sentimientos en tus correos electrónicos?

  • Abrir con el nombre del destinatario. Esto es especialmente importante si está enviando un correo electrónico a alguien por primera vez. Si está en una conversación rápida por correo electrónico con un colega, entonces esto no es necesario (sus correos electrónicos se abren y responden de todos modos), pero es una buena idea dirigirse a ellos por su nombre en otra parte del correo electrónico. Como Dale Carnegie, autor de Como ganar amigos y influenciar personasescribe: «El nombre de una persona es, para esa persona, el sonido más dulce e importante en cualquier idioma».
  • Cuida tus Ps y Qs. La etiqueta se trata de asegurarse de que la persona con la que te estás comunicando se sienta bien. Así que asegúrate de seguir la etiqueta de la red básica mientras escribes. Seguir una plantilla de correo electrónico estándar como la que proporcionamos en este artículo puede ayudarlo a mantenerse al día con sus modales de correo electrónico.
  • Decir gracias cuando se debe dar las gracias. Sé que ya mencioné esto en el paso 2, pero no puedo dejar de enfatizarlo. Si alguien te ha ayudado, envíale una nota para agradecerle. Incluso si su trabajo fuera ayudarlo, decir gracias es lo correcto. Recordar decir gracias es una inversión a largo plazo. Cuanto más agradezcas a las personas por su ayuda, más estarán dispuestas a ayudarte en el futuro. O como dice Dale Carnegie: «Si quieres recolectar miel, no patees la colmena».
  • No seas tímido a la hora de dar cumplidos.. Ser generoso al apreciar el trabajo de otras personas es una estrategia simple para escribir correos electrónicos que la gente quiera abrir.

Paso 4: mantenga sus correos electrónicos cortos

Escribir una buena línea de asunto hace que se abra su correo electrónico. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que se lea y responda rápidamente?

Aquí está la respuesta de cuatro palabras: mantenga sus correos electrónicos cortos.

Los correos electrónicos cortos no solo son más rápidos de leer. Ese es un punto obvio. Es más probable que los correos electrónicos cortos se lean de inmediato. Como Tina Su de Piensa simple ahora explica:

Cuando abrimos un correo electrónico que es muy largo, nuestra reacción instintiva es cerrar el correo electrónico o volver a él más tarde cuando tengamos más tiempo.

En otras palabras, abrir un correo electrónico largo envía una señal inmediata al cerebro del destinatario: vuelve a esto más tarde. Los correos electrónicos cortos envían la señal opuesta. Tina Su otra vez:

Tendemos a responder o nos atraen los correos electrónicos que son los más rápidos de responder o procesar. Eso significa correo electrónico que requiere muy poco trabajo o pensamiento.

Dicho esto, el corto no lo es todo. Su objetivo es facilitar al máximo la respuesta del destinatario. A veces, eso puede significar proporcionar información de fondo detallada o describir una gama de opciones posibles, para que el destinatario pueda tomar una decisión inmediata. Cuando escriba un correo electrónico largo por este motivo, deje claro lo que ha hecho en el párrafo inicial. Di algo como:

  • «He resumido todo lo que necesita saber, por lo que todo lo que necesita dar es una respuesta de sí o no».

Nuestra plantilla de correo electrónico puede ayudarlo a mantener sus correos electrónicos lo más cortos posible.

También debes hacerte la siguiente pregunta:

Paso 5: ¿Cuál es el propósito de este correo electrónico?

Antes de escribir una sola palabra de su correo electrónico, debe tener en cuenta el resultado que espera del destinatario. Cuando sepa lo que quiere de su correo electrónico, le resultará mucho más fácil escribirlo.

Tener dificultades para escribir un correo electrónico o escribir un correo electrónico incoherente suele ser una señal de que en realidad no sabes lo que quieres del destinatario. Así que ten claro lo que quieres antes de empezar a escribir.

Cada correo electrónico que escriba debe tener un solo propósito. Es decir, debe requerir solo una acción por parte de la persona que lo recibe. Si un correo electrónico requiere más de una acción, debe dividirlo en correos electrónicos separados.

¿Por qué hacerlo de esta manera? Porque si solicita varias acciones en un correo electrónico y una de esas acciones se retrasa, retrasa la respuesta. También reduce la responsabilidad. Por otro lado, solicitar una acción por correo electrónico significa que se tomarán las acciones que se pueden tomar.

Leo Babauta lo expresa de esta manera:

Ha habido numerosas ocasiones en las que leí un correo electrónico, vi la acción necesaria y fui y lo hice… solo para descubrir que también se necesitaban otras tres cosas para responder al correo electrónico. También he respondido a la primera parte de un correo electrónico y no a otros, simplemente porque no tuve tiempo suficiente.


Si escribe sobre varias cosas, con varias solicitudes, hace dos cosas: 1) hace que sea probable que su correo electrónico no se lea ni se actúe en consecuencia; y 2) hacer probable que incluso si se actúa o se responde, el destinatario solo hará una de esas cosas.


En su lugar, ceñirse a un tema, con una solicitud. Una vez hecho esto, puede enviar una segunda, pero no abrume al destinatario si es posible.

Paso 6: incluye una llamada a la acción

Estás enviando un correo electrónico a alguien porque necesitas que realice una acción específica. No dude en hacer la solicitud y no asuma que automáticamente entenderán lo que necesita y cuándo lo necesita.

Si desea que el destinatario haga algo, tenga claro lo que necesita.

Una llamada a la acción efectiva tiene cinco componentes:

  • La acción. ¿Qué necesitas hacer?
  • Un actor. ¿Quién esperas que complete la acción? Si quieres que lo haga el destinatario, déjalo claro.
  • Responsabilidad. ¿Qué deben hacer cuando hayan completado la acción? ¿A quién deben avisar que está hecho?
  • Una fecha límite. ¿Cuándo debe ser la acción…

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