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Cómo enviar el correo electrónico de recordatorio amistoso perfecto (sin ser molesto)

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Saber cómo escribir un correo electrónico de recordatorio amistoso es una de las mejores herramientas para ser eficiente con su tiempo. Es perfecto para informar a las personas sobre próximas reuniones, pagos atrasados, solicitudes de empleo, eventos importantes y más.

Pero para parecer amable y servicial, en lugar de impaciente e insistente, tienes que encontrar el tono y el momento adecuados.

Si acierta en ambas cosas, un recordatorio por correo electrónico puede ser un alivio para los destinatarios cuando la semana esté repleta. A nadie le gusta perder los plazos o reprogramar reuniones. Pero dado que el 31% de las personas dice que el mejor día de trabajo sería un día sin respondiendo a correos electrónicoslos mensajes están destinados a perderse u olvidarse.

En cada recordatorio, el destinatario debe saber exactamente para qué es el correo electrónico, qué debe hacer y cuándo. Un recordatorio bien escrito reducirá la cantidad de citas perdidas y los plazos. También te hará lucir proactivo y profesional, sin ser agresivo. Así es como se hace.

Escribir un correo electrónico de recordatorio amistoso

Los correos electrónicos de recordatorio amistosos son los mejores para enviar cuando se acerca algo importante o cuando se ha incumplido una fecha límite. Los correos electrónicos de recordatorio son ideales para:

  • Tomar nota de las próximas reuniones o eventos.
  • Seguimiento de facturas o pagos.
  • Recordar a las personas acerca de los plazos incumplidos.
  • Volver a ponerse en contacto sobre un proyecto.
  • Mantenerse en la mente al postularse y entrevistarse para un trabajo.

Independientemente del propósito, lo principal que debe tener en cuenta es el tono y el momento de su correo electrónico.

El tono de cada correo electrónico de recordatorio amistoso debe ser cortés y profesional, pero urgente y directo. Darle un empujoncito a alguien sobre una fecha límite incumplida requiere un tono diferente al de recordarle a un colega cuándo reunirse para tomar un café. Si la situación requiere una acción inmediata, como una fecha límite incumplida, puede usar un lenguaje que sea directo, pero amable y comprensivo.

Agregar «Acción requerida», «Solicitud» o «Recordatorio» a su línea de asunto llama la atención de inmediato y puede hacer que el destinatario entre en acción. Si bien el lenguaje activo se considera una buena forma, escribir en mayúsculas toda la línea de asunto generalmente no lo es. Todas las mayúsculas pueden parecer agresivas y fuera de lugar, especialmente si el resto de su mensaje es amigable y conversacional.

Para recordatorios más informales, elija palabras activas pero menos urgentes. Las líneas de asunto que incluyen frases como «Seguimiento», «Revisando» o «Próximos pasos» son efectivas en estas situaciones.

El tono es solo un elemento de un recordatorio amistoso por correo electrónico. También necesita obtener el momento justo. No existe un único mejor momento para cada situación, pero estos son los marcos de tiempo más comunes para cada correo electrónico de recordatorio.

  • Próxima reunion: Con uno o dos días de anticipación. Dé a las personas involucradas en la reunión algunos días de anticipación, ya que pueden tener elementos para preparar de antemano.
  • Evento proximo: De tres a 14 días antes del evento. Es posible que desee enviar varios recordatorios previos al evento para generar entusiasmo y asegurarse de que todos tengan claro el momento y la programación.
  • Próxima fecha límite: Varía según el proyecto. Brinde a las personas más tiempo para un proyecto complejo y un marco de tiempo más corto para una tarea simple.
  • Pago vencido o fecha límite: Un día después de la fecha de vencimiento. Desea recordar a las personas cuándo es lo más importante y demostrar que está esperando que actúen.
  • Aplicacion de trabajo: La musa recomienda esperar de cinco a 10 días hábiles antes de hacer un seguimiento. Si alguien lo recomendó para el puesto, consulte con ellos para obtener información antes de comunicarse con el equipo de recursos humanos o el gerente de contratación. Esto puede parecer mucho tiempo, pero Por supuesto encontró que el 44% tiene noticias de los empleadores dentro de un par de semanas después de presentar la solicitud y solo el 37% recibe noticias dentro de una semana.
  • Entrevista de trabajo: Si se programa una entrevista con unas semanas de anticipación, es mejor registrarse el día anterior para asegurarse de que el tiempo aún funcione para todos los involucrados. Si se suponía que alguien se comunicaría con usted después de una entrevista de trabajo, los gerentes de contratación sugieren esperar hasta después de la línea de tiempo acordada para enviar un correo electrónico de recordatorio. ¿Todavía no hay palabra? Espera de cinco a siete días antes de presionar «enviar».

Ahora que conoce el momento perfecto para enviar cada correo electrónico de recordatorio, es hora de averiguar qué incluir para que suene amigable y obtenga una respuesta rápida.

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Cómo enviar un correo electrónico de recordatorio amistoso

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