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Cómo ejecutar una sesión de lluvia de ideas eficaz

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La lluvia de ideas es un enfoque probado y verdadero para generar nuevas ideas útiles, la mayoría de las veces. Pero hay muchos factores que pueden obstaculizar el éxito de una sesión de lluvia de ideas.

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Realice sesiones de lluvia de ideas más eficaces. Fuente de la imagen: Envato Elements

Estos son algunos ejemplos de lo que puede salir mal en una sesión de lluvia de ideas:

  • Falta de enfoque (¿cuál es exactamente el propósito de esta sesión?).
  • Falta de organización (¿hacia dónde vamos y por qué?).
  • Recolectar a las personas equivocadas (que están demasiado arriba, demasiado abajo o solo involucradas periféricamente).
  • Participantes que se sienten desempoderados (o demasiado empoderados).
  • Demasiadas críticas demasiado pronto (la lluvia de ideas está destinada a fomentar el pensamiento innovador). No preparar a los participantes para lo que se les pide (las personas pueden llegar sin preparación).
  • Facilitación deficiente (la facilitación es un arte y, a veces, requiere un profesional).
  • Salirse del tema (es fácil atascarse en cuestiones relacionadas con el tema).
  • Fallar en el seguimiento (su sesión produjo grandes ideas que nunca fueron exploradas).

Para planificar una sesión de lluvia de ideas exitosa con resultados óptimos, es importante mirar hacia adelante, elegir a las personas adecuadas para que participen y faciliten, y saber exactamente cuál quiere que sea el resultado.

En este tutorial, aprenderá cómo hacer una lluvia de ideas de manera efectiva como equipo: desde abordar las inquietudes iniciales hasta cómo ejecutar bien una sesión, clasificar las mejores ideas que genera su grupo y, en última instancia, decidir sobre qué nuevas ideas tomar acción.

Antes de programar su sesión de lluvia de ideas

Aquí hay una lista de seis criterios importantes a considerar inicialmente para configurar su sesión de lluvia de ideas con la máxima probabilidad de éxito:

1. Asegúrate de que realmente quieres hacer una lluvia de ideas

La lluvia de ideas puede ser una excelente manera de ayudar a su equipo a sentirse involucrado en el proceso. Cuando invitas a una lluvia de ideas, le estás haciendo saber a la gente que estás abierto a sus ideas. Pero antes de saltar, asegúrese de que la lluvia de ideas sea realmente apropiada en este punto del proyecto.

¿Está realmente abierto a nuevas ideas, o en realidad está tratando de obtener la aceptación de un hecho consumado? Si realmente tiene todos los detalles del proyecto a mano, la lluvia de ideas puede ser contraproducente. Eso se debe a que establece una expectativa poco realista de que los empleados tendrán voz en la dirección del proyecto.

2. Escriba su(s) meta(s) de lluvia de ideas

Recuerde, necesita objetivos tanto para la sesión en sí como para el seguimiento. Todo lo que haga antes, durante y después de la sesión de lluvia de ideas debe hacer referencia a sus objetivos. Después de todo, si no sabe por qué está haciendo una lluvia de ideas, ¿para qué molestarse?

3. Tenga claridad sobre la entrada que desea

Asegúrese de saber qué tipo de aportación de lluvia de ideas está buscando y cuáles son las dinámicas interpersonales probables. Cuando lo sepa, puede seleccionar el mejor método de lluvia de ideas para sus necesidades particulares.

Por ejemplo, si planea incluir a todo su equipo (gerentes, implementadores y personal de apoyo), puede optar por utilizar un enfoque de «escritura mental». Este método permite que las personas escriban sus pensamientos en lugar de hablar en voz alta. En algunos casos, esto puede reducir la tensión y disminuir las preocupaciones de ser visto como «tonto» frente a compañeros o gerentes. Obtenga más información sobre cómo usar la escritura mental:

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4. Invitar a los participantes apropiados

Con base en su comprensión de las metas, el propósito y el proceso, elabore una lista de invitados. Haga todo lo posible para asegurarse de que la lista incluya personas que estén directamente involucradas en la gestión e implementación del proyecto que tiene en mente.

Mientras hace sus selecciones, piense en la dinámica del proceso de lluvia de ideas. ¿Es probable que un individuo en particular ralentice las cosas o cree fricción? Si es así, ¿es él o ella realmente crítico para el proceso de lluvia de ideas?

5. Elija el lugar que mejor se adapte a su grupo

Con base en todo lo que ha hecho hasta ahora, seleccione un lugar que sea cómodo e inspirador, pero no tan cómodo o inspirador que los participantes se duerman, comiencen a revisar su correo electrónico o se vayan por la tangente.

En otras palabras, una sala de reuniones cómoda es una excelente opción, pero demasiados paisajes fabulosos pueden ser una distracción. El café y los refrigerios son excelentes, pero un buffet puede dar lugar a charlas, reposición de platos y otras actividades que distraen la atención del proceso.

6. Trabaje con un facilitador experimentado

Seleccione un facilitador con experiencia y capacitación reales y significativas en intercambio de ideas. Dale a esa persona toda la información que necesita para administrar el grupo y liderar el proceso hacia las metas y planes que tienes en mente. Si planea facilitar, aprenda todo lo que pueda sobre el proceso para que pueda fomentar la creatividad para una sesión de lluvia de ideas positiva y útil.

Cómo ejecutar correctamente su sesión de lluvia de ideas

Ahora profundicemos en cómo ejecutar su sesión de lluvia de ideas de manera efectiva, desde preparar el escenario hasta generar ideas, clasificarlas y solucionar problemas según sea necesario.

1. Establecer la escena

Antes de comenzar con la lluvia de ideas, proporcione a su grupo la información que necesitan para tener éxito. Parte de esa información se relaciona con el proceso de lluvia de ideas, ¡y parte con la comodidad personal! Asegúrese de cubrir estas bases:

  • Prepare el escenario presentando sus objetivos, describiendo el proceso de lluvia de ideas y las expectativas para las actividades posteriores a la reunión, y describiendo claramente el cronograma en el que se lograrán.
  • Comparta información crítica que su equipo necesitará: ubicación de los baños, planes para los descansos para comer, tiempo de finalización anticipado, suposiciones sobre el uso de teléfonos celulares, disponibilidad de café, etc. Si no proporciona esta información, es muy probable que sus participantes ¡pasan gran parte de su tiempo tratando de obtener las respuestas unos de otros!
  • Dígales a los participantes—literalmente—dónde sentarse. Tenga en cuenta que a menudo es una buena idea dividir los grupos sociales y/o de trabajo, tanto para aumentar la creatividad como para reducir las bromas en las esquinas.
  • Presente al facilitador y describa su función. Si esa persona es usted, explique su propio papel. Deje en claro que la palabra del facilitador es ley: si el facilitador dice “se acabó el tiempo”, ¡entonces se acabó el tiempo!
  • Escriba, publique y responda preguntas sobre reglas y procedimientos. Esto puede incluir una repetición de la regla de «esperar su crítica», límites en el tiempo de uso de la palabra, límites en los comentarios críticos, procedimientos para pedir la palabra, etc. Dígales a las personas si tiene la intención de pedirle a cada persona que hable, o si está abierto a manos levantadas.
  • Designe un cronometrador y/o coloque un reloj al frente y al centro.
  • Designe a un tomador de notas y proporcióneles una pizarra, un rotafolio u otras herramientas necesarias.

2. Mueva su sesión hacia adelante

Ahora, con la escena establecida, los objetivos y las reglas básicas establecidos, es hora de comenzar. Aquí hay algunas acciones para comenzar y hacer avanzar la sesión de lluvia de ideas:

Acción 1. Comience con un rompehielos

En la lluvia de ideas, todos son iguales. Las sesiones para romper el hielo son una buena manera de establecer esta idea jugando juegos en los que todos tienen el mismo papel. También es una gran manera de comenzar a fluir los jugos creativos.

Los rompehielos pueden incluir juegos como «si pudieras elegir un superpoder, ¿cuál sería y por qué?» o “¿qué animal te representa mejor y por qué?”. La clave del éxito con tales rompehielos es incluir a todos: ¡nadie puede «aprobar» porque piensa que la idea es tonta!

Acción 2. Agilizar

Inicie el proceso de lluvia de ideas con una pregunta relacionada con el proyecto de bajo riesgo que permita a todos lanzar una idea sin preocupaciones serias sobre «parecer tonto». Asegúrese de que todos hablen al menos una vez. Por ejemplo, pregunte «si pudieras pedirle a un genio que resuelva nuestro problema o complete nuestro proyecto, etc., entonces, ¿qué le pedirías al genio que hiciera?» Es posible que descubras que las personas tienen ideas muy diferentes sobre qué desear, y son esas ideas diferentes las que estás buscando a través del proceso de lluvia de ideas.

Acción 3. Comenzar

Permita que el facilitador se haga cargo por completo (a menos que usted sea el facilitador, por supuesto). Asegúrese de que el facilitador recuerde reiterar la regla de «todas las ideas son buenas ideas» y anime a todos a hablar. Siga las reglas y el horario que ha configurado.

Acción 4. Grabar todo!

Además de que su tomador de notas tome notas, grabe la sesión usando audio o video (según sus preferencias, necesidades y configuración).

3. Solucionar problemas de lluvia de ideas

A medida que ingresa al proceso de lluvia de ideas, es posible que se encuentre con uno o más desafíos comunes. He aquí cómo reconocerlos y resolverlos:

Problema 1. Se seca o se vuelve repetitivo

En algún momento, su grupo tendrá dificultades para pensar en ideas adicionales. A veces eso es porque realmente han expresado todos sus pensamientos. Sin embargo, a menudo pueden necesitar un descanso para tomar café o un poco de tiempo para pensar. Si un descanso no da como resultado una creatividad adicional, intente volver a algunas de las ideas que ya se han expresado. ¿Alguien tiene una idea que se relacione o se base en uno de estos?

problema 2 No hay suficiente o demasiada creatividad

Muy poco pensamiento creativo o demasiada imaginación fuera de lo común pueden ser problemáticos para una lluvia de ideas efectiva. Si bien es genial pensar creativamente, las sugerencias ridículas destinadas a hacer reír (¡Tratemos con los marcianos en lugar de con nuestros clientes!) puede desviar las cosas del tema. De la misma manera, las ideas extremadamente conservadoras (Hagamos lo que hicimos la última vez, pero démosle un borde rojo en lugar de un borde azul.) puede sofocar el pensamiento creativo.

Use sus habilidades de facilitación para guiar a las personas de nuevo al rumbo. Tal vez los marcianos no sean una opción, pero ¿deberíamos pensar en llegar a un grupo de clientes completamente diferente? Tal vez el ajuste no sea el problema, pero el diseño puede serlo. ¿Cómo podemos expandir nuestro enfoque gráfico?

Problema 3. Salirse del tema o perderse en la maleza

Es muy fácil que la discusión se desvíe de la visión y la ideación y se centre en cuestiones prácticas. Por ejemplo, «Es genial decir que desea nuevo material de ventas, pero necesitaríamos más personal para crear ese material y…» o «Probamos esa idea hace cinco años, y no funcionó porque…

Estas discusiones voluntad ser importante a medida que pasa de la lluvia de ideas a los grupos de trabajo, así que infórmeselo a su equipo. Pídales que tomen notas y se ofrezcan como voluntarios para formar parte del grupo de trabajo que aborda cuestiones prácticas como la dotación de personal, la logística, etc.

Problema 4. Problemas de participación

Que una persona monopolice la discusión o que varias personas «opten por no participar» de la discusión son problemáticos. Cada grupo tiene sus miembros francos y tímidos, pero la lluvia de ideas requiere una participación universal.

Si anticipa o ve un problema con ciertas personas que dominan o evitan involucrarse, cambie su enfoque. Trate de usar una técnica de turnos en la que se le pide a cada individuo que presente sus ideas, una tras otra. Para evitar el problema de que las personas pasen todo el tiempo esperando para hablar, llame a las personas en una secuencia impredecible.

Problema 5. Aburrimiento

Cuando las personas se aburren, las conversaciones fuera de tema, el uso del teléfono celular y los garabatos se vuelven más interesantes que la lluvia de ideas en sí. Tienes algunas opciones para evitar el aburrimiento. Primero, por supuesto, mantenga sus sesiones de lluvia de ideas a una duración razonable. Dos días de lluvia de ideas pueden dejar a cualquiera aburrido hasta las lágrimas. En segundo lugar, varíe sus procedimientos. En lugar de simplemente pedir ideas durante varias horas seguidas, intente usar múltiples lluvias de ideas…

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