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Cómo dominar el formato de correo electrónico comercial adecuado

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El correo electrónico se ha convertido en la principal forma en que muchos profesionales de negocios se comunican. La mayoría de nosotros enviamos más correos electrónicos comerciales que cualquier otra forma de comunicación comercial.

Todos los días tiene correos electrónicos para su jefe, sus clientes, sus proveedores y sus contactos profesionales.

Envías toneladas de correos electrónicos. Formatéalos correctamente para que se lean. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Sus correos electrónicos son importantes. Un buen correo electrónico puede conducir al éxito empresarial. Si bien un correo electrónico incorrecto puede dañar una relación profesional, desviar su proyecto o dañar su reputación.

A pesar de su importancia, el formato de correo electrónico a menudo se ignora. El formato adecuado mejora las posibilidades de que un destinatario lea, responda y reaccione positivamente a su correo electrónico.

En este tutorial, aprenderá a crear correos electrónicos comerciales profesionales utilizando el formato de correo electrónico comercial adecuado. También le proporcionaré ejemplos de correos electrónicos comerciales buenos y malos que puede aplicar a sus propias comunicaciones.

Antes de profundizar en estos pasos del tutorial, considere descargar nuestro libro electrónico: La guía definitiva para el dominio cero de la bandeja de entrada. (Está disponible GRATIS con Tuts+ Business Newsletter).

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1. Encuentre la audiencia de correo electrónico de su empresa

No todas las audiencias de correo electrónico son iguales. Por esa razón, no todos los correos electrónicos comerciales deben formatearse y escribirse de la misma manera. Algunos correos electrónicos comerciales deben estructurarse en un estilo más formal. Pero, si está más familiarizado con su destinatario, está bien estructurar su correo electrónico en un estilo menos formal.

El estilo de correo electrónico que elija determina la apertura y el cierre de su correo electrónico. También puede determinar el idioma que usa y el tono del correo electrónico. Para obtener más información sobre el estilo de correo electrónico formal e informal, lea mi publicación reciente:

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Aquí hay un resumen rápido de algunas reglas generales sobre cuándo usar un estilo de correo electrónico formal versus informal.

Utilizar una formal estilo de correo electrónico:

  • si es requerido en su organización
  • si los destinatarios no son muy conocidos para usted
  • al enviar un correo electrónico a alguien que está por encima de usted en autoridad, como su jefe o un maestro

Usa un informal estilo de correo electrónico:

  • si se fomenta en su organización (su jefe y otros usan un estilo informal)
  • para un colega de negocios que es muy conocido para usted y/o en términos amistosos
  • para correos electrónicos personales que pueden contener temas comerciales y no comerciales

La elección entre estilo formal e informal varía de una empresa a otra. Por eso es importante saber qué se acepta en su empresa. Si no está seguro de si debe usar una estructura de correo electrónico formal o una estructura de correo electrónico informal, a menudo es más seguro usar un estilo más formal.

2. Conozca la estructura de un correo electrónico comercial

La forma en que formatea el correo electrónico de su empresa marca la diferencia. Una buena estructura de correo electrónico comercial ayuda a comunicar su mensaje con claridad. Un correo electrónico mal formateado puede dejar una mala impresión.

Todos los buenos correos electrónicos comerciales deben tener al menos estas partes:

  • Línea de asunto. La línea de asunto es la primera parte del correo electrónico que ve el lector. Puede determinar si su lector abre el correo electrónico. La mayoría de los expertos están de acuerdo en que las líneas de asunto deben ser cortas (seis a diez palabras) y específicas.
  • Saludo. El saludo es cómo saludas al lector. Es importante que comprenda si se dirige a una audiencia formal o informal.
  • Cuerpo de texto. El cuerpo del texto transmite el mensaje principal del correo electrónico. También debe incluir una introducción y una conclusión. Debe estar escrito en párrafos cortos de una a dos oraciones. Donde agregará claridad, use listas numeradas o con viñetas.
  • Firma. Tu firma puede ser formal o informal, dependiendo de tu audiencia. Una buena plantilla de firma de correo electrónico ayuda a su lector a encontrar toda la información sobre usted que necesita. Envato Elements y Envato Market tienen plantillas de firma útiles para que su firma de correo electrónico sea más profesional.

Utilice un formato de correo electrónico adecuado. Estructure su correo electrónico de modo que las primeras oraciones del cuerpo del texto expliquen de qué se trata el correo electrónico. Las últimas oraciones deben ser una conclusión que resuma el correo electrónico comercial. La conclusión también es un buen lugar para incluir una llamada a la acción. Una llamada a la acción le dice al lector de correo electrónico qué hacer a continuación y cómo hacerlo.

3. El problema con la mayoría de los correos electrónicos

Muchos de nosotros nunca aprendimos la forma correcta de estructurar un correo electrónico comercial. Es por eso que tantas personas simplemente envían un correo electrónico y esperan lo mejor. Lamentablemente, esos correos electrónicos apresurados a menudo hacen más daño que bien a nuestra reputación profesional.

En esta sección analizo dos ejemplos de correo electrónico mal escritos y mal formateados. Veremos ambos ejemplos y explicaré lo que está mal con cada uno de ellos. En la siguiente sección, haré un cambio de imagen en cada uno de estos correos electrónicos y le mostraré cómo mejorarlos.

Formal Ejemplo de correo electrónico: antes

Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico formal que no estaba bien formateado o escrito. Tómese un minuto para mirar el ejemplo y ver si puede decir cuál es el problema. Detallaré los problemas con este correo electrónico a continuación.

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Miremos detenidamente este correo electrónico comercial para determinar qué está mal. Estos son algunos de los problemas:

  • Línea de asunto. La línea de asunto «Cosas» es demasiado corta y vaga. Consta de una sola palabra. Con esta línea de asunto, algunos sistemas de correo electrónico pueden incluso enviarlo directamente al filtro de spam.
  • Saludo. El saludo de «Oye» es demasiado informal para un mensaje introductorio como este. El autor del correo electrónico menciona que nunca conoció a algunos de los miembros del equipo.
  • Cuerpo de texto. El cuerpo de este correo electrónico es un párrafo gigante. Eso hace que sea difícil de seguir para el lector promedio. El cuerpo también incluye elementos que serían mejores si tuvieran el formato de una lista.
  • Errores tipográficos y gramaticales. El cuerpo del texto incluye varias frases mal redactadas. Hay algunas oraciones corridas. También hay errores tipográficos e incluso una palabra repetida, «make make».
  • Cierre pobre o nulo. «Te atrapo por el otro lado» es un cierre demasiado informal para la mayoría de los correos electrónicos comerciales.
  • Firma. No hay firma para este correo electrónico. Si el equipo es nuevo, es posible que se pregunten quién es el remitente.

Es probable que los destinatarios de este correo electrónico pasen por alto algunos de los puntos que se plantean debido a la forma en que está formateado y redactado. Además, se ve descuidado y mal organizado. Con todo, este correo electrónico no es una buena forma de representar a una organización empresarial.

Muchas empresas encontrarían vergonzoso el correo electrónico anterior. Sin embargo, no es inusual que un profesional de negocios escriba correos electrónicos rápidamente y sin pensar. Algunos de esos correos electrónicos apresurados incluyen algunos de los mismos problemas que nuestro correo electrónico de ejemplo.

Informal Ejemplo de correo electrónico: antes

Este es un ejemplo de un correo electrónico informal que estaba mal formateado y mal redactado. Tómese un minuto para mirarlo y ver si puede decir qué es lo que está mal. Detallaré los problemas con este correo electrónico a continuación.

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Miremos cuidadosamente cada parte del correo electrónico para determinar qué está mal. Estos son algunos de los problemas:

  • Línea de asunto. La línea de asunto «Get It Together!!!» es un poco demasiado corto. También es vago y acusatorio.
  • Saludo. El saludo del nombre de la persona no es horrible para un correo electrónico informal. Sin embargo, los tres signos de exclamación agregan un tono de enojo o malestar innecesario.
  • Introducción. No hay un párrafo introductorio en este correo electrónico.
  • Cuerpo de texto. El cuerpo del texto es todo un párrafo. Está escrito en un tono enojado con frases como «Grrr» que no ayudan.
  • Conclusión. No hay una oración final. El destinatario puede no estar seguro de qué hacer a continuación.
  • Firma. No hay firma en este correo electrónico.

Este correo electrónico no solo tiene un formato deficiente, sino que también transmite un tono negativo y poco profesional. En lugar de obtener los resultados que desea el remitente, es probable que el lector se enfade y se ponga a la defensiva.

4. Ahora para formatear correctamente estos correos electrónicos comerciales

Los correos electrónicos malos se pueden mejorar con una edición y formato efectivos. Rehagamos los correos electrónicos anteriores para hacerlos más efectivos. Cambiaré el formato y la redacción para mostrarle cómo corregir los ejemplos de correo electrónico deficientes.

Formal Ejemplo de correo electrónico: después

Aquí hay un ejemplo del correo electrónico formal, reescrito y reformateado para transmitir una imagen más profesional.

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Veamos lo que hicimos para mejorar el correo electrónico:

  • Línea de asunto. La línea de asunto tiene la longitud ideal, de seis a diez palabras. También es más específico. Identifica el proyecto por su nombre y describe el tema del correo electrónico.
  • Saludo. El nuevo saludo deja en claro que este correo electrónico es para los miembros del equipo del proyecto.
  • Introducción. La oración introductoria le dice al lector de qué se trata el correo electrónico. También transmite un tono positivo al usar la palabra «Bienvenido».
  • Cuerpo de texto. El cuerpo del texto está cuidadosamente organizado en párrafos cortos de no más de tres oraciones. También incluye una lista numerada que se puede escanear rápidamente para una fácil comprensión.
  • Conclusión. La conclusión resume el post. Incluye la llamada a la acción «Avísame si tienes alguna pregunta».
  • Firma. El bloque de firma identifica al remitente como líder del equipo del proyecto.

El correo electrónico revisado es una comunicación empresarial de la que cualquier organización estaría orgullosa. Se ha reelaborado con un formato de correo electrónico profesional. También transmite el mensaje de manera clara y sucinta de manera profesional.

Propina: El correo electrónico podría mejorarse aún más al incluir una plantilla de firma de correo electrónico profesional como las que se encuentran en Envato Elements y Envato Market. Aquí hay tres ejemplos de cómo se podría usar una plantilla de firma de correo electrónico profesional:

Plantilla de firma de correo electrónico corporativoPlantilla de firma de correo electrónico corporativoPlantilla de firma de correo electrónico corporativo
Ejemplos de plantillas de firma de correo electrónico corporativo

Obtenga más información sobre cómo crear una firma de correo electrónico profesional:

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Informal Ejemplo de correo electrónico: después

Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico informal, reescrito y reformateado para transmitir una imagen más profesional:

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¿Qué cambió? Vamos a ver:

  • Línea de asunto. El asunto es más específico, sin ser acusatorio. También incluye las palabras «Por favor, responda». Muchos expertos están de acuerdo en que incluir frases como «Por favor responda» o «Respuesta necesaria» hace que sea más probable que el destinatario del correo electrónico responda.
  • Saludo. Al agregar la palabra «Hola» al saludo, suavizamos el tono del correo electrónico. Es menos probable que el lector esté a la defensiva.
  • Introducción. La introducción explica de qué se trata el correo electrónico en dos oraciones.
  • Cuerpo de texto. El tono en el cuerpo del texto es mucho más amigable. El objetivo es volver a encarrilar el proyecto, no enojar al lector.
  • Conclusión. La conclusión anima al lector a responder.
  • Firma. La firma simple está bien para un correo electrónico comercial informal.

Como puede ver, la redacción amigable y el mejor formato dejan al lector con una impresión más positiva. Es mucho más probable que el lector de este correo electrónico responda y que el problema se resuelva.

Puedes aprender aún más sobre cómo redactar correos electrónicos efectivos en este tutorial de Tuts+ de David Masters:

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    Cómo escribir correos electrónicos claros y profesionales

    David Maestros

5. Cómo evitar el desastre del correo electrónico

Entonces, ¿cómo evitar el desastre del correo electrónico? Con una planificación cuidadosa, puede dominar el formato de correo electrónico empresarial adecuado y crear un correo electrónico que transmita su mensaje sin arruinar la reputación de su empresa.

Aquí hay cuatro pautas fáciles para escribir correos electrónicos comerciales adecuados:

  1. no te apresures. Un correo electrónico apresurado es a menudo un correo electrónico mal formateado y mal escrito. Tómese el tiempo suficiente para formatear correctamente cada correo electrónico que escriba.
  2. Evita la emoción. Nunca es una buena idea enviar un correo electrónico cuando estás molesto. En su lugar, espera hasta que tengas…

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