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Cómo crear una tabla dinámica en Excel: un tutorial paso a paso

how to create a pivot table

La tabla dinámica es una de las funciones más poderosas e intimidantes de Microsoft Excel. Potente porque puede ayudarlo a resumir y dar sentido a grandes conjuntos de datos. Intimidante porque no eres exactamente un experto en Excel, y las tablas dinámicas siempre han tenido la reputación de ser complicadas.

La buena noticia: aprender a crear una tabla dinámica en Excel es mucho más fácil de lo que te han hecho creer.

Pero antes de guiarlo a través del proceso de creación de una, demos un paso atrás y asegurémonos de que comprende exactamente qué es una tabla dinámica y por qué es posible que necesite usar una.

En otras palabras, las tablas dinámicas extraen el significado de ese revoltijo aparentemente interminable de números en su pantalla. Y más específicamente, le permite agrupar sus datos de diferentes maneras para que pueda sacar conclusiones útiles más fácilmente.

La parte «pivote» de una tabla dinámica se deriva del hecho de que puede rotar (o pivotar) los datos de la tabla para verlos desde una perspectiva diferente. Para ser claros, no está agregando, restando o cambiando sus datos cuando hace un pivote. En cambio, simplemente está reorganizando los datos para que pueda revelar información útil a partir de ellos.

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¿Para qué se utilizan las tablas dinámicas?

Si todavía se siente un poco confundido acerca de lo que realmente hacen las tablas dinámicas, no se preocupe. Esta es una de esas tecnologías que son mucho más fáciles de entender una vez que la has visto en acción.

El propósito de las tablas dinámicas es ofrecer formas fáciles de usar para resumir rápidamente grandes cantidades de datos. Se pueden usar para comprender, mostrar y analizar mejor los datos numéricos en detalle, y pueden ayudar a identificar y responder preguntas imprevistas que los rodean.

Aquí hay siete escenarios hipotéticos en los que una tabla dinámica podría ser una solución:

1. Comparar los totales de ventas de diferentes productos.

Supongamos que tiene una hoja de cálculo que contiene datos de ventas mensuales de tres productos diferentes (producto 1, producto 2 y producto 3) y desea averiguar cuál de los tres ha generado más dinero. Por supuesto, puede revisar la hoja de trabajo y agregar manualmente la cifra de ventas correspondiente a un total acumulado cada vez que aparece el producto 1. Luego podría hacer lo mismo para el producto 2 y el producto 3 hasta que tenga los totales para todos ellos. Pan comido, ¿verdad?

Ahora, imagine que su hoja de cálculo de ventas mensuales tiene miles y miles de filas. Clasificarlos manualmente podría llevar toda una vida. Con una tabla dinámica, puede agregar automáticamente todas las cifras de ventas del producto 1, producto 2 y producto 3, y calcular sus sumas respectivas, en menos de un minuto.

2. Mostrar las ventas de productos como porcentajes de las ventas totales.

Las tablas dinámicas muestran naturalmente los totales de cada fila o columna cuando las crea. Pero esa no es la única figura que puede producir automáticamente.

Supongamos que ingresó números de ventas trimestrales para tres productos separados en una hoja de Excel y convirtió estos datos en una tabla dinámica. La tabla le daría automáticamente tres totales en la parte inferior de cada columna, después de haber sumado las ventas trimestrales de cada producto. Pero, ¿y si quisieras encontrar el porcentaje estas ventas de productos contribuyeron a todas las ventas de la compañía, en lugar de solo a los totales de ventas de esos productos?

Con una tabla dinámica, puede configurar cada columna para obtener el porcentaje de la columna de los totales de las tres columnas, en lugar de solo el total de la columna. Si las ventas de tres productos totalizaron $ 200,000 en ventas, por ejemplo, y el primer producto ganó $ 45,000, puede editar una tabla dinámica para decir que este producto contribuyó con el 22.5% de todas las ventas de la compañía.

Para mostrar las ventas de productos como porcentajes de las ventas totales en una tabla dinámica, simplemente haga clic con el botón derecho en la celda que contiene el total de ventas y seleccione Mostrar valores como > % del total general.

3. Combinar datos duplicados.

En este escenario, acaba de completar un rediseño de blog y tuvo que actualizar un montón…

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