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Cómo combinar dos (o más) hojas de cálculo de Excel juntas

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Si es usuario de Microsoft Excel, no tardará mucho en tener muchos libros de trabajo diferentes llenos de hojas de cálculo importantes. ¿Qué sucede cuando necesita combinar estos múltiples libros de trabajo para que todas las hojas estén en el mismo lugar?

Excel puede ser un desafío a veces porque es muy poderoso. Sabes que lo que quieres hacer es posible, pero es posible que no sepas cómo lograrlo. En este tutorial, le mostraré varias técnicas que puede usar para fusionar hojas de cálculo de Excel.

Cuando necesite combinar varias hojas de cálculo, no copie y pegue los datos de cada hoja manualmente. Hay muchos atajos que puede usar para ahorrar tiempo al combinar libros de trabajo y le mostraré cuál es el adecuado para cada situación.

Combinar hojas de cálculo de ExcelCombinar hojas de cálculo de Excel

Mira y aprende

El screencast a continuación le mostrará cómo combinar hojas de Excel en un solo libro de trabajo consolidado. te enseño a usar PowerQuery (también llamado obtener y transformar datos) para reunir datos de varios libros de trabajo.


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Importante: Las direcciones de correo electrónico utilizadas en este tutorial son ficticias (generadas aleatoriamente) y no pretenden representar ninguna dirección de correo electrónico real.

Siga leyendo para ver las instrucciones escritas. Como siempre, Excel tiene varias formas de realizar esta tarea, y la forma en que trabaja con sus datos determinará qué enfoque es el mejor.

1. Cómo mover y copiar hojas (método más simple)

El método más fácil para fusionar hojas de cálculo de Excel es simplemente tomar la hoja completa y copiarla de un libro de trabajo a otro.

Para hacer esto, comience por abriendo ambos libros de Excel. Luego, cambie al libro de trabajo del que desea copiar varias hojas.

Ahora, espera Control (o Mando en Mac) en su teclado y haga clic en todas las hojas que desea copiar en un libro de trabajo separado. Notará que al hacer esto, las pestañas se mostrarán resaltadas.

Ahora, simplemente haga clic derecho y elija Mover o copiar del menú.

Mover o copiar desde el menúMover o copiar desde el menúMover o copiar desde el menú
Control+clic (o comando+clic) en todas las hojas que desea mover o copiar entre libros de trabajo, luego haga clic con el botón derecho y elija Mover o copiar.

Sobre el Mover o copiar ventana emergente, lo primero que querrá hacer es seleccionar el libro de trabajo al que desea mover las hojas. Elija el nombre del archivo de la «Reservar» desplegable.

Opción de mover o copiar ventana emergenteOpción de mover o copiar ventana emergenteOpción de mover o copiar ventana emergente
En la ventana emergente, elija el libro de trabajo que desea copiar o mover sus hojas y asegúrese de marcar crear una copia si no desea mover todas las hojas.

Además, puede elegir dónde se colocan las hojas en el nuevo libro de trabajo en términos de secuencia. los antes de la hoja controles de menú donde se insertarán secuencialmente en el libro de trabajo las hojas. siempre puedes elegir (mover al final) y vuelva a secuenciar el orden de las hojas más adelante según sea necesario.

Finalmente, es opcional marcar la casilla para crear una copia, que duplicará las hojas y creará una copia separada de ellas en el libro de trabajo al que está moviendo las hojas. Una vez que presione OK, verá que las hojas que copiamos están en el libro de trabajo combinado.

Hojas en el libro de ExcelHojas en el libro de ExcelHojas en el libro de Excel
Ahora, las dos hojas que seleccionamos de un libro de trabajo separado se copian en el libro de trabajo principal.

Este enfoque tiene algunas desventajas. Si continúa trabajando con dos archivos separados, no están «sincronizados». Si realiza cambios en el libro de trabajo original que copió las hojas desdeno se actualizarán automáticamente en el libro de trabajo combinado.

2. Prepárese para usar herramientas de obtención y transformación de datos para combinar hojas

Excel tiene un conjunto de herramientas increíblemente poderoso que a menudo se llama PowerQuery. A partir de Excel 2016, este conjunto de características se renombró como Obtener y transformar datos.

Como sugiere el nombre, se trata de un conjunto de herramientas que lo ayudan a recopilar datos de otros libros de trabajo y consolidarlos en un solo libro de trabajo.

Cinta de Excel de obtención y transformación de datosCinta de Excel de obtención y transformación de datosCinta de Excel de obtención y transformación de datos
En Excel 2016 para Windows o la versión Office365 de Excel, encontrará esta función en la Datos pestaña en el Obtener y transformar opciones

Además, esta función es exclusiva de Excel para Windows. No lo encontrarás en las versiones de Mac o en la edición de navegador web de la aplicación de Microsoft.

Antes de comenzar: verifique los datos

La parte más importante de este proceso es verificar sus datos antes de comenzar a combinarlos. Los archivos deben tener la misma configuración para la estructura de datos, con las mismas columnas. No puede combinar fácilmente una hoja de cálculo de cuatro columnas y una hoja de cálculo de cinco columnas, ya que Excel no sabrá dónde colocar los datos.

Comparar conjuntos de datosComparar conjuntos de datosComparar conjuntos de datos
Antes de intentar combinar datos con Obtener y transformar datos característica, realmente ayuda a garantizar que los datos estén en la misma estructura, con las mismas columnas en cada libro de trabajo que está combinando.

A menudo, necesitará combinar hojas de cálculo cuando descargue datos de los sistemas. En ese caso, es mucho más fácil asegurarse de que el sistema en el que está descargando datos esté configurado para descargar datos en las mismas columnas cada vez.

Antes de descargar datos de un servicio como Google Analytics, siempre me aseguro de descargar el mismo formato de informe cada vez. Esto asegura que puedo trabajar y combinar fácilmente varias hojas de cálculo.

Ya sea que esté extrayendo datos de un sistema como Google Analytics, MailChimp o un ERP como SAP u Oracle que impulsa a grandes empresas, la mejor manera de ahorrar tiempo es asegurarse de que está descargando datos en un formato común.

Ahora que hemos verificado nuestros datos, es hora de sumergirse en el aprendizaje de cómo combinar hojas de Excel.

3. Cómo combinar hojas de Excel en una carpeta llena de archivos

Algunas veces, tuve una carpeta llena de archivos que necesitaba reunir en un solo archivo consolidado. Cuando tiene docenas o incluso cientos de archivos, abrirlos uno por uno para combinarlos no es factible. Aprender esta técnica puede ahorrarle decenas de horas en un solo proyecto.

Nuevamente, es crucial que los datos estén en el mismo formato. Para comenzar, es útil colocar todos los archivos en la misma carpeta para que Excel pueda ver fácilmente esta carpeta en busca de cambios.

Combinación de carpetas de archivosCombinación de carpetas de archivosCombinación de carpetas de archivos
Asegúrese de haber colocado todos sus archivos de Excel en la misma carpeta, luego elija Nueva consulta > Desde archivo > Desde carpeta en la cinta de Excel.

Paso 1. Dirige Excel a la Carpeta de Archivos

En la ventana emergente, querrá especificar una ruta a la carpeta que contiene sus libros de Excel.

Ruta de la carpeta Microsoft ExcelRuta de la carpeta Microsoft ExcelRuta de la carpeta Microsoft Excel
Establezca la ruta de la carpeta a la carpeta con los archivos que desea combinar.

Puede buscar esa ruta o simplemente pegar la ruta a la carpeta con sus libros de trabajo.

Paso 2. Confirme la lista de archivos

Después de mostrar a Excel dónde se almacenan los libros de trabajo, aparecerá una nueva ventana que muestra la lista de archivos que está configurado para combinar. En este momento, solo está viendo metadatos sobre los archivos, y no los datos que contienen.

Lista de archivos para combinarLista de archivos para combinarLista de archivos para combinar
Esta ventana simplemente muestra los archivos que se van a combinar con nuestra consulta,

Esta ventana simplemente muestra los archivos que se van a combinar con nuestra consulta. Verá el nombre del archivo, el tipo y las fechas de acceso y modificación. Si falta un archivo en esta lista, confirme que todos los archivos están en la carpeta y vuelva a intentar el proceso.

Para pasar al siguiente paso, haga clic en Editar.

Paso 3. Confirma la Combinación

El siguiente menú ayuda a confirmar los datos dentro de sus archivos. Como ya hemos comprobado que los datos tienen la misma estructura en nuestros múltiples archivos, simplemente podemos hacer clic en OK en este paso.

Confirmar combinación de archivos ExcelConfirmar combinación de archivos ExcelConfirmar combinación de archivos Excel
Este es un paso de verificación para garantizar que nuestros archivos estén en la misma estructura, así que simplemente presione OK para pasar al siguiente paso.

Paso 4. Cómo combinar hojas de Excel con un clic

Ahora, aparece una nueva ventana con la lista de archivos que estamos configurados para combinar.

En esta etapa, todavía verá metadatos sobre los archivos y ahora los datos en sí. Para resolver eso, haga clic en la doble flecha desplegable en la esquina superior derecha de la primera columna.

Haga clic para combinar archivosHaga clic para combinar archivosHaga clic para combinar archivos
Haga clic en la doble flecha desplegable en la primera columna para cargar los datos de origen de cada archivo.

¡Voila! Ahora, verá los datos reales del interior de los archivos combinados en un solo lugar.

Datos combinados del editor de consultasDatos combinados del editor de consultasDatos combinados del editor de consultas
Una vez que combine sus datos, los verá todos combinados en un solo archivo, y el nombre del archivo original se muestra en la primera columna.

Desplácese por los datos para confirmar que todas sus filas están allí. Note que el único cambio de sus datos originales es que el nombre del archivo de cada archivo fuente está en la primera columna.

Paso 5. Cierra y carga los datos

Lo crea o no, básicamente hemos terminado de combinar nuestras hojas de cálculo de Excel. Los datos están en el Editor de consultas por ahora, por lo que necesitaremos «enviarlos de vuelta» a Excel normal para que podamos trabajar con ellos.

Haga clic en Cerrar y cargar en la esquina superior derecha. Verá los datos terminados en una hoja de cálculo normal de Excel, listos para revisar y trabajar.

Conjunto de datos combinados en ExcelConjunto de datos combinados en ExcelConjunto de datos combinados en Excel
Una vez que haga clic Cerrar y cargar, verá todos los datos de los archivos originales combinados en una sola hoja.

Imagine usar esta función para acumular varios archivos de diferentes miembros de su equipo. Elija una carpeta en la que cada uno almacenará archivos y luego combínelos en un archivo cohesivo con esta función en solo unos minutos.

Recapitular y seguir aprendiendo

En este tutorial, aprendió varias técnicas sobre cómo combinar hojas de Excel. Cuando tenga muchas hojas que necesite unir, usar uno de estos enfoques le ahorrará tiempo para que pueda volver a la tarea en cuestión.

Consulte algunos de los otros tutoriales para mejorar sus habilidades de Excel. Cada uno de estos tutoriales le enseñará un método para realizar tareas en menos tiempo en Microsoft Excel.

¿Cómo fusionar libros de Excel? Hágame saber en la sección de comentarios a continuación si tiene preferencia por estos métodos o una técnica propia que utiliza.

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