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Siempre he usado hojas de cálculo para mantener mi vida organizada y funcionando sin problemas. Desde mis primeros días de uso de Excel en las computadoras de la biblioteca, siempre me gustó la estructura y la simplicidad de registrar mis datos en filas y columnas.
Entonces, cuando Google lanzó una versión basada en navegador de una aplicación de hoja de cálculo llamada Hojas, Empecé a usarlo de inmediato. La capacidad de invitar a colaboradores a la hoja de cálculo y trabajar juntos en proyectos fue fácil de comenzar y fácil de usar.
Tener una hoja de cálculo conectada a la nube trae muchos beneficios, pero uno de mis favoritos es el aspecto de colaboración. Cualquiera que tenga una cuenta de Google puede unirse a usted para editar su hoja de cálculo en tiempo real.
Este tutorial le enseñará cómo colaborar en Hojas de cálculo de Google. Aprenderá a invitar a colaboradores y a trabajar con ellos sin problemas para simplificar los datos.
Cuándo usar la colaboración
Antes de sumergirnos en los detalles técnicos de la configuración de las funciones de colaboración, hagamos una lluvia de ideas para usar las funciones de colaboración de Sheets en todo su potencial.
¿Alguna vez ha estado trabajando en un proyecto grupal en el que varias personas intentaban realizar modificaciones en el mismo archivo? En mi experiencia, esto a menudo se convierte en varias personas que editan múltiples versiones del archivo que pronto pierden la sincronización. Terminas pasando tiempo con todos estos archivos abiertos, reconciliando las diferencias y improvisando una versión terminada.
Hay una manera mejor. Todas las aplicaciones basadas en la nube de Google, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, facilitan la colaboración con otros. Aquí hay algunas ideas para momentos en los que usar una hoja de cálculo colaborativa realmente puede facilitar su trabajo:
- Sheets funciona muy bien para proyectos escolares, donde puedes invitar a todos tus compañeros de clase a editar la misma hoja de cálculo y mantener un proyecto organizado.
- Otra idea es configurar una Hoja compartida cuando esté preparando un pronóstico o presupuesto para permitir que todos puedan ofrecer información para un pronóstico más preciso.
- Use una hoja compartida para solicitar comentarios de sus colegas sobre
Cualquiera de estos es un buen motivo para probar la colaboración en Hojas de cálculo. Ahora, aprendamos lo fácil que es configurarlo. Aquí hay algunas instrucciones para colaborar en Google Docs que también pueden resultarle útiles:
Documentos de Google
Cómo compartir documentos en Google Docs: todo lo que necesita saber
melissa murphy
Cómo compartir hojas de cálculo en Google Drive
Para comenzar, vamos a invitar a colaboradores a trabajar con nosotros en la Hoja. Google facilita la personalización no solo de los usuarios que tienen acceso, sino también del nivel de acceso que tienen para ver o editar la hoja de cálculo.
Vale la pena señalar que, de manera predeterminada, sus Hojas de cálculo de Google están visibles y abiertas para que las edite solo usted. Puede agregar otros usuarios para trabajar con la hoja de cálculo usando el Cuota rasgo.
Sumerjámonos en compartir la Hoja haciendo clic en el azul grande Cuota en la esquina superior derecha de la aplicación Hojas de cálculo. Esto abre una ventana que facilita invitar a colaboradores a la hoja.
La forma más sencilla de comenzar es ingresar las direcciones de correo electrónico en el cuadro. Agregue tantos usuarios como desee para colaborar usando este diálogo.
A medida que agrega colaboradores a esta lista, puede controlar con precisión lo que cada usuario puede hacer dentro de la hoja que está compartiendo. Estas son las opciones clave que puede configurar para cada usuario:
- Poder editar. Con esta configuración, los colaboradores pueden realizar ajustes en la hoja de cálculo, modificando las celdas y las fórmulas dentro de ellas.
-
puede comentar. Esto permite que un colaborador deje comentarios de texto en la hoja de cálculo para que los revise más adelante.
- Puedo ver. Esta es la forma más segura de otorgar acceso, ya que solo permite al usuario abrir y ver la hoja de cálculo (pero no realizar modificaciones).
También puede agregar un mensaje a esta ventana para notificar a los nuevos colaboradores que ahora tienen acceso a la hoja de cálculo.
No te pierdas la crítica Configuración del propietario sección también, en la parte inferior de la Cuota ventana:
- Con la opción superior, puede Impedir que los editores cambien el acceso, lo que significa que puede controlar si otro los editores pueden agregar o editar usuarios que tienen acceso a la hoja de cálculo.
- La opción inferior, «Deshabilitar opciones para descargar, imprimir, copiar…» hará que sea más difícil para los usuarios tomar la hoja de cálculo para trabajar con ella por su cuenta.
¡Eso es todo! Ha agregado esos colaboradores a su hoja de cálculo y pueden trabajar con sus datos en la hoja.
1. Uso compartido de enlaces
¿Qué sucede si desea compartir su hoja con cualquier persona a la que le proporcione la URL? Puede hacerlo fácilmente en Hojas de cálculo de Google.
Saltar atrás en el mismo Cuota ventana y haga clic en el Obtener enlace para compartir en la esquina superior derecha.
Esta ventana tiene las mismas opciones para configurar cómo los colaboradores pueden trabajar con la hoja de cálculo. Tu puedes elegir Editar comentario, o vista para cualquiera que tenga la dirección del enlace.
También puede agregar niveles más altos de seguridad para colaboradores específicos. Por ejemplo, haga pública la Hoja con la seguridad de la vista, pero luego agregue colaboradores específicos que puedan editar la hoja de cálculo.
2. Modificar Colaboradores
Más adelante, es posible que desee ajustar quién tiene acceso a la hoja de cálculo. Cuando necesite ajustar quién tiene acceso, asegúrese de hacer clic en Cuota de nuevo para reabrir la configuración para ajustar quién puede acceder a la hoja.
Clickea en el «Compartido con…» texto para reabrir la lista de quién tiene acceso a la Hoja. Desde ese menú, simplemente haga clic en los íconos para cambiar el nivel de seguridad de un colaborador existente o eliminarlo de la Hoja por completo.
Cómo colaborar en hojas de cálculo de Google
Ahora que hemos invitado a colaboradores a nuestra hoja de cálculo, echemos un vistazo a lo que es posible cuando trabajamos juntos.
Según los permisos que configuró para su Hoja, los usuarios que invitó pueden comenzar a trabajar en la Hoja de inmediato. Ya sea que les haya dado opciones de edición, lectura o visualización, pueden comenzar a trabajar dentro de la Hoja.
Pero hay mucho más poder para colaborar dentro de la hoja de cálculo. Veamos algunas de las funciones de colaboración de Sheets:
1. Ver quién está trabajando
Una de mis funciones de colaboración favoritas es simple. Puedes ver fácilmente cuando otros están trabajando dentro de la hoja de cálculo usando Hojas. En la esquina superior derecha, verá íconos circulares para el avatar de cualquier persona que trabaje dentro de la hoja de cálculo.
Más allá de ver a los colaboradores trabajando activamente dentro de la hoja de cálculo, también puede abrir rápidamente una ventana de chat ad-hoc para comunicarse rápidamente con los colaboradores. Esta es una excelente manera de dejar una nota rápida en lugar de levantar el teléfono o finalizar un correo electrónico por separado, y la mejor parte es que se encuentra dentro de Hojas de cálculo.
Para abrir un chat, haga clic en el icono de chat a la izquierda de Cuota como se puede ver en la captura de pantalla a continuación. Se abrirá un panel de mensajes y cualquiera que esté trabajando en la hoja de cálculo en ese momento verá cualquier mensaje que deje.
Una de mis funciones colaborativas favoritas es la capacidad de ver lo que están haciendo las personas en una hoja de cálculo en un momento dado. En la captura de pantalla a continuación, puede ver que hay cuadros de colores alrededor de las celdas que los colaboradores seleccionan activamente. Todo lo que agreguen, cambien o actualicen se puede ver en tiempo real.
2. Comentarios de revisión
Si usa Hojas de cálculo para colaborar, es posible que encuentre comentarios en su hoja de cálculo con comentarios útiles de sus colegas. Esta es una excelente manera de dejar comentarios útiles para otros, incluso si no está trabajando dentro de la hoja de cálculo al mismo tiempo.
Me gusta usar los comentarios en Hojas de cálculo como una comunicación bidireccional. Si bien Chat se puede usar para discusiones generales, los comentarios son perfectos para discutir celdas específicas con colaboradores.
El siguiente ejemplo es un caso de uso ideal para un comentario. Dejé un comentario para que un colaborador confirme una entrada clave, luego respondí con un comentario separado para responder.
Recapitular y seguir aprendiendo
En este tutorial, cubrimos la mejor manera de colaborar en Hojas de cálculo de Google. En realidad, es muy fácil incluir a otros usuarios en su hoja de cálculo y trabajar juntos en los datos. ¡Solo invite a algunos otros usuarios y comience a trabajar en hojas de cálculo en conjunto!
Sheets tiene mucho poder para manejar datos a pesar de que vive dentro de su navegador web. Aquí hay otros tutoriales que pueden hacer fluir su creatividad con ideas para aprovechar al máximo las Hojas de cálculo de Google:
¿Cómo está utilizando las funciones de colaboración en Hojas de cálculo para trabajar con otras personas en tiempo real? Házmelo saber en los comentarios debajo de este artículo y comparte una función favorita de Sheets con tus compañeros lectores de Tuts+.
