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Colaborar como equipo en presentaciones de PowerPoint (PPT) (+ Video)

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Nexon compartió PowerPointNexon compartió PowerPoint
Microsoft Office Online le permite editar y colaborar en presentaciones de PowerPoint directamente dentro de un navegador web.

Imagínate esto:

Está trabajando para terminar una presentación para un proyecto de clase o un grupo de trabajo. Está pasando el archivo de un lado a otro mediante el correo electrónico o el uso compartido de archivos y es difícil mantenerse sincronizado en el proyecto. Muy pronto, tendrá múltiples copias del mismo archivo flotando con cambios inconsistentes.

Usted se estará preguntando: ¿Puedes compartir un PowerPoint? La respuesta es sí. Microsoft PowerPoint ha agregado muchas funciones colaborativas en línea en sus versiones recientes.

La colaboración significa que puede invitar y trabajar con otras personas dentro de la aplicación de PowerPoint en lugar de pasar archivos.

En este tutorial, le enseñaré cómo usar las funciones de uso compartido de PowerPoint para trabajar juntos en un solo archivo PPT en línea.

Cómo colaborar rápidamente en presentaciones de PowerPoint (ver y aprender)

En este video, le mostraré cómo comenzar a guardar un archivo en la nube, así como también cómo trabajar con otros para editar la misma presentación. Aprenderá a invitar a otros usuarios a colaborar y qué esperar al trabajar juntos en PowerPoint.

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Siga leyendo para obtener más información sobre cómo comenzar con la colaboración de PowerPoint, incluida una opción totalmente gratuita para usar Microsoft Office Online.

Microsoft Office, explicado

Tal vez se pregunte qué es posible cuando se trata de colaboración. Para entender eso, hablemos un poco sobre las distintas versiones de Microsoft Office.

En el pasado, Microsoft Office era fácil de entender. Cada pocos años, Microsoft lanzaba una nueva versión de Office y la etiquetaba según el año de lanzamiento, como «Excel 2016» o «PowerPoint 2013».

Sin embargo, los tiempos son diferentes ahora. Las aplicaciones se actualizan a menudo. Microsoft está respondiendo esencialmente a competidores como Google Drive y Dropbox Paper. Estas son las diversas versiones actuales de Office que están disponibles para usar:

  • Microsoft Office en línea. Estas son las versiones basadas en navegador web de las aplicaciones de Microsoft Office, incluido PowerPoint. Son de uso gratuitoy puede pensar en ellos como la respuesta de Microsoft a Google Drive.
  • Microsoft Office 365. Al igual que Creative Cloud de Adobe, Microsoft ahora ofrece un modelo basado en suscripción para usar la suite de Office. Pague una tarifa mensual y obtendrá acceso a todas las aplicaciones de Office y actualizaciones constantes.
  • Microsoft Office Hogar y Estudiantes. Esto se parece más al modelo tradicional, en el que paga una tarifa única por la aplicación y la tiene para usar.

Todos estos pueden funcionar con la colaboración de Office, pero es útil considerar que sus colaboradores pueden estar usando una versión diferente.

La mejor noticia es que Microsoft Office en línea está disponible para todos, de forma gratuita. Esto significa que cualquiera puede crear una cuenta de Microsoft y usarla para colaborar con otros usuarios de Office.

Además, es posible que haya oído hablar de Microsoft OneDrive. Este es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft (piense en Dropbox). Necesitará OneDrive para guardar su archivo de PowerPoint para la colaboración. Puede obtener 5 gigabytes de almacenamiento OneDrive de forma gratuita con una cuenta de Microsoft.

Prepárate para compartir

Profundicemos en la colaboración en PowerPoint. Una excelente manera de comenzar es guardar su presentación en OneDrive.

Solo usted puede acceder a un PowerPoint guardado en su computadora. Al guardarlo en línea, puede configurar un PowerPoint de edición colaborativa. Así es como se comparte un PowerPoint con múltiples usuarios.

Para guardar una presentación en OneDrive, vaya a la Archivo > Guardar como menú en PowerPoint. Cuando el Guardar como aparece el menú, haga clic en Ubicaciones en línea. En el menú desplegable Lugar, elija OneDrive. Asigne un nombre a su archivo, luego haga clic en Salvar. Esto guardará su presentación en la nube para que otros puedan colaborar con usted.

Cómo colaborar en PowerPointCómo colaborar en PowerPointCómo colaborar en PowerPoint
Guarde su presentación de PowerPoint en OneDrive para comenzar a colaborar.

Ahora que tiene su archivo guardado, debe convertirlo en un PowerPoint compartido. Eso significa que deberá invitar a otros usuarios a colaborar con usted en la presentación. Encuentra el Cuota cerca de la esquina superior derecha y haga clic en él para invitar a otros a su presentación.

Cómo hacer que un PowerPoint sea editable por varios usuariosCómo hacer que un PowerPoint sea editable por varios usuariosCómo hacer que un PowerPoint sea editable por varios usuarios
Hacer clic Cuota para comenzar a invitar a otros a su presentación.

Ahora, verá una nueva ventana donde puede agregar otros a su presentación de PowerPoint. De su lista de opciones, haga clic en Invitar a la gente. En este menú, puede agregar las direcciones de correo electrónico de sus colaboradores.

También puede controlar cómo trabajar juntos en PowerPoint aquí. los Poder editar casilla de verificación controla si otros pueden hacer cambios. Déjalo marcado si quieres un PowerPoint de edición colaborativa. Pero si desea que los usuarios vean una copia de solo lectura, desmárquela.

PowerPoint compartidoPowerPoint compartidoPowerPoint compartido
Ingrese una dirección de correo electrónico y la configuración de compartir para invitarlos a compartir.

Office Online es de uso gratuito. Puede invitar a alguien que no esté suscrito a Office 365. Al crear una cuenta de Microsoft, puede unirse y colaborar en su presentación.

Una vez que presione Cuota, el destinatario recibirá un correo electrónico con un enlace para colaborar en la presentación. Siga agregando más usuarios para crear una presentación verdaderamente colaborativa. Está listo para comenzar a colaborar con otros en el mismo archivo de presentación.

Opciones de colaboración en equipo de PowerPoint

Tú decides cómo colaboras con tu equipo en PowerPoint. Esto podría ser tan simple como pedirle a alguien que visite el enlace y lo revise. Pero hay muchas opciones para trabajar dentro del archivo al mismo tiempo.

La colaboración de PowerPoint es útil si están trabajando todos a la vez en el mismo proyecto. Por ejemplo, es posible que todos estén en una videoconferencia completando cambios juntos.

Primero, alguien recibirá el enlace y hará clic en él. Esto abre Office Online. Nuevamente, esta es una versión de Office que no requiere descargar una aplicación.

A partir de aquí, hay dos opciones. Ambos están en el Edición desplegable.

  1. Para ediciones básicas, haga clic en Edición en el menú. Esto le permite realizar cambios directamente dentro de Office Online.
  2. Pero si necesita un conjunto completo de funciones, haga clic en Abrir en la aplicación de escritorio. Esto inicia la aplicación de PowerPoint si está instalada.
Colaboración de PowerPointColaboración de PowerPointColaboración de PowerPoint
Escoger entre Edición y Abrir en la aplicación de escritorio para controlar dónde realiza ediciones en su colaboración de PowerPoint.

Si tiene una versión de escritorio de PowerPoint, es su mejor opción. El conjunto completo de características y herramientas estará disponible para trabajar con presentaciones. Office Online es excelente para ver y editar rápidamente, pero la versión de escritorio ofrece más.

Cómo compartir un PowerPointCómo compartir un PowerPointCómo compartir un PowerPoint
Los cambios aparecen en tiempo real cuando utiliza las funciones de colaboración de PowerPoint.

Una vez que la aplicación en línea o de escritorio está abierta, es hora de ponerse a trabajar. Cualquier cambio que usted u otros hagan aparecerá en tiempo real. Office Online tiene por defecto una opción de guardado automático, por lo que las diapositivas se guardan cada vez que se modifican.

Mientras trabaja con su equipo global, no habrá ningún retraso en que los cambios se hagan visibles. Así es como trabajar juntos en PowerPoint para obtener excelentes resultados.

Ver colaboradores de PowerPoint

¿Se pregunta cómo colaborar en PowerPoint? Es útil saber exactamente quién está en su equipo. Cuando esté trabajando en la versión de escritorio de PowerPoint, puede hacer clic en el Cuota botón de nuevo. Aparecerá una lista de usuarios y sus permisos.

De esta forma, puede realizar un seguimiento de quién tiene acceso a su PowerPoint compartido. También puede saber si tienen Vista o Editar acceder a sus diapositivas.

Cómo trabajar juntos en PowerPointCómo trabajar juntos en PowerPointCómo trabajar juntos en PowerPoint
Controle el acceso y los permisos en su PowerPoint compartido con el Cuota menú.

Para los usuarios de Office 365, hay más opciones, como chatear con los usuarios desde la barra lateral. Siempre puedes hacer clic Cuota para administrar quién puede trabajar en el archivo y cambiar sus permisos de edición.

Independientemente de la versión de PowerPoint que utilice, la colaboración funciona mejor con OneDrive. Invitar a colaboradores dentro de la interfaz de PowerPoint hace que sea mucho más fácil compartir. Eso siempre es cierto, sin importar qué versión de PowerPoint esté usando cada uno de los miembros de su equipo.

Obtenga más información sobre cómo hacer presentaciones de PowerPoint

¿Cómo colaboras cuando trabajas con otros? ¿Le gusta usar las funciones integradas de PowerPoint para compartir y colaborar, o prefiere usar aplicaciones como Dropbox para pasar archivos de un lado a otro?

Fuera de la colaboración, hay muchos otros excelentes tutoriales de PowerPoint en Envato Tuts+ que pueden ayudarte a desarrollar tus habilidades de presentación. Consulte estos tutoriales de PPT para obtener más información:

O explora nuestros mejores diseños de plantillas de PowerPoint en Envato Elements y GraphicRiver. Le brindan muchos diseños creativos de diapositivas para crear una excelente presentación rápidamente.

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Colaborar en PowerPoint de forma fácil

Muchos se han preguntado: ¿Puedes compartir un PowerPoint fácilmente? Como puedes ver, la respuesta es sí. Con las funciones integradas de PowerPoint, puede compartir diapositivas con el mundo. Esto significa que su colaboración de PowerPoint puede abarcar todo el mundo.

Su equipo ni siquiera tiene que tener la aplicación de escritorio de PowerPoint. Descarga una de nuestras plantillas premium de PowerPoint y luego utilízalas con las funciones de colaboración de PowerPoint. Gracias a Office Online, su equipo puede ver y editar desde cualquier lugar. Este artículo se centró en lo fácil que es trabajar juntos dentro de PowerPoint.

Nota editorial: esta publicación tiene actualizado con contribuciones y un video de Andrew Childress. Andrés es un instructor independiente de Envato Tuts+.

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