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9 mejores prácticas de subprocesos de correo electrónico grupal: para liderar mejores conversaciones

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Muchos sistemas de correo electrónico como Gmail, Yahoo! y Outlook permiten hilos de correo electrónico. Ya sea que administre su propio negocio o trabaje para una empresa, los mensajes encadenados son una excelente herramienta para asegurarse de que todos los miembros de su equipo estén actualizados con la información del proyecto.

En este tutorial, le proporciono nueve prácticas recomendadas para configurar y usar hilos de correo electrónico correctamente, para que pueda mantener las conversaciones en movimiento y asegurarse de que solo está enviando mensajes importantes a los miembros del equipo con los que necesita comunicarse.

Hilo de correo electrónico grupalHilo de correo electrónico grupal
Subprocesos de correo electrónico de grupo (gráficos)

Nota: Si bien aquí se usa la versión de escritorio de Gmail para ilustrar estos principios de correo electrónico grupal, muchos de ellos también se aplican a otros sistemas de correo electrónico populares.

Además, b.ntes de profundizar en este útil tutorial, descargue nuestro nuevo libro electrónico (GRATIS): La guía definitiva para el dominio cero de la bandeja de entrada. Está repleto de una serie de estrategias profesionales de correo electrónico que puede utilizar rápidamente.

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¿Qué es un hilo de correo electrónico?

Un hilo de correo electrónico trata los correos electrónicos relacionados como una discusión al mantener los correos electrónicos relacionados juntos en su bandeja de entrada. En Gmail, todo lo que necesita hacer para crear una discusión encadenada es presionar Responder a todos al contestar un correo electrónico.

Sin embargo, tenga cuidado cuando use un hilo de conversación por correo electrónico. En Gmail, si puede cambiar la línea de asunto cuando responde a un correo electrónico, el correo electrónico con la línea de asunto modificada se convierte en un nuevo hilo. El mensaje ya no forma parte del hilo original, incluso si está relacionado con el tema.

A muchos profesionales de negocios les encantan los hilos de correo electrónico y fomentan su uso por las siguientes razones:

  • Reduce el desorden de la bandeja de entrada de correo electrónico. Sin hilos de correo electrónico, si tiene un correo electrónico original con diez respuestas, verá 11 mensajes diferentes en su bandeja de entrada de correo electrónico. Cuando usa un hilo de correo electrónico grupal, solo ve el correo electrónico original en su bandeja de entrada con el número de respuestas entre paréntesis al lado.
  • Mantiene los correos electrónicos relacionados juntos. La mayoría de nosotros recibimos muchos correos electrónicos. Puede ser fácil pasar por alto un correo electrónico importante o perder la noción de lo que está hablando un remitente.
  • Mantiene a todos informados. Muchos proyectos usan equipos. Con los correos electrónicos encadenados, el líder del equipo puede responder una pregunta y todos los miembros del equipo ven tanto la pregunta como la respuesta.
Conversación encadenada de correo electrónico de GmailConversación encadenada de correo electrónico de GmailConversación encadenada de correo electrónico de Gmail
Correo electrónico encadenado en la bandeja de entrada de Gmail

El correo electrónico anterior es una conversación encadenada sobre el Proyecto XYZ tal como aparece en la bandeja de entrada de Gmail. Hay cuatro participantes en la conversación, aunque solo aparecen tres. Hay seis mensajes en el hilo como lo indica el número 6 entre paréntesis después de la lista de participantes.

A pesar de las ventajas, puede haber algunos inconvenientes en los correos electrónicos encadenados. Aquí hay algunos:

  • La lista de distribución es demasiado grande. Si se agregan personas al hilo innecesariamente, puede molestar a esas personas y hacer que el hilo se llene de preguntas.
  • El hilo es demasiado largo. A veces, un hilo se vuelve tan largo que lleva una eternidad desplazarse hasta el principio y seguir toda la conversación.
  • Algunos sistemas de correo electrónico no admiten subprocesos. Si envía un correo electrónico encadenado a un miembro del equipo cuyo sistema de correo electrónico no utiliza cadenas, aparecerá como un nuevo correo electrónico en su sistema.

Abordaremos algunos de estos inconvenientes más adelante en este tutorial con nuestra lista de mejores prácticas. Por ahora, echemos un vistazo a cómo crear y usar subprocesos de correo electrónico.

Para obtener más información sobre todos los tipos de correo electrónico, revisa nuestra selección de tutoriales de correo electrónico en Envato Tuts+.

Cómo usar un hilo de correo electrónico

Hay tres técnicas básicas que debe comprender para utilizar hilos de correo electrónico:

  1. Cómo activar o desactivar un hilo de correo electrónico.
  2. Cómo cambiar los destinatarios de un hilo de correo electrónico.
  3. Cómo silenciar una conversación encadenada.

Examinemos cada una de estas técnicas por separado. Aquí hay una guía rápida de algunos conceptos básicos de subprocesos de Gmail:

Cómo activar o desactivar un hilo de correo electrónico

Si usas Gmail, estás de suerte. Los mensajes encadenados, también llamados Vista de conversación, son los predeterminados. Para activar (o desactivar) los mensajes encadenados, sigue estos pasos:

Clickea en el Ajustes en el extremo derecho de la pantalla para mostrar el Ajustes menú.

Menú de configuración de GmailMenú de configuración de GmailMenú de configuración de Gmail
Menú de configuración de Gmail

Desplácese hacia abajo hasta el Vista de conversación opción. Seleccione el botón de alternar para activar Vista de conversación Encendido o apagado.

Opción de vista de conversación de GmailOpción de vista de conversación de GmailOpción de vista de conversación de Gmail
Vista de conversación de Gmail activada

Muchos otros sistemas de correo electrónico también le permiten usar mensajes encadenados. En yahoo! Correo, por ejemplo, el proceso es muy similar a Gmail. Puede activar o desactivar los mensajes encadenados eligiendo habilitar (o deshabilitar) las conversaciones a través de la Ajustes menú.

Cómo cambiar los destinatarios de un hilo de correo electrónico

Es posible que se dé cuenta de que ha dejado a alguien fuera de una conversación encadenada que debería incluirse. O bien, es posible que desee eliminar a alguien del hilo porque ya no trabaja en el proyecto.

Si usa Gmail, agregar o eliminar un destinatario de un hilo de correo electrónico es fácil. Solo tienes que editar el CC campo antes de enviar su próxima respuesta al hilo.

1. Agregar un contacto

Aquí se explica cómo agregar un contacto a un mensaje encadenado en Gmail:

Hacer clic Responder a todos en la parte inferior del mensaje.

Gmail Responder a todosGmail Responder a todosGmail Responder a todos
Gmail Responder a toda la selección

Haga clic en cualquier parte del campo donde se encuentran las direcciones de correo electrónico para ver el Para campo y el CC campo. A continuación, haga clic en el CC para mostrar su lista de contactos. Finalmente, seleccione la casilla de verificación junto al contacto que desea agregar al hilo de mensajes.

Seleccione un contactoSeleccione un contactoSeleccione un contacto
Seleccione un contacto

Escriba y envíe el mensaje como lo haría normalmente.

2. Eliminar un contacto

Aquí se explica cómo eliminar un contacto de un mensaje encadenado en Gmail:

Hacer clic Responder a todos en la parte inferior del mensaje. A continuación, haga clic en cualquier parte del campo donde se encuentran las direcciones de correo electrónico para que pueda ver el Para campo y CC campo. También debería ver una lista de direcciones de correo electrónico con un «X» después de cada nombre.

Eliminar contacto en GmailEliminar contacto en GmailEliminar contacto en Gmail
Eliminar contacto en Gmail

Clickea en el «X» detrás del nombre de la persona que desea eliminar del hilo. Escriba y envíe el mensaje como lo haría normalmente.

Precaución: Si elimina a alguien del hilo de correo electrónico, la persona deja de recibir mensajes del hilo. No sabrán que han sido eliminados ni tendrán la oportunidad de solicitar ser incluidos. Antes de eliminar a alguien de una conversación encadenada, es una buena idea verificar y preguntar si le importa que lo eliminen.

Propina: Puede enviar un correo electrónico privado dentro de un hilo eliminando todos los destinatarios excepto la persona que desea recibir el mensaje. Cuando esté listo para enviar un mensaje a todos los destinatarios nuevamente, simplemente seleccione Responder a todos del mensaje anterior al mensaje privado. (Si selecciona Responder a todos del mensaje privado, solo el destinatario único recibe el nuevo mensaje).

Cómo silenciar una conversación encadenada

¿Qué sucede si está incluido en una conversación encadenada, pero se está tomando un descanso del proyecto durante algunas semanas? Es posible que no desee recibir correos electrónicos del proyecto mientras está de vacaciones.

Con Gmail (y muchos otros sistemas de correo electrónico) puede silenciar una conversación encadenada. Silenciar la conversación significa que no verá los mensajes relacionados con la conversación.

Cuando regrese al trabajo y esté listo para volver a unirse al proyecto, puede reactivar la conversación.

Aquí se explica cómo silenciar una conversación en Gmail:

Abra su bandeja de entrada de Gmail y seleccione el mensaje que desea silenciar. A continuación, haga clic en el Más hacia la parte superior de su bandeja de entrada.

Aplicar silencioAplicar silencioAplicar silencio
Aplicar silencio

Haga clic en el Silencio opción en la parte inferior del menú emergente.

La conversación se elimina de la Primario pestaña de su bandeja de entrada.

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Es igual de fácil activar el sonido de la conversación:

Haga clic en el Más opción a la izquierda de su bandeja de entrada. Se encuentra debajo de la Borradores opción. A continuación, haga clic en el Todo el correo opción. Se muestran todos los mensajes, incluidos los que están en la carpeta de borradores y los que se han silenciado.

Dejar de silenciar hilos de correo electrónicoDejar de silenciar hilos de correo electrónicoDejar de silenciar hilos de correo electrónico
Dejar de silenciar hilos de correo electrónico

Seleccione el mensaje que desea reactivar y haga clic en el Más botón. A continuación, seleccione el No silenciar opción en la parte inferior del menú emergente. Esta conversación se muestra en su bandeja de entrada la próxima vez que se le agregue un mensaje.

Si no desea esperar un nuevo mensaje para ver la conversación en su bandeja de entrada, seleccione el mensaje y haga clic en el botón Mover a la bandeja de entrada opción.

9 mejores prácticas para hilos de correo electrónico grupales

Examinemos algunas de las mejores prácticas para mensajes encadenados:

1. Establecer las reglas básicas

Si va a utilizar mensajes encadenados, la mejor forma de empezar es estableciendo reglas básicas. Llame a una reunión de los miembros del equipo y discuta cómo se utilizará el mensaje encadenado. Aborda problemas como la frecuencia con la que enviar un mensaje, cuándo agregar un contacto y qué tipos de mensajes no deben incluirse en el hilo.

Si no puede reunirse con su equipo, considere enviar las reglas básicas como su primer mensaje en el hilo de conversación grupal. Solo recuerda que si es tu primer mensaje, se muestra en la parte inferior del mensaje encadenado en Gmail. Los miembros tendrán que desplazarse hacia abajo para consultarlo.

2. Manténgase en el tema

Una de las razones por las que los hilos de mensajes se hacen demasiado largos es que los miembros del equipo se desvían del tema original de la conversación. Cuando establezca las reglas básicas, asegúrese de enfatizar la importancia de ceñirse al tema.

Los miembros solo deben agregar preguntas cuando afecten a más de una persona. Una pregunta personal como «¿Puedo tener la tarde libre para una cita con el médico?» no agrega valor a la conversación. Estos mensajes no deben incluirse en el hilo de correo electrónico. Más bien, deberían enviarse como mensajes directos al destinatario previsto.

3. Evite demasiadas respuestas

Demasiadas respuestas pueden saturar el hilo y hacerlo más largo y difícil de seguir. Cuando establezca las reglas básicas, defina con qué frecuencia se deben enviar los mensajes. Por ejemplo, la mayoría de los proyectos se benefician cuando se agregan estados semanales al hilo de conversación.

Las respuestas de una palabra como «Gracias», «Está bien» o «Entendido» agregan poco valor a la conversación. Si cada persona en un equipo de cinco miembros enviara un mensaje de este tipo, se agregarían cinco mensajes nuevos al hilo de conversación.

4. Agregar contactos con cuidado

Las personas que reciben Cc en su mensaje son sus participantes. Estas personas pueden ver los nombres y las direcciones de correo electrónico de los demás. Estas son las personas que participan en el hilo de conversación.

Puede haber momentos en los que desee que alguien vea la conversación, pero que no se una. Por ejemplo, es posible que desee que su jefe vea el hilo del correo electrónico aunque su jefe no esté directamente involucrado en el proyecto. Añadir una persona a la Antes de Cristo El campo permite que esa persona vea la conversación sin que los demás se den cuenta.

5. Usa una herramienta de correo electrónico

Las herramientas de correo electrónico pueden ayudarlo a obtener más de su sistema de correo electrónico. Utilice estos complementos de correo electrónico siempre que los encuentre útiles. Aquí hay dos ejemplos de útiles herramientas de correo electrónico:

  • Relativo. Esta aplicación le permite ver la información de LinkedIn desde su cuadro de contacto de correo electrónico. Rapportive se integra con muchos sistemas de correo electrónico, incluido Gmail.
  • Bumerang. Esta aplicación complementaria de Gmail le permite programar un correo electrónico para que se envíe más tarde. Boomerang es útil para los líderes de equipo que desean controlar cuándo reciben los miembros los anuncios.

6. Filtrar a una carpeta

Las carpetas (llamadas etiquetas en Gmail) son una manera fácil de realizar un seguimiento de los correos electrónicos relacionados con su proyecto. Puede filtrarlos a una etiqueta (carpeta). Sus etiquetas se muestran en el lado izquierdo de su bandeja de entrada. También puede configurarlos para que se muestren en la parte superior de su bandeja de entrada.

En lugar de su bandeja de entrada, su mensaje relacionado con el proyecto va directamente a la carpeta de su proyecto.

Si tiene muchas conversaciones, las etiquetas pueden mantener sus archivos organizados. Aquí se explica cómo configurar etiquetas en Gmail:

  1. Abra la bandeja de entrada y seleccione el mensaje encadenado que desea clasificar en una carpeta.
  2. Con el mensaje seleccionado abierto haciendo clic en el Etiqueta botón encima del mensaje.
Administrar etiquetasAdministrar etiquetasAdministrar etiquetas
Administrar etiquetas

Selecciona el Administrar etiquetas opción del menú emergente. Cuando se le solicite, escriba el nombre de su nueva etiqueta.

Escriba el nuevo nombre de la etiquetaEscriba el nuevo nombre de la etiquetaEscriba el nuevo nombre de la etiqueta
Escriba el nuevo nombre de la etiqueta

Todos los mensajes de correo electrónico futuros en este hilo de conversación serán…

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