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20 increíbles consejos y trucos de Google Sheets (hoja de cálculo)

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Cuando comienza a usar una nueva aplicación como Hojas de cálculo de Google, desea conocer todos los consejos y trucos que puede usar para aprovecharla al máximo. Cuanto más rápido aprenda los trucos de la hoja de cálculo, más eficiente será en esa aplicación.

Las hojas de cálculo tienen mucho poder sin importar cómo las use. Es fácil comenzar con ellos, pero hay mucho más poder para trabajar con datos a medida que aprende más funciones y características de la aplicación de hoja de cálculo elegida.

En este tutorial, vamos a sumergirnos en 20 consejos de Hojas de cálculo de Google que seguramente le ahorrarán tiempo y lo ayudarán a usar las hojas de cálculo de formas en las que no había pensado antes.

Hojas de cálculo de Google 20 consejos y trucosHojas de cálculo de Google 20 consejos y trucos

1. Agregue imágenes dentro de las hojas

¿Quién dice que las hojas de cálculo de Google tienen que ser solo filas y columnas de datos? Puede agregar imágenes a una hoja de cálculo para un poco de creatividad o estilo.

Para usar esta característica, pruebe el =IMAGEN función. Simplemente ingrese la URL de la imagen que desea usar en su hoja y ciérrela para agregarla dentro de la hoja de cálculo.

Cómo usar IMAGE en Hojas de cálculo de GoogleCómo usar IMAGE en Hojas de cálculo de GoogleCómo usar IMAGE en Hojas de cálculo de Google

2. Obtenga datos de otras hojas de Google

Una de las cosas más comunes que harán los usuarios de hojas de cálculo es conectar diferentes hojas de cálculo

La función que querrá probar se llama IMPORTRANGO. Con el IMPORTRANGO función, en realidad puede conectarse a una hoja de Google completamente diferente y extraer datos. Lo mejor de todo es que se mantiene actualizado.

Para usar esta función, pruebe la siguiente sintaxis:

=IMPORTRANGE("Url of Sheet to link to", "Sheet and cell references")

Aquí hay un ejemplo de una función terminada para extraer datos usando IMPORTRANGO:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xrGsOD-yXuORqd8cFg21XOo3ZIw9QbSiNDcnSEatlPM/edit#gid=0", "Sheet1!A:A")

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3. Aprenda fórmulas dentro de la aplicación

Mis herramientas favoritas lo ayudan a abordar la curva de aprendizaje mientras usan la aplicación, y Sheets no se queda atrás en este departamento. Puede comenzar a escribir una función y Sheets mostrará el uso de sintaxis para esa función específica, junto con sugerencias de Google Sheets sobre cómo usarla.

Para usar esta característica, simplemente comience a escribir una fórmula escribiendo un signo igual en una celda, luego el nombre de la fórmula. Después de abrir el paréntesis, puede ver un cuadro emergente que le enseñará cómo usarlo.

Fórmula que se muestra en BUSCARVFórmula que se muestra en BUSCARVFórmula que se muestra en BUSCARV
Simplemente comience a escribir una función y déjela abierta para aprenderla dentro de Hojas de cálculo.

4. Conectar hojas a otros servicios

Debido a que Sheets vive en un navegador web y está conectado de forma predeterminada, tiene sentido conectarlo a otros servicios basados ​​en web. Imagine poder obtener datos de otras fuentes como Twitter, Instagram y más.

Puede hacerlo gracias a los servicios de conectividad como IFTTT y Zapier. En lugar de descargar datos de esos servicios y formatearlos para Hojas de cálculo, puede usar estos servicios para sentarse en el medio y compartir datos automáticamente entre los servicios.

Vea un ejemplo de esto en acción con el tutorial a continuación, usando IFTTT para una variedad de conexiones entre Sheets y los servicios.

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5. Bloquear celdas para evitar cambios no deseados

Sheets es excelente para la colaboración, ya que puede invitar fácilmente a otros usuarios a trabajar dentro de la misma hoja de cálculo. Sin embargo, es posible que aún deba tomar medidas para asegurarse de que

Puede comenzar a usar esta característica yendo a la Datos > Hojas y rangos protegidos opción de menú Se abrirá un menú en el lado derecho que le permite simplemente hacer clic y arrastrar sobre los datos que deben protegerse.

Hojas y rangos protegidosHojas y rangos protegidosHojas y rangos protegidos
Administre sus datos protegidos desde la opción de menú Datos > Hojas y rangos protegidos.

Vea la guía completa para administrar la integridad de sus hojas de cálculo con el tutorial a continuación:

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6. Limpiar texto con funciones

¿Alguna vez ha tenido texto desordenado, como todo el texto en mayúsculas o minúsculas que necesita un poco de limpieza? Sheets tiene funciones que lo ayudan a hacerlo sin tener que volver a escribir manualmente los datos.

Para usar este consejo de la hoja de cálculo de Google, pruebe algunas de las siguientes funciones en sus datos:

  • SUPERIOR – transforma todos los datos a mayúsculas
  • MÁS BAJO – transforma todos los datos a minúsculas
  • PODAR – elimina los espacios iniciales y finales en los datos

7. Filtra hojas de cálculo para encontrar datos específicos

El filtrado puede ayudarlo a refinar lo que se muestra activamente en la hoja de cálculo, y es un verdadero salvavidas cuando tiene grandes conjuntos de datos para trabajar.

Simplemente presione el botón de filtro (que se muestra a continuación) para agregar botones de filtro a su tabla. Luego, haga clic en el botón de filtro en la columna y refine lo que se muestra.

Filtrar datos en hojas de cálculo de GoogleFiltrar datos en hojas de cálculo de GoogleFiltrar datos en hojas de cálculo de Google
Haga clic en el icono Filtrar en la barra de herramientas para comenzar a filtrar datos en una tabla.
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8. Usa la IA para crear gráficos e informes

A veces, Google Sheets es más inteligente que este usuario. Eso es gracias al uso cada vez mayor de la inteligencia artificial (IA) por parte de Google para crear automáticamente informes y gráficos. En lugar de crearlos desde cero, simplemente puede escribir instrucciones en inglés sencillo para generar gráficos e informes.

Para usar esto en sus propias hojas de cálculo de Google, haga clic en el Explorar en la esquina inferior derecha de Hojas de cálculo. Luego, solo mire las opciones integradas o intente escribir un gráfico que tenga en mente para generarlo fácilmente.

Utilice la IA para crear gráficos e informesUtilice la IA para crear gráficos e informesUtilice la IA para crear gráficos e informes
Simplemente resaltando los datos y haciendo clic en «Explorar», Sheets tiene muchas ideas para tendencias importantes en sus datos.

Asegúrese de ver el screencast rápido a continuación para ver este consejo en acción:

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9. Pruebe los atajos de teclado para tareas comunes

Los expertos saben que una de las partes más importantes de Google Sheets es aprender los secretos para navegar. Siempre digo que todo lo que se puede hacer con el mouse se puede hacer más rápido con un teclado.

Consulte el tutorial completo a continuación que tiene algunos de los mejores consejos y trucos para los accesos directos de Hojas de cálculo de Google:

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10. Convierta archivos de Excel en hojas

Este consejo de Google Sheet puede ser perfecto si se pregunta cómo puede comenzar a convertir sus archivos del formato de Microsoft Excel. Incluso si está comenzando con archivos de hoja de cálculo .XLSX, puede convertirlos al formato Hojas y comenzar a usarlos de inmediato.

Este proceso es bastante fácil y solo requiere arrastrar y soltar. Consulte el tutorial rápido a continuación para convertir hojas de cálculo de Excel en hojas de cálculo:

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11. Traducir texto sin ninguna otra aplicación

Conectarse al servicio de traducción de Google es realmente fácil. De hecho, puede traducir texto dentro de una hoja de cálculo. Aquí hay un ejemplo del uso de la función GOOGLETRANSLATE de francés a inglés:

=GOOGLETRANSLATE("je ne sais quoi","fr","en")

Puede usar esto en lugar de copiar y pegar el texto de un lado a otro desde el cuadro pequeño en Google Translate. Simplemente apunte esta función a una celda con texto escrito en su lugar.

12. Use macros para realizar tareas repetitivas

A macro captura tareas repetidas y facilita su repetición. Si realiza los mismos pasos una y otra vez, debe probar esta función.

Para empezar, sube a la Herramientas menú y elige Macros > Grabar macro. Luego, sigue los pasos que querrás repetir más tarde y guárdalo.

Ya sea aplicando formato o reorganizando columnas de la misma manera cada vez, esta opción es realmente útil para ahorrar tiempo. Simplemente reproduzca la macro de este Herramientas menú para repetir la tarea.

Usar macros en hojasUsar macros en hojasUsar macros en hojas
Utilizar el Herramientas > Macros menú para grabar y ejecutar macros en su hoja de cálculo.

13. Invita a colaboradores a tu hoja de cálculo

Puede agregar a otros para que trabajen en su hoja de cálculo con solo unos pocos clics. Esto incluye algunas características realmente impresionantes, como ver trabajar a otros en la hoja de cálculo en tiempo real.

Para comenzar, simplemente haga clic en el Cuota en la esquina superior derecha de la aplicación Hojas de cálculo. Luego, use el resto de este tutorial para asegurarse de controlar cuidadosamente quién accede a la hoja de cálculo:

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14. Imprima sus hojas de cálculo fácilmente

Las hojas de cálculo no siempre viven exclusivamente en la pantalla. A veces, querrá imprimir una hoja de cálculo terminada para entregarla para su revisión y análisis.

Las hojas de cálculo también son notoriamente difíciles de imprimir. Debido a que tiene un lienzo básicamente ilimitado de filas y columnas, a veces se necesita trabajo para imprimirlas en una página que tiene un tamaño limitado.

Consulte la guía a continuación para asegurarse de imprimir sus hojas de cálculo correctamente la primera vez:

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15. Clonar formato fácilmente en dos clics

Los mejores consejos de Hojas de cálculo de Google son los que le ahorran mucho tiempo. Por eso uso el Copiar formato para tomar celdas que ya están formateadas y pintar esos mismos estilos en otras celdas.

Comience resaltando las celdas de las que desea copiar el formato. Luego, haga clic en el pintor de formato y simplemente arrastre sobre las celdas a las que desea aplicar el formato.

Ejemplo de Format PainterEjemplo de Format PainterEjemplo de Format Painter
Resalte las celdas desde las que desea copiar el formato, luego haga clic en el pintor de formato y arrastre sobre las celdas para formatear.

16. Use pivotes para analizar datos fácilmente

Si es un usuario avanzado de Microsoft Excel, este consejo de Hojas de cálculo de Google realmente lo ayudará a hacer el cambio. Me encantan las tablas dinámicas por su capacidad de tomar una gran tabla de datos y ayudarte a encontrar significado en ellas. Básicamente, piense en los pivotes como una herramienta de arrastrar y soltar para crear un informe.

Los pivotes toman algún tiempo para aprender y comenzar, así que asegúrese de leer la guía a continuación para encontrar significado incluso en los conjuntos de datos más grandes:

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17. Limpiar datos con formato

El formateo aporta significado a los datos. Cuanto más grande sea la hoja de cálculo, más se beneficiará de algún formato que la haga más fácil de leer. El uso de funciones como la alineación, los bordes y los estilos de fuente ayudará a su audiencia a encontrar el significado simplemente escaneando la hoja de cálculo visualmente.

Uno de mis recursos favoritos para aprender a formatear es Sheets, que se vincula a continuación, y recomiendo encarecidamente que lo consulte. Aprenderá no solo a utilizar las herramientas y funciones técnicas para dar formato a las hojas de cálculo de Google, sino también cómo deben usarse para dar significado a sus datos.

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18. Obtenga la entrada de un formulario en hojas

Una hoja de cálculo es una excelente manera de capturar y estructurar datos, pero puede llevar tiempo agregarle datos. Es mejor si puede usar una herramienta como un formulario para obtener datos de otros en un formato estructurado.

Afortunadamente, Google tiene un generador de formularios que toma automáticamente la entrada y la coloca en una hoja de cálculo. Cualquier respuesta que reciba se agregará a su Hoja de Google.

Recorra este proceso usando el tutorial a continuación:

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19. Obtenga datos financieros actualizados

Aquí hay un consejo de Hojas de cálculo de Google que me ahorra muchas horas de descargar y escribir datos manualmente. Si está realizando un seguimiento de los datos bursátiles y del mercado financiero, el uso de la función integrada GOOGLEFINANCE obtiene datos actualizados del centro de Google.

Aquí hay un ejemplo del uso de la función para obtener el precio de las acciones de Amazon del 7 de febrero:

=GOOGLEFINANCE("AMZN","price",date(2017,2,7))

Además, asegúrese de consultar la guía completa de esta función para conocer todos los consejos y trucos para que Google Sheets y Google Finance trabajen juntos:

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